Les nouvelles zones UNIMARC 181 et 182

Depuis le 4 novembre 2014, les zones 181 (Type de contenu) et 182 (Type de médiation) de l’UNIMARC ont remplacé la sous-zone 200 $b (Indication générale du type de document) qui sera amenée à disparaître.

Ce remplacement a été rendu nécessaire par l’évolution des supports de médiation et des outils de consultation. Il est désormais nécessaire de pouvoir distinguer le contenu de sa forme de médiation.

Par exemple, une mention (200$b) « Texte imprimé » telle qu’on la connaissait jusqu’à aujourd’hui indique autant un contenu (« texte ») qu’un support de médiation (« imprimé »). Ou, autre exemple, une mention (200$b) « Ressource électronique » ne mentionne que le type de médiation sans en préciser le contenu.

La nécessité de ces distinctions ont été signalées dès 1998 dans les fonctionnalités requises des notices bibliographiques ou modèle FRBR élaboré par l’IFLA.

La plupart des formats MARC ont également été mis-à-jour (les zones 336 et 337 du MARC21 ont été créées en 2009).

Exemple 1 : Livre imprimé

200 $bTexte imprimé

DEVIENT

181 $P01$ctxt

182 $P01$cn

ou txt indique un texte et n un imprimé (par défaut : sans médiation).

Exemple 2 : Livre électronique

200 $bRessource électronique

DEVIENT

181 $P01$ctxt

182 $P01$cc

ou txt indique un texte et c une médiation électronique.

Exemple 3 : Texte lu ou audio livre

200 $bEnregistrement sonore

DEVIENT

181 $P01$cprm

182 $P01$cspw

ou prm indique un texte lu (parole énoncée) et spw une médiation audio

 

Ces nouvelles zones fonctionnent donc par paires et sont répétables dans le cas d’un document multisupport.

Ainsi, un texte imprimé accompagné d’un DVD contenant sa version audio sera libellé comme suit :

181 $P01$ctxt (« texte »)

182 $P01$cn (« sans médiation »)

181 $P02$cprm (« Parole énoncée »)

182 $P02$cspw (« audio »)

ou les numéros d’appariement (première sous-zones $P01$, $P02$, etc.) permettent d’identifier les couples.

 

Les notices Electre exportées en UNIMARC intègrent déjà ces modifications. Cependant, la sous-zone 200 $b coexistera encore avec les nouvelles zones 181 et 182. Des évolutions seront encore apportées (nouvelles valeurs) mais les notices Electre intègrent déjà les principales valeurs (deuxième sous-zone) :

181 …

$ccri : image cartographique

$ctdi : image animée bidimensionnelle

$csti : image fixe

$cprm : musique exécutée

$cdtf : forme tridimensionnelle

$cntm : musique notée

$ctxt : texte

$cspw : parole énoncée

$cxxx : autre

182 …

$cs : audio

$cc : informatique

$cg : projeté

$cv : vidéo

$cx : autre

$cn : sans médiation

 

Ces évolutions amélioreront progressivement l’accès aux notices par les moteurs de recherche ainsi que les recherches transverses entre différents supports. Elles sont liées aux évolutions vers les modèles FRBR.

 

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Utiliser une recherche editeurs pour une veille sur les nouveautés

Bonjour, je souhaiterais utiliser la recherche éditeurs pour sélectionner un panier d’éditeurs et me créer une alerte sur les parutions de ces éditeurs, comment Est-ce possible?
Merci

**********************

Bonjour,

Il existe plusieurs possibilités pour mettre en place une veille bibliographique sur un (ou plusieurs) éditeur(s). Nous présentons ici la plus rapide à mettre en place mais il est possible, par exemple de suivre plusieurs éditeurs, une ou plusieurs collection(s), série(s), etc.

Notez que les procédures sont similaires si vous souhaitez mettre en place une veille bibliographique sur les séries, les collections, etc.

Vous souhaitez, par exemple, être alertés sur les « Nouveautés » ou les « A paraître » des éditions Actes Sud. En Recherche avancée, effectuez une recherche « Éditeur » en décochant les filtres : « épuisé », « manquant », « cartes », « autres médias », « livre numérique ». Cela vous permet de préciser votre veille, par exemple, en décochant « épuisé » et « manquant », vous ne serez alerté que lorsque un titre apparaîtra en « disponible » ou en « à paraître » :

veille-01

Lancez ainsi cette recherche :

veille-02

A présent, retrouvez cette recherche dans l’historique des recherches de votre session electre en cours, via le pictogramme  à gauche de votre écran. Notez que vous pouvez retrouver ainsi tout l’historique de vos recherches, ce qui peut être utile si vous souhaitez relancer une recherche complexe ou récurrente sans avoir à tout ressaisir. Vos recherches successives sont mémorisées (pour la session electre en cours) et « s’empilent » par le haut :

veille-03

Cliquez sur la disquette pour renseigner les paramètres de votre alerte et pour la sauvegarder :

veille-04

Sauvegardez cette alerte. Elle apparaît alors dans une case de votre page d’accueil Electre :

veille-045

Lorsqu’un ou plusieurs titres paraissent ou sont annoncés, la quantité est mentionnée dans un carré rouge dans le tableau de bord de vos alertes. Exemples d’alertes :

veille-06

En cliquant sur ce carré rouge, vous accédez aux dites alertes (ici, nous cliquons sur les 31 titres en alerte « Suivi Litec ») :

veille-07

Une fois ces titres visualisés, le carré rouge disparaît dans votre tableau de bord d’alertes (jusqu’aux prochaines nouveautés … ) :

veille-08

Via l’onglet ouvert par la cloche  à gauche de votre écran, vous avez la possibilité de supprimer votre alerte en cliquant sur la croix  :

veille-09

 

Enfin, la veille bibliographique peut être encore plus précise. Vous pouvez par exemple mettre en place une alerte liée aux guides de randonnées autour de la Loire, aux romans policiers d’auteurs russes, etc.

Voir aussi cet article ou celui-ci.

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Comment trouver les titres bilingues

Bonjour, je souhaiterais trouver tous les livres bilingues occitan-français. Or, la zone de note qui contient la notion de bilingue n’est pas interrogeable. Si je cherche en ‘traduit de’ occitan, il n’apparaît pas. Comment faire?

*********************************

Bonjour

Le plus simple, pour trouver un livre bilingue incluant une langue régionale et de croiser une entrée Genre avec un sujet :

bilingue

Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez Littérature de langue régionale et Texte bilingue ou multilingue :

bilingue02

Croisez cela (avec l’opérateur booléen « et ») avec le sujet « occitan » :

bilingue03

Vous obtenez 53 notices.

En effet, le « sujet electre » couvre le champs « note » qui mentionne la langue.

Pour information, plusieurs actions sont menées par Electre pour mieux couvrir les titres bilingues ou en langues régionales françaises. Les éditeurs peuvent s’approcher de nos services bibliographiques.

Notez que l’index Genre propose aussi des entrées « Littérature étrangère contemporaine », « Roman régionaux », etc. Sous « Jeunesse », des entrées (« bilingue », « langue originale », etc.) peuvent aussi être utilisées.

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Gestion d’un fournisseur commun avec plusieurs codes internes

Bonjour,

Nous utilisons un fournisseur commun mais avons plusieurs codes internes fournisseurs.
Comment devons-nous procéder pour que les codes internes fournisseurs soient attachés à une personne ?
Actuellement, ils sont modifiés par le dernier utilisateur qui passe une commande.
Merci

******

Bonjour,

Malheureusement, il n’est pas possible aujourd’hui de rajouter plusieurs codes internes fournisseurs, rattachés ou non à des personnes.

Cette demande étant fréquente, le développement de cette fonction est prévue pour la prochaine version d’Electre prévue en 2017.

Cordialement,

CF

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Charger un fichier de Gencod

Bonjour,

Nous avons la possibilité de charger des fichiers d’EAN pour les documents imprimés. Dans la base musique, je n’arrive pas à charger un fichier de Gencod malgré le bouton proposant cette option.
Avez vous une solution ?
Merci pour votre aide,

Cordialement,

 

****

Bonjour,

Après vérification, la fonction « Charger un fichier de numéro » est bien fonctionnelle pour les CD.

Vous pouvez pour cela suivre les procédures décrites dans cet article.

N’hésitez pas à revenir vers nous si cela n’aboutissait pas.

Cordialement,

CF

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Les Jeux Vidéo au format UNIMARC

Les bibliothécaires exportent les notices Electre de livres au format UNIMARC afin d’alimenter leurs systèmes de gestion.

Il est désormais possible, en suivant la même procédure d’exporter les notices Electre de Jeux Vidéos au format UNIMARC.

En cliquant sur , à partir d’une notice ou d’une liste de notices (panier ou résultat de recherche), vous exportez un fichier « liste.elc » que vous importez ensuite depuis votre SIGB. Les notices ainsi exportées sont adaptées au format UNIMARC :

jvexport01

>

jvexport02

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Les DVD au format UNIMARC

Les bibliothécaires exportent les notices Electre de livres au format UNIMARC afin d’alimenter leurs systèmes de gestion.

Il est désormais possible, en suivant la même procédure d’exporter les notices Electre de DVD au format UNIMARC.

En cliquant sur , à partir d’une notice ou d’une liste de notices (panier ou résultat de recherche), vous exportez un fichier « liste.elc » que vous importez ensuite depuis votre SIGB. Les notices ainsi exportées sont adaptées au format UNIMARC :

dvdexport01

>

dvdexport02

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Les CD au format UNIMARC

Les bibliothécaires exportent les notices Electre de livres au format UNIMARC afin d’alimenter leurs systèmes de gestion.

Il est désormais possible, en suivant la même procédure d’exporter les notices Electre de CD au format UNIMARC.

En cliquant sur , à partir d’une notice ou d’une liste de notices (panier ou résultat de recherche), vous exportez un fichier « liste.elc » que vous importez ensuite depuis votre SIGB. Les notices ainsi exportées sont adaptées au format UNIMARC :

cdexport01

>

cdexport02

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Afficher les couvertures dans un document Word

Le fait de transformer un panier en document Word notamment pour des bibliographies est très utile. Mais je n’ai pas trouvé le moyen d’y adjoindre les vignettes des titres. Y a-t-il une possibilité de récuperer les visuels des notices pour rendre les bibliographies ou thématiques plus attrayantes ?
Merci d’avance pour la réponse

********************************************

 

Bonjour,

Il est possible d’intégrer dans votre document les couvertures (ainsi le le code EAN ou le QR code).

Lorsque vous paramétrez votre gabarit, cochez les cases correspondantes :

Electre

Vous pouvez vous référer à cet article pour toutes les questions relatives aux gabarits.

Cordialement,

CF

 

 

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Le module budgétaire 3/3 : La commande

Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres

Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 3/3 : La commande

 

La commande

  • La commande : éditer

Un des nombreux services d’Electre consiste à permettre aux bibliothécaires de transformer leurs paniers en bons de commande et d’envoyer ceux-ci à leurs libraires.

Notez que si vous souhaitez intégrer un (rare) titre non trouvé sur Electre dans un panier, vous avez la possibilité de le rajouter manuellement via la fonction Effectuer une action > panier Ajouter un article.

modbudg51

 

Vous êtes invités à « créer » une notice :

modbudg52

 

Pour démarrer la commande à partir d’un panier, sélectionnez les notices concernées, cliquez sur Effectuer une action puis sur Établir un bon de commande :

modbudg50

 

Un message vous rappelle que seules les notices cochées seront commandées :

modbudg53

La fenêtre du choix du fournisseur apparaît alors. Elle recense les librairies en marché (ou ayant été en marché) avec la bibliothèque.

Si votre fournisseur n’est pas présent sur cette liste, vous devrez créer sa fiche en vérifiant si ce libraires est (ou non) abonné à Electre :

modbudg54

 

La fiche fournisseur ainsi créée (ou modifiée), vous pouvez la sélectionner, spécifier un contact (plusieurs contacts peuvent exister dans une librairie) et poursuivre le processus de commande :

modbudg55

L’étape suivante consiste à instruire vos coordonnées d’expédition, de facturation ou de livraison qui peuvent être différentes. Vos choix seront mémorisés :

modbudg56

 

L’écran qui suit vous propose de renseigner les références et les conditions de votre commande ainsi que les champs qui apparaîtront dans les listes :

modbudg57

Notez que via les paramètres  > Paniers > Champs Bon de Commande, vous avez également la possibilité de paramétrer les colonnes qui s’affichent dans votre bon de commande (n’oubliez pas de sauvegarder) :

modbudg59

Ce qui donne le résultat suivant :

modbudg60

Vous avez la possibilité de ventiler votre bon de commande suivant les taux de TVA en cliquant sur Effectuer une action > Calcul par TVA :

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Si vous souhaitez modifier la liste de titre (rajouter, supprimer ou modifier), vous devez revenir à l’état panier (Effectuer une action > Retourner à l’état panier) :

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  • La commande : envoyer

Important :

Notez qu’envoyer un bon de commande à son fournisseur est un droit donné (ou non) à chaque utilisateur. Pour toutes question relative à la création, à la suppression ou aux droits d’utilisateur, vous pouvez consulter cet article.

 

Si votre libraire est abonné à Electre, cliquez sur Envoyer à votre fournisseur.

Votre libraire sera averti par mail de votre commande et il recevra votre bon de commande sous forme de panier dans son espace Electre :

modbudg63

Un signal rouge clignotant l’alertera sur sa page d’accueil Electre :

modbudg65

 

De plus, un bon de commande non-traité apparaît en rouge dans son explorateur de paniers :

modbudg66

 

Si votre libraire n’est pas abonné à Electre,

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Il recevra votre commande en pièce jointe (format PDF) d’email. Vous avez la possibilité d’intégrer les codes à barres dans votre bon de commande, ainsi qu’une pièce jointe. Enfin, vous pouvez utiliser un modèle d’impression personnalisé (un document avec une entête personnalisée) :

modbudg68

 

Un message vous informe enfin des dates d’envoi et de réception (lecture) de votre bon de commande :

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  • La commande : réceptionner et archiver

Un bon de commande envoyé à un fournisseur est automatiquement archivé mais sera toujours couvert par les outils de dédoublonnage d’Electre :

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Le bon de commande archivé est représenté comme suit dans votre explorateur de paniers :

modbudg71

 

Le module budgétaire nécessite que vous utilisiez le service Réceptionner d’Electre.  A partir d’un bon de commande archivé, cliquez sur Effectuer une action > Réceptionner :

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Avec votre lecteur optique (douchette), vous pouvez contrôler « à la volée » vos réceptions. Les quantités reçues s’afficheront dans votre bon de commande archivé :

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(Si votre lecteur optique ne parvient pas à lire le code à barres, vous pouvez introduire « manuellement » les quantités livrées)

 

De nombreuses bibliothèques utilisent ce service de réception pour « optimiser » leurs exportations de notices vers leur SIGB ou pour créer un Panier des non-livrés (qui leur permet de gérer elles-mêmes les ouvrages non-livrés).

 

  • « Optimiser » les exportations

Cette fonction peut être utile pour les bibliothèques cataloguant après la réception. Cette fonction permet d’alimenter le SIGB uniquement en notices d’ouvrages reçus.

Pour utiliser cette fonction, cliquer sur la disquette  puis indiquez si vous souhaitez exporter toutes les notices ou seulement les livrées ou les non-livrées :

modbudg75

Les procédures et les conditions d’exportation sont détaillées ici.

 

  • Créer ou alimenter un panier des non-livrés

Les bibliothèques qui souhaitent gérer elles-mêmes leurs non-livrés peuvent pour cela créer ou alimenter un panier des non-livrés. Cliquez sur Effectuer une action > Créer un panier des non-livrés :

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Vous pouvez alors choisir d’alimenter un panier existant ou de créer un nouveau panier :

modbudg77

Dans l’explorateur de paniers, vous pouvez ainsi visualiser le panier initial (vidé), le bon de commande archivé (avec le cadenas) et  un panier des non-livrés (ici, nous avons choisi de créer un panier des non-livrés plutôt que d’alimenter un panier existant) :

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A partir de ce panier des non-livrés, vous pouvez choisir de maintenir ou non la commande d’ouvrages non-reçus.

Notez enfin que la gestion des non-livrés par le libraire et/ou par le bibliothécaire est à définir dans le cadre de la relation (et des conditions afférentes) entre ces deux entités.

 

 

  • La commande : réceptionner un ouvrage non-localisé

Il arrive souvent que vos réceptions contiennent des titres dont vous ne localisez pas le bon de commande correspondant (une commande pouvant en effet être livrée en plusieurs fois). Pour retrouver un bon de commande à partir d’un titre en réception, cliquez sur  (à gauche de votre écran), puis sur Réceptionner :

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Vous pouvez alors renseigner le code à barre dudit ouvrage pour retrouver le bon de commande correspondant :

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Notez que si un ouvrage se retrouve dans plusieurs bons de commande, autant d’onglets apparaîtront et vous serez invité à spécifier lequel correspond.

 

  • La commande : clôturer la réception

Dès que la commande est finalisée, vous pouvez enfin clôturer la réception. Les ouvrages (définitivement) non-livrés seront supprimés de ce bon de commande sur lequel les outils de dédoublonnage seront toujours actifs :

Pour clôturer une réception à partir d’un bon de commande archivé, cliquez sur Effectuer une action > Clôturer la réception :

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Vous devez confirmer votre choix :

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Les titres non-livrés « disparaissent » de votre bon de commande dont la clôture est indiqué par un « R » :

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La clôture est indiquée de la même manière dans votre explorateur de paniers :

modbudg84

 

Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres

Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 3/3 : La commande

 

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Libraires, des accès supplémentaires en décembre !

Logiquement, nos statistiques montrent que le mois

de décembre est celui durant lequel les recherches Electre

(rapides, avancées, isbn)

sont les plus nombreuses.

 

Tous les mois de décembre, nous offrons ainsi

aux libraires un ou plusieurs accès supplémentaires

(selon les conditions de votre abonnement)

afin de faciliter le renseignement-client.

Bonnes ventes!

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Le module budgétaire 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres

Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 3/3 : La commande

 

 

Comme vu dans ce précédent billet, Electre propose (en option) aux bibliothèques (et aux centres de documentation) un module qui leur permet de suivre avec précision leurs budgets, quelques soient les modes de répartition de ceux-ci (sites, lots, domaines, utilisateurs (agents), fournisseurs).

Ce billet concerne l’utilisation au quotidien de ce module budgétaire. Il faut bien-sûr préalablement l’avoir paramétré (voir ce billet).

Une troisième partie abordera la processus de commande vers votre libraire.

Ci-dessous le tableau de bord général du module budgétaire tel qu’il a pu être paramétré :

modbudg33

Le rattachement d’un panier à une ligne de budget (tout comme l’envoi de bon de commande) est un droit qui est donné (ou non) à un utilisateur :

modbudg02

 

Notez que le module budgétaire vous permet de distinguer le budget total, par lot , par domaine, par site ou par fournisseur.

Les budgets peuvent être engagés ou dépensés.

Le panier ou le bon de commande non réceptionné n’affecteront que les budgets engagés.

Le bon de commande réceptionné affectera les budgets dépensés (dépense effective).

Le bon de commande réceptionné ET clôturé « désengageront » les montants des ouvrages non-reçus.

 

Il est donc indispensable de respecter ces étapes :

1. La liste initiale est le Panier rattaché au module budgétaire,

2. Ce panier est transformé en Bon de Commande,

3. Dès que vous recevez votre commande, vous réceptionnez les titres (avec le service Réceptionner d’Electre),

4. Comme une commande peut être livrée en plusieurs fois, vous pouvez réceptionner au fur et à mesure des livraisons,

4. Enfin, vous clôturez votre commande lorsque vous avez reçu tous les titres (les titres qui seront alors encore non-réceptionnés seront supprimés du bon de commande clôturé).

 

Durant l’étape 1. et 2., les montants des paniers ou des bons de commandes n’affecteront que les budgets engagés.

Seuls les ouvrages réceptionnés affecteront les budgets dépensés à partir de l’étape 3.  Autrement dit, les montants des ouvrages réceptionnés est déduit des montants engagés et rajouté aux montants dépensés.

 

 

1. Création d’un panier rattaché à une ou plusieurs lignes budgétaires

Un utilisateur disposant des droits peut rattacher un panier à une (ou plusieurs) ligne de budget au moment de sa création (pour tous détails concernant la création et l’alimentation d’un panier, voir cet article).

  • Etape 1 : recherche :

modbudg34

  • Etape 2 : création du panier :

Sélectionnez les notices puis cliquez sur Choisissez un panier de destination > Créer un panier commun :

modbudg35

  • Etape 3 : renseignement des attributs budgétaires :

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  • Etape 4 : renseignement des (éventuels) remise et champs supplémentaires :

modbudg37

Ces champs sont personnalisables et liés au modèle de panier, voir cet article.

 

Votre panier est désormais créé :

modbudg38

 

 

2. Rattachement d’un panier existant à une ou plusieurs lignes budgétaires

Si vous souhaitez rattacher un panier existant à une ou plusieurs lignes de budget, ouvrez-le et cliquez sur la clé à droite de votre écran :

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Faites les correspondances :

modbudg86

Votre panier est désormais rattaché au module budgétaire :

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3. Visualisation, cas des devises étrangères et modifications

  • Visualisations

Une fois votre panier créé,  vous pouvez le visualiser via l’explorateur de panier . A droite de votre écran apparaîssent les lignes de budget :

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Vous pouvez également visualiser via le tableau de bord général du module budgétaire  :

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Notez que cet utilisateur, par les droits dont il dispose, peut rattacher un panier à une ou plusieurs lignes de budget mais ne peut pas modifier les plafonds de ceux-ci.

L’administrateur du module budgétaire a la possibilité de modifier les attributs de chaque ligne budgétaire (voir le premier billet consacré à l’administration du module budgétaire).

modbudg41

 

  • Cas des devises étrangères

Electre étant une base francophone, nous cataloguons un grand nombre de notices d’ouvrages suisses, belges, canadiens, tunisiens, malgaches,… Ces ouvrages vont souvent être valorisés en devises étrangères. En l’absence de lois sur un prix unique dans la plupart des pays, il n’est pas possible d’ « automatiser » la conversion. Dans la plupart des cas, ces notices sont soit supprimées du panier, soit les bibliothécaires renseignent un prix estimé s »ils souhaitent acquérir lesdits titres.

Dans ces cas, les paniers ne sont pas valorisés et les lignes budgétaires ne sont pas modifiées tant que l’ensemble des prix n’est pas exprimée dans la même devise. Notez qu’un message vous avertit de la présence de devises différentes et que les dites notices apparaissent en tête de panier :

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Pour supprimer une ou plusieurs notices d’un panier, vous pouvez cliquer sur la croix  à droite des listes ou cocher plusieurs notices avant d’Effectuer une action puis Supprimer :

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Une fois que le panier est ainsi corrigé, le montant total est calculé et les lignes budgétaires sont ajustées :

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Dans le cas ou vous souhaitez modifier le montant et la devise pour conserver la notice dans le panier, référez vous au chapitre suivant.

 

  • Modifications

Lorsque vous créez (ou alimentez) un panier de notices, vous affectez des valeurs par défaut pour les quantités, les remises ou les champs supplémentaires (liés au modèle de panier, voir cet article).

Vous serez donc très souvent amené à modifier ces valeurs une fois le panier créé.

Vous pourriez également souhaiter modifier un montant exprimé en devise étrangère.

Vous pouvez effectuer des modifications par groupes de notices ou par notices individuellement.

Modifications groupées

Cochez les notices à modifier, cliquez sur Effectuer une action > Modifier :

modbudg46

Les attributs de ces notices ainsi que les montants des lignes de budget sont ajustés :

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Modifications individuelles

Ouvrez la notice en cliquant sur le titre :

modbudg48

Repérez le cadre jaune dans lequel vous pouvez apporter des modifications à la notice :

modbudg49

 

Bien-sûr, toutes les modifications affectant les quantités ou les remises modifient les montants engagés ou dépensés de vos lignes de budget.

 

Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres

Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 3/3 : La commande

 

 

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journee de présentation de la nouvelle version d’Electre

Bonjour
Prévoyez-vous des temps d’informations dans les médiathèques (comme précédemment) en 2016 pour nous présenter cette nouvelle version d’Electe V3? merci de votre réponse

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Le module budgétaire 1/3 : paramètres

Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres

Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 3/3 : La commande

 

 

La transformation de paniers en bons de commande valorisés (remises et quantités) puis l’envoi de ceux-ci aux libraires sont des fonctions appréciées dans les bibliothèques et les centres de documentation.

Electre propose également en option une fonction qui leur permet de suivre avec précision leurs budgets, quelques soient les modes de répartition de ceux-ci (sites, lots, domaines, utilisateurs (agents), fournisseurs).

modbudg01

 

De la création du panier bibliographique jusqu’à la réception des ouvrages, ce module budgétaire tient compte de toutes les situations (non-réception d’ouvrage, clôture ou suppression de commande, …)

Ce billet concerne le paramétrage, des articles ultérieurs détailleront l’utilisation au quotidien du module budgétaire ainsi que l’envoi de commande (vers votre libraire).

 

1. Paramètres généraux

En amont de l’utilisation du Module Budgétaire d’Electre, plusieurs paramétrages sont nécessaires. Si vous disposiez déjà d’un abonnement Electre, que vous ayez déjà créé (ou non) des comptes d’utilisateurs, des paniers, des modèles de paniers, des dossiers de paniers, il est toujours possible de faire évoluer vos configurations vers l’utilisation du module budgétaire.

 

  • Utilisateurs

L’utilisation du module budgétaire est un droit affecté (ou non) à un utilisateur (agent) identifié. Nous vous invitons à vous référer à l’article du blog Créer un utilisateur d’Electre en tenant compte des trois droits suivants (qui n’apparaissent pas tous par défaut si vous n’avez pas souscrit à l’option Module Budgétaire) :

modbudg02

 

L’administrateur du module budgétaire crée, modifie ou supprime les lignes ou les montants de budget, le rattachement du panier (ou du bon de commande) permet à un agent de le lier à une ligne de budget et le droit d’expédition des bons de commande permet à un utilisateur de l’envoyer à son libraire.

Notez que la création de comptes d’utilisateurs permet à ceux-ci de nombreuses autres personnalisations comme la Veille bibliographique, la création de périmètres, etc…

 

  •  Modèle de panier

Par défaut, Electre vous propose d’utiliser le modèle standard qui ne tient pas compte de la remise accordée par le libraire.

Il vous faut donc créer un modèle de panier, qui permettra de valoriser un panier, remises et quantités comprises. Vous trouverez toutes les procédures ici.

modbudg03

Notez que le modèle de panier permet également de rattacher des informations personnalisables à chaque notice de votre panier.

Nous vous conseillons de ne créer qu’un seul modèle de paniers (que tous vont utiliser) plutôt que de multiplier les modèles de paniers, ce qui risque de créer des confusions lors de déplacements (copier/coller) de notices d’un panier à un autre.

Il est possible de modifier le modèle d’un panier déjà créé. Dans ce cas, vous devrez réaffecter les remises (et les éventuels champs supplémentaires).

  •  Arborescence de dossiers de paniers

Il est nécessaire de correctement organiser l’arborescence de vos dossiers de paniers (referez-vous à ce billet).

L’arborescence est commune à tous les utilisateurs de votre abonnement.

modbudg05

Cette capture d’écran présente une arborescence possible. Adaptez celle-ci à vos procédures.

 

2. Création des lignes de budget

Comme vu précédemment, seul l’administrateur du module budgétaire peut créer ou modifier ces paramètres.

 

  • Le budget général

Accédez au tableau de bord du module budgétaire en cliquant sur  à gauche de votre écran :

modbudg06

Sur l’écran qui apparaît, cliquez sur le signe + pour créer une ligne de budget :

modbudg07

 

Instruisez les champs de cette nouvelle ligne de budget :

modbudg08

La ligne de budget nouvellement créée apparaît ainsi dans le tableau de bord :

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  • La ligne de budget par lot

Vous pouvez créer une ligne de budget par lot en cliquant sur le lien suivant :

modbudg10

Renseignez les attributs de cette ligne de budget :

modbudg11

Libellé : nom de la ligne de budget,

Fournisseur : nom du fournisseur. Il est important de créer « correctement » la fiche du fournisseur en suivant les procédures détaillées ICI,

Budget Maximal : renseignez ici cette valeur,

Visible : cochez cette case si vous souhaitez rendre visible cette ligne de budget par tous les utilisateurs,

Budget illimité : Cochez cette case si le budget affecté à cette ligne est illimité (en tous cas dans les limites du budget général).

Dépassement autorisé : cocher cette case permet à l’utilisateur de dépasser le montant de son budget initial.

 

Vous obtenez (par exemple) la fenêtre suivante :

modbudg12

 

 

  • La ligne de budget par domaine

Cliquez sur « Ajouter un domaine » puis sur « Créer un nouveau domaine » :

modbudg13

Renseignez ensuite les champs de votre ligne de budget :

modbudg14

Libellé : nom de la ligne de budget,

Budget Maximal : renseignez ici cette valeur,

Visible : cochez cette case si vous souhaitez rendre visible cette ligne de budget par tous les utilisateurs,

Budget illimité : Cochez cette case si le budget affecté à cette ligne est illimité (en tous cas dans les limites du budget général).

Dépassement autorisé : cocher cette case permet à l’utilisateur de dépasser le montant de son budget initial.

Vous obtenez (par exemple) la fenêtre suivante :

modbudg15

 

 

  • La ligne de budget par site

Cliquez sur « Ajouter un site » puis sur « Créer un nouveau site » :

modbudg16

Renseignez ensuite les champs de votre ligne de budget par site :

modbudg17

Libellé : nom de la ligne de budget,

Budget Maximal : renseignez ici cette valeur,

Visible : cochez cette case si vous souhaitez rendre visible cette ligne de budget par tous les utilisateurs,

Budget illimité : Cochez cette case si le budget affecté à cette ligne est illimité (en tous cas dans les limites du budget général).

Dépassement autorisé : cocher cette case permet à l’utilisateur de dépasser le montant de son budget initial.

Vous obtenez (par exemple) la fenêtre suivante :

modbudg18

 

 

3. Création des liens entre les lignes de budget

Le module budgétaire permet de relier les différentes lignes de budget.

 

  • Liens à partir des Lots

Il est possible de relier une ligne de budget par Lot à un (ou plusieurs) Domaine(s) ou à un (ou plusieurs) Sites en cliquant sur  :

modbudg19

Les liens créés apparaissent sous la forme suivante (vous devriez peut-être « dérouler » les liens via le bouton + pour les visualiser) :

modbudg20

Il est possible pour l’administrateur de supprimer le(s) lien(s) en cliquant sur .

 

  • Liens à partir des Domaines

Il est possible de relier une ligne de budget par Domaine à un (ou) plusieurs Lot(s) ou à un (ou plusieurs) Site(s) ou à un (ou plusieurs) Utilisateur(s) en cliquant sur  :

modbudg21

Vous pouvez bien-sûr lier un domaine à un ou plusieurs utilisateurs :

modbudg22

La fenêtre suivante apparaît :

modbudg23

 

 

  • Liens à partir des Sites

Il est possible de relier une ligne de budget par Site à un (ou) plusieurs Lot(s) ou à un (ou plusieurs) Domaine(s) ou à un (ou plusieurs) Utilisateur(s) en cliquant sur  :

modbudg24

 

Vous pouvez bien-sûr lier un Site à un ou plusieurs utilisateurs :

modbudg25

Vous obtenez la fenêtre suivante :

modbudg26

 

4. Autres visualisations et observations générales

  • Autres visualisations

Vous pouvez également visualiser les liens par utilisateur …

modbudg27

… et les lignes de budget par fournisseur :

modbudg28

 

  • Observations générales

L’administrateur du module budgétaire a toujours la possibilité de modifier les lignes de budgets.

Il est fortement recommandé de créer des comptes d’utilisateurs (par agent) et de positionner les paniers dans une arborescence claire. Vous pouvez « sécuriser » cette arborescence en créant un ou plusieurs Administrateur Paniers.

 

De plus, l’administrateur du module budgétaire a la possibilité de créer un niveau intermédiaire pour les lignes de budget par lot en cliquant sur :

modbudg29

 

Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres

Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 3/3 : La commande

 

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L’administrateur panier

Electre propose une fonction Administrateur Paniers qui permet de créer un niveau intermédiaire de contrôle dans la gestion de panier.

Cette fonction est destinée aux bibliothèques même si plusieurs libraires l’utilisent également.

Cette fonction consiste à figer l’arborescence des dossiers de paniers pour un groupe d’utilisateurs identifiés. Ceux-ci peuvent toujours créer des paniers dans des dossiers identifiés qu’ils ne pourront pas créer ou modifier.

La fonction Administrateur Paniers et un droit qui se donne (ou non) à un utilisateur. Pour toute question relative à la création d’utilisateurs Electre, merci de consulter ce billet. Par défaut, la fonction « Administrateur Paniers » est décochée :

modbudg30

Dès qu’un Administrateur Paniers est créé, il faut définir le statut de chaque (autre) utilisateur qui peut être :

  • également un Administrateur Paniers (pour un autre groupe),
  • un utilisateur dont les paniers sont administrés (il faudra spécifier par qui).

modbudg31

 

Cette fonction est utile pour les bibliothèques (souvent des grandes bibliothèques ou des réseaux importants) qui ont une utilisation rigoureuse des paniers (par exemple celles qui utilisent le module budgétaire). Les utilisateurs dont les paniers sont administrés n’ont pas la possibilité de créer, modifier ou supprimer un dossier :

modbudg32

Selon un administrateur (abonnement, paniers et budget) d’un grand réseau (utilisant le module budgétaire) :

 » Pour la question sur administrateur panier, cela permet de limiter le nombre de personnes pouvant intervenir sur l’organisation générale proposée.
Chacun peut ainsi créer des paniers (perso ou commun) aux endroits proposés mais pas rajouter des niveaux dans l’arborescence générale.
 
C’est à mon avis indispensable pour la stabilité des données dans une organisation ouverte comme la nôtre. « 
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