Catégorie : Paramétrer

Des récents développements vous permettent désormais d’envoyer une liste bibliographique promotionnelle à une liste de diffusion (fichier d’emails). La présentation de cette liste peut être paramétrée afin d’intégrer par exemple votre logo, vos coordonnées, la photo d’une thématique ou d’un auteur, etc. Il s’agit d’un paramétrage initial qui ne sera bien-sûr pas à répéter ; n’hésitez-pas à prendre du temps pour l’assimiler… Pour toutes questions ou incompréhension, n’hésitez pas à nous contacter.

1. Création du modèle de paniers

Préalablement, vous devez créer un Modèle de panier.

Le Modèle de panier régit les champs contenus dans chaque notice (titre, auteur, éditeur, etc.) et vous permet d’en créer de nouveaux (jusqu’à six, comme Coup de coeur, commentaire, divers), ce qui vous permet d’agrémenter les notices d’informations personnalisées.

Le Modèle de panier vous permet éventuellement d’affecter une remise (5%, 9%,…) ou une majoration aux prix publics des ouvrages.

Vous retrouverez dans ce billet les procédures de création d’un Modèle de panier.

Notez qu’il est inutile de créer plusieurs Modèles de paniers. En général, un seul modèle peut servir pour toutes les utilisations envisagées d’un panier.

Ci-dessous un modèle  “Modèle ELECTRE” :

Dans ce modèle, nous avons rajouté deux champs personnalisés : Observations et Le mot du libraire.

2. Etablissement et personnalisation de la bibliographie (sous forme de panier)

Vous devez maintenant spécifier les titres à intégrer dans votre panier (les titres à promouvoir)

Si vous disposez des codes ISBN ou EAN, vous pouvez les saisir “à la volée” via la recherche ISBN. Vous pouvez également alimenter “en plusieurs fois” un panier via les recherches rapides ou avancées.

Les étapes concernant la création ou l’alimentation de panier(s) sont décrites dans ce billet.

N’oubliez pas de choisir le Modèle de panier adéquat (voir ci-dessus).

Le panier ainsi créé, il est désormais possible de personnaliser les informations bibliographiques publiées pour chaque notice. C’est ici que le Modèle de panier que vous avez créé intervient. Par exemple, vous souhaitez ajouter la mention “coup de coeur” sur les notices de certains titres :

Pour ajouter ces champs supplémentaires, sélectionnez (cochez) les notices concernées, cliquez sur Effectuer une action puis sur Modifier :

3. Création du modèle d’impression personnalisée

Tout comme pour le modèle de paniers vu ci-dessus, il s’agit d’une opération à réaliser une seule et première fois (sauf pour les quelques informations d’entête ou de pied-de-page à modifier ponctuellement et éventuellement).

Le terme “modèle d’impression” peut être trompeur s’il s’agit d’un envoi par email (ce qui est notre cas). Cependant, les règles du Modèle d’impression personnalisée sont les mêmes : il s’agit de créer un modèle permettant d’intégrer des zones d’entête et de pied-de-page personnalisés, que la finalité soit l’impression proprement dite ou l’envoi par email. Dans ce dernier cas, votre destinataire recevra un document PDF (lisible avec Acrobat Reader) .

Trois billets ont été rédigés concernant la création d’un modèle d’impression personnalisée (à lire dans l’ordre):

1. Créer votre modèle d’impression (1/2)
2. Créer votre modèle d’impression (2/2)
3. Créer (jusqu’à) 5 modèles d’impression

Vous pouvez ainsi créer un (ou plusieurs) modèle(s) d’impression personnalisée à l’image du suivant :

SUITE ICI

Une animation thématique?

Une rencontre-dédicace?

Une sélection de nouveautés?

…?

Informez vos lecteurs !

Depuis peu, votre base bibliographique Electre vous offre la possibilité d’envoyer simplement des bibliographies personnalisées à une liste de diffusion.

Etape 1 : Création du modèle d’impression

Pour expédier une bibliographie personnalisée à une liste de diffusion, vous devez préalablement configurer votre modèle d’impression. En effet, Electre utilisera ce modèle pour envoyer votre bibliographie aux destinataires sous forme de fichier attaché (Format PDF).

Deux billets ont déjà été rédigés sur ce blog concernant la configuration du modèle d’impression :

Créer votre modèle d’impression 1/2

Créer votre modèle d’impression 2/2

Notez que cette étape est un paramétrage initial qu’il ne sera pas nécessaire de répéter.

Un récent développement permet de créer plusieurs modèles d’impression.

Etape 2 : Création et choix du modèle de panier

Cette étape n’est pas obligatoire si vous ne souhaitez pas enrichir les notices (titres) de votre bibliographie d’informations personnalisées comme “NOUVEAUTES !” ou “Coup de coeur du libraire !” ou autre.

Un billet a déjà été rédigé concernant la création et le choix du modèle de panier :

Créer un modèle de panier

Notez que cette étape est un paramétrage initial qu’il ne sera pas nécessaire de répéter.

Etape 3 : Choix des notices (titres) à intégrer

Pour envoyer une bibliographie à une mailing-list, vous devez avoir préalablement créé et alimenté un panier. Les paniers permettent de réaliser des bibliographies complexes ou éclectiques. Un panier peut en effet contenir des notices (titres) issus de plusieurs résultats de recherches espacées dans le temps. Un billet sur la création et l’alimentation des paniers a déjà été rédigé sur ce blog :

Créer ou alimenter un panier

Vous pouvez bien-sûr éditer partiellement ou intégralement votre panier en cochant ou en décochant les notices concernées.

Etape 4 : Choix du format d’impression

En ce qui concerne l’usage des termes, j’attire votre attention sur la signification des suivants :

– Impression : l’envoi d’un e-mail à une liste de diffusion n’est pas une impression. Tout au moins peut-on parler d’impression virtuelle concernant le document PDF généré par Electre qui sera envoyé en pièce jointe à vos destinataires. Cependant, la mise en forme de votre message reprend les caractéristiques liés aux possibilités l’impression,

– Format d’impression : Electre vous propose cinq formats d’impression : Liste, Aperçu, Intitulé, Impression libre, Marc. Il sont détaillés plus bas,

– Impression personnalisée : il s’agit du paramétrage des entêtes et des pieds-de-page de votre document. C’est ce qui a été mentionné à l’Etape 1.

Pour envoyer un panier sous forme de document personnalisé à partir d’un panier, vous devez cliquer sélectionner les titres retenus puis sur Effectuer une action > Envoyer par email :

En cochant la première case située en haut à gauche de votre liste, vous pouvez sélectionner toutes les notices de celle-ci.

Après avoir cliqué sur Envoyer par email, la fenêtre suivante apparaît :

Après avoir confirmé votre choix (Suivant), la fenêtre suivante apparaît :

a. Zone E-mail(s)

Il s’agit de l’une des deux possibilités d’instruire les adresses e-mail de vos destinataires. Ici, vous devez les introduire “manuellement”. Si vous avez plusieurs adresses, vous devez les séparer par des points-virgules (;) sans espaces comme l’exemple suivant :

b. Zone Charger un fichier d’adresse e-mail

Il s’agit de l’autre possibilité d’instruire les adresses e-mail de vos destinataires. Ici, vous devez importer un fichier d’adresses existant.

Cette liste peut-être un fichier DOC ou XLS mais nous préconisons les formats TXT, CSV, DBF qui sont des formats universels. Certains navigateurs peuvent ne pas reconnaître les formats DOC ou XLS.

Vous pouvez par exemple utiliser un fichier comme les suivants, enregistrés aux formats CSV, DBF ou TXT :

Fichier issu de EXCEL

Fichier issu de WORD ou BLOC-NOTE ou WORDPAD

Vous pouvez charger ce type de fichier en cliquant sur Charger :

Après avoir cliqué sur Charger, Electre identifiera automatiquement les e-mails contenu dans votre fichier:

Notez que si vous souhaitez envoyer votre message à plusieurs centaines de destinataires, nous vous conseillons de procéder à plusieurs envois d’une cinquantaine ou d’une centaine d’adresses chacun. En effet, certains fournisseurs d’accès limitent ce type d’envoi outre que votre message risque d’apparaître comme un spam chez votre destinataire.

Bien-sûr, nous vous conseillons de mémoriser ces fichiers afin de pouvoir les utiliser régulièrement -:) .

c. Zone Texte

Vous avez la possibilité de rajouter un texte dans cette zone :

Ce texte apparaîtra en tête de votre e-mail.

d. Zone Format d’impression

Vous définissez ici la présentation de votre message tel qu’il apparaîtra chez votre destinataire. Il s’agit de la disposition du corps de votre e-mail sachant que les entêtes et les pieds-de-page sont paramétrés en amont (voir Etape 1. Création du modèle d’impression ci-dessus).

d1. Orientation

Choisissez ici entre l’orientation Portrait ou Paysage

d2. Taille

Choisissez ici entre le format A4 (par défaut) ou A3 (double A4)

d3. Format

Electre vous propose cinq formats différents pour  expédier vos messages. Ces formats sont ceux que vous pouvez également utiliser pour vos impressions. Dans les exemples qui suivent, remarquez que les informations “NOUVEAUTES !!!”, “Outsider !!”, “Favori !!!”, etc. sont personnalisables (cf. Etape 1. Création du modèle d’impression et Etape  3. Créer ou alimenter un panier). Les destinataires de votre liste de diffusion recevront donc votre message sous l’une des forme suivante, définie par vos soins :

Format Liste (Paysage, A4) :

Format Aperçu (Portrait, A4, avec couverture, sans codes-à-barres) :

Format Intitulé (Portrait, A4, avec couverture, avec codes-à-barres) :

Format Impression libre (Portrait, A4, champs personnalisés (cf. Etape 1. Création du modèle d’impression et Etape  3. Créer ou alimenter un panier)) :

Format Marc (Portrait, A4, sans couverture, avec codes-à-barres) :