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Depuis peu, votre base bibliographique Electre vous offre la possibilité d’envoyer simplement des bibliographies personnalisées à une liste de diffusion.
Etape 1 : Création du modèle d’impression
Pour expédier une bibliographie personnalisée à une liste de diffusion, vous devez préalablement configurer votre modèle d’impression. En effet, Electre utilisera ce modèle pour envoyer votre bibliographie aux destinataires sous forme de fichier attaché (Format PDF).
Deux billets ont déjà été rédigés sur ce blog concernant la configuration du modèle d’impression :
Créer votre modèle d’impression 1/2
Créer votre modèle d’impression 2/2
Notez que cette étape est un paramétrage initial qu’il ne sera pas nécessaire de répéter.
Un récent développement permet de créer plusieurs modèles d’impression.
Etape 2 : Création et choix du modèle de panier
Cette étape n’est pas obligatoire si vous ne souhaitez pas enrichir les notices (titres) de votre bibliographie d’informations personnalisées comme “NOUVEAUTES !” ou “Coup de coeur du libraire !” ou autre.
Un billet a déjà été rédigé concernant la création et le choix du modèle de panier :
Notez que cette étape est un paramétrage initial qu’il ne sera pas nécessaire de répéter.
Etape 3 : Choix des notices (titres) à intégrer
Pour envoyer une bibliographie à une mailing-list, vous devez avoir préalablement créé et alimenté un panier. Les paniers permettent de réaliser des bibliographies complexes ou éclectiques. Un panier peut en effet contenir des notices (titres) issus de plusieurs résultats de recherches espacées dans le temps. Un billet sur la création et l’alimentation des paniers a déjà été rédigé sur ce blog :
Vous pouvez bien-sûr éditer partiellement ou intégralement votre panier en cochant ou en décochant les notices concernées.
Etape 4 : Choix du format d’impression
En ce qui concerne l’usage des termes, j’attire votre attention sur la signification des suivants :
– Impression : l’envoi d’un e-mail à une liste de diffusion n’est pas une impression. Tout au moins peut-on parler d’impression virtuelle concernant le document PDF généré par Electre qui sera envoyé en pièce jointe à vos destinataires. Cependant, la mise en forme de votre message reprend les caractéristiques liés aux possibilités l’impression,
– Format d’impression : Electre vous propose cinq formats d’impression : Liste, Aperçu, Intitulé, Impression libre, Marc. Il sont détaillés plus bas,
– Impression personnalisée : il s’agit du paramétrage des entêtes et des pieds-de-page de votre document. C’est ce qui a été mentionné à l’Etape 1.
Pour envoyer un panier sous forme de document personnalisé à partir d’un panier, vous devez cliquer sélectionner les titres retenus puis sur Effectuer une action > Envoyer par email :
En cochant la première case située en haut à gauche de votre liste, vous pouvez sélectionner toutes les notices de celle-ci.
Après avoir cliqué sur Envoyer par email, la fenêtre suivante apparaît :
Après avoir confirmé votre choix (Suivant), la fenêtre suivante apparaît :
a. Zone E-mail(s)
Il s’agit de l’une des deux possibilités d’instruire les adresses e-mail de vos destinataires. Ici, vous devez les introduire “manuellement”. Si vous avez plusieurs adresses, vous devez les séparer par des points-virgules (;) sans espaces comme l’exemple suivant :
b. Zone Charger un fichier d’adresse e-mail
Il s’agit de l’autre possibilité d’instruire les adresses e-mail de vos destinataires. Ici, vous devez importer un fichier d’adresses existant.
Cette liste peut-être un fichier DOC ou XLS mais nous préconisons les formats TXT, CSV, DBF qui sont des formats universels. Certains navigateurs peuvent ne pas reconnaître les formats DOC ou XLS.
Vous pouvez par exemple utiliser un fichier comme les suivants, enregistrés aux formats CSV, DBF ou TXT :
Fichier issu de EXCEL
Fichier issu de WORD ou BLOC-NOTE ou WORDPAD
Vous pouvez charger ce type de fichier en cliquant sur Charger :
Après avoir cliqué sur Charger, Electre identifiera automatiquement les e-mails contenu dans votre fichier:
Notez que si vous souhaitez envoyer votre message à plusieurs centaines de destinataires, nous vous conseillons de procéder à plusieurs envois d’une cinquantaine ou d’une centaine d’adresses chacun. En effet, certains fournisseurs d’accès limitent ce type d’envoi outre que votre message risque d’apparaître comme un spam chez votre destinataire.
Bien-sûr, nous vous conseillons de mémoriser ces fichiers afin de pouvoir les utiliser régulièrement -:) .
c. Zone Texte
Vous avez la possibilité de rajouter un texte dans cette zone :
Ce texte apparaîtra en tête de votre e-mail.
d. Zone Format d’impression
Vous définissez ici la présentation de votre message tel qu’il apparaîtra chez votre destinataire. Il s’agit de la disposition du corps de votre e-mail sachant que les entêtes et les pieds-de-page sont paramétrés en amont (voir Etape 1. Création du modèle d’impression ci-dessus).
d1. Orientation
Choisissez ici entre l’orientation Portrait ou Paysage
d2. Taille
Choisissez ici entre le format A4 (par défaut) ou A3 (double A4)
d3. Format
Electre vous propose cinq formats différents pour expédier vos messages. Ces formats sont ceux que vous pouvez également utiliser pour vos impressions. Dans les exemples qui suivent, remarquez que les informations “NOUVEAUTES !!!”, “Outsider !!”, “Favori !!!”, etc. sont personnalisables (cf. Etape 1. Création du modèle d’impression et Etape 3. Créer ou alimenter un panier). Les destinataires de votre liste de diffusion recevront donc votre message sous l’une des forme suivante, définie par vos soins :
Format Liste (Paysage, A4) :
Format Aperçu (Portrait, A4, avec couverture, sans codes-à-barres) :
Format Intitulé (Portrait, A4, avec couverture, avec codes-à-barres) :
Format Impression libre (Portrait, A4, champs personnalisés (cf. Etape 1. Création du modèle d’impression et Etape 3. Créer ou alimenter un panier)) :
Format Marc (Portrait, A4, sans couverture, avec codes-à-barres) :
