Réceptionner les commandes (bibliothèques et CDI)

Les bibliothécaires ou documentalistes utilisant Electre pour transmettre leurs commandes à leurs libraires ont la possibilité de contrôler rapidement leurs réceptions.

Préalablement, vous devez avoir transformé votre panier en bon de commande et soit avoir envoyé celui-ci à votre fournisseur, soit l’avoir archivé “manuellement” (le fait d’envoyer un bon de commande l’archive automatiquement).

Pour toutes questions relatives au Bons de commande, vous pouvez vous référer à l’article de ce blog : Etablir un bon de commande.

A partir d’un bon de commande archivé, cliquez sur Effectuer une action puis sur Réceptionner :

Une fenêtre s’ouvre, vous invitant à “biper” (ou “doucher” ou “scanner”) le code ISBN/EAN (le code à barres) de chaque ouvrage afin de contrôler votre réception :

Une fois “bipées”, les quantités livrées s’incrémentent automatiquement comme l’indiquent les flèches ci-dessous :

Notez qu’en doube-cliquant sur une quantité livrée, vous avez la possibilité d’introduire “manuellement” une quantité reçue (certaines douchettes ne parviennent pas à “lire” tous les codes à barres.

Outre le gain de temps réalisé, ce module Réception vous permet également d’autres possibilités:

a. Optimiser les exportations

En utilisant ce module, vous avez la possibilité de n’exporter que les ouvrages livrés (OU les non-livrés OU tous).

En cliquant sur le pictogramme , une fenêtre s’ouvre, vous invitant à spécifier si vous souhaitez exporter Toutes les notices, les Notices livrées ou les Notices non-livrées :

Cette option permet par exemple d’éviter d’intégrer dans le système de gestion des notices d’ouvrages physiquement absents.

b. Gérer les ouvrages non-livrés

De plus en plus fréquemment, les bibliothèques ou les centres de documentation choisissent de gérer eux-mêmes les ouvrages non-livrés.

Après avoir réceptionné les ouvrages, votre site Electre vous offre la possibilité de créer un Panier des non-livrés. Pour cela, cliquez sur Effectuer une action puis sur Créer un panier des non-livrés :

Vous êtes invités à positionner ce nouveau panier parmi vos dossier et à éventuellement le renommer :

Cette action effectuée, vous pouvez voir sur l’image ci-dessous la présence d’un bon de commande archivé “DEL 022011_bdc” (l’archivage est représenté par le cadenas) et d’un nouveau panier “DEL 022011_bdc (Non-livrés)”. Vous pouvez alors décider de re-commander (ou non) les titres de ce nouveau panier (en les transférant -copier ou déplacer- vers un nouveau panier de commande).

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