Commander des ouvrages (librairies)

Cette fonction, qui n’est pas proposée par défaut, permet aux libraires d’envoyer automatiquement depuis Electre leurs commandes à leurs fournisseurs (distributeurs ou éditeurs). Cette fonction est généralement assurée par les logiciels de gestion. Certains libraires ne disposent pas de cet outil ou celui qu’ils utilisent n’intègre pas cette fonction d’envoi de commande.

Si vous souhaitez utiliser cette fonction, vous devez au préalable faire une demande d’activation auprès de nos services.

Tout d’abord, vous devez, à partir d’une recherche (rapide, avancée ou ISBN) identifier (en les cochant) les titres à commander :

Cliquez ensuite sur Effectuer une action puis sur Ajouter dans la commande en cours :

Un message vous informe que vos titres ont bien été intégrés dans votre commande en cours :

Vous pouvez répéter cette action autant de fois que nécessaire. Ce faisant, vous alimentez un dossier contenant tous les ouvrages à commander.

Au moment ou vous décidez de traiter ces commandes, vous avez la possibilité de visualiser les titres en cliquant sur le pictogramme puis sur En cours :

Vous obtenez l’écran suivant :

Vous pouvez ici effectuer les actions suivantes:

– supprimer un titre à commander en cliquant sur le pictogramme (à droite de la liste) ;

– modifier une quantité à commander et/ou le destinataire en cliquant sur le pictogramme (à droite de la liste). Cette action ouvre la fenêtre suivante :

– exporter (partiellement ou intégralement) votre liste d’ouvrages à commander en cliquant sur Effectuer une action puis sur Exporter :

Dans ce dossier En cours, les ouvrages sont juste compilés. Avant de les commander, il convient de les ventiler par fournisseur. Pour cela, cliquez sur Effectuer une action puis sur Passer en commande :

Notez que par fournisseur, vous avez la possibilité de ventiler partiellement ou intégralement les ouvrages à commander en cochant ou non les notices :

En cliquant sur Passer en commande, vos titres ont donc été triés par fournisseur. Vous pouvez visualiser ces commandes triées en cliquant sur le lien En préparation, vous obtenez l’écran suivant :

Vous pouvez visualiser le contenu de chacune de ces commandes en cliquant sur la raison sociale du fournisseur :

Notez qu’une commande non-envoyée (étape suivante) peut toujours être alimentée en ouvrages.

Maintenant que vos commandes sont ventilées par fournisseur, vous pouvez désormais les expédier.

Pour cela, vous devez cliquer sur Effectuer une action puis sur Envoyer à DILICOM :

Une fenêtre s’ouvre vous invitant à spécifier les commandes que vous souhaitez expédier (cochées ou non) ainsi que les éventuelles conditions (mode de livraison, notation) dont vous disposez auprès de vos fournisseurs. Soyez vigilents lorsque vous expédiez plusieurs commandes (vers plusieurs fournisseurs) ; en effet, vos conditions peuvent varier d’un fournisseur à l’autre.

Retenez que c’est en cliquant sur OK (dans la fenêtre mentionnée ci-dessus) que vous envoyez votre commande à votre fournisseur, via DILICOM. Cela effectué, voux pouvez visualiser vos commandes en cliquant sur le lien Commandées :

A partir de cet écran, vous pouvez :

– visualiser grâce aux couleurs sur la droite l’état de traitement de votre commande : VERT : commande traitée normallement, BLEU : commande en cours de traitement, ROUGE : erreur de traitement (appelez dans ce cas rare votre fournisseur),

– visualiser le contenu de votre commande en cliquant sur le nom de votre fournisseur,

– transférer votre commande (reçue) en Réception:

Votre commande vient ainsi s’ajouter à la liste des commandes déjà effectuées. Vous pouvez en visualiser le contenu en cliquant sur la raison sociale du fournisseur :

En cliquant sur Effectuer une action puis sur rechercher, vous pouvez contrôler rapidement vos réceptions en scannant les codes EAN/ISBN de chaque ouvrage :

Ce faisant, une fenêtre s’ouvre vous invitant à introduire les codes EAN/ISBN scannés :

Sur la colonne de gauche de votre Bon de commandes s’affiche les quantités effectivement livrées.

Cas particuliers des éditeurs/distributeurs non-adhérents à Dilicom

Un certain nombre de titres (une minorité) ne peuvent pas être commandés via Dilicom. Vous êtes avertis dès que vous tentez d’introduitre ces titres dans votre commande En cours :

Ces articles sont visualisables sous le lien Distributeur incorrect:

Pour commander tout de même ces ouvrages, vous devrez contacter directement l’éditeur concerné dont vous retrouverez les coordonnées (téléphone, fax, mail, site web et adresse physique) via la recherche Editeur.

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