Présence de titre(s) dans un panier

Une question
Bonsoir, Est-il possible d’exclure d’une recherche les titres déjà présent dans un panier? Par exemple je souhaite chercher tous les titres d’une série d’auteurs mais en excluant ceux présent dans de précédents paniers de commande. Cordialement.

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Réponse

Bonjour,

Il n’est pas possible d’exclure d’une recherche les titres déjà présents dans un panier.

Vous pouvez cependant, dans un résultat de recherche, en contrôler la présence grâce à l’icône (apparaissant ou non) à droite dans les listes :

En survolant l’icône, vous êtes informé de l’emplacement de la notice (à condition qu’il ne s’agisse pas d’un panier personnel d’un autre utilisateur (autre identifiant/mot de passe)) :

Cordialement,

CF

Archivage

Une question
Bonjour, Avec la nouvelle année et donc un nouveau budget, je souhaite ranger mes paniers Electre sans les effacer. Il y a une fonction « archiver », Est-ce-que je peux l’utiliser ? Si oui, mes paniers seront toujours accessibles et non modifiables ? Merci de votre réponse.

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Réponse :

Bonjour,

La fonction “Archiver” est souvent utilisée dans la perspective que vous envisagez (comme premier contrôle de doublons par exemple).

Il est ainsi possible d’archiver un panier ou un bon de commande :

Comme il est possible de créer des dossiers (ou des sous-dossiers) et de déplacer des paniers d’un (sous-)dossier à un autre, l’usage est généralement de créer des dossiers d’archive (par année, par secteur,…)

Les paniers ou bons de commandes archivés sont consultables et non-modifiables. Le “dédoublonneur” d’Electre contrôle ces paniers archivés lorsque vous en alimentez un autre de notices.

Comment enregistrer un bon de commande sous open office

Comment enregistrer un bon de commande depuis electre sur son ordinateur , avec open office

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Réponse

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Bonjour,

Pour découvrir comment exporter un panier (ou un BC) vers un tableur (excel, openoffice), je vous invite à consulter l’article suivant :

https://blog-electre.com/v2/2014/05/29/exporter-des-bibliographies-au-format-excel-ou-autre-tableur/

À votre disposition et bien cordialement,

CF

Export de notices : décompte

régulièrement, lorsque j’exporte mes paniers de notices Electre pour les importer dans notre SIGB, Electre rame et ne va pas au bout de l’export. Or, j’ai déjà eu le message qui m’informe que le nombre de notices va être décompté. Est-ce que si je tente d’exporter le panier une seconde fois, le nombre de notices sera à nouveau retiré de mon compte.

Bien cordialement

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Réponse

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Bonjour,

Je vous confirme que même si le message indiquant que le nombre de notices va être décompté apparaît à chaque exportation, Electre tient compte de l’antériorité. Cela signifie qu’une notice réexportée une deuxième (une troisième, une quatrième,…) fois n’est plus décomptée (et cela est valable sur la durée, lors de vos réabonnements).

Si pour une raison ou une autre, une exportation n’a pas abouti, vous pouvez donc la relancer sans crainte, les notices ne seront décomptées qu’une seule fois.

À votre disposition et bien cordialement,

CF

Nouvelles informations sur les quantités

Suite à de nombreuses demandes, tant de bibliothécaires que de libraires, il est désormais possible de visualiser deux quantités concernant vos paniers :

  • le nombre de titres (notices),
  • le nombre d’exemplaires.

Cela vaut tant pour l’ensemble du panier (zone gris/bleu ci-dessous) que pour une sélection (zone orange ci-dessous) :

Ces informations peuvent avoir diverses utilités : pour quantifier un devis, un bon de commande, une sélection pour un salon, pour avoir une idée du volume, etc.

Le bon de commande Bibliothèque 2/2 : Envoi et réception

Cet article fait suite à celui-ci.

Envoi du Bon de Commande

Important :

Notez qu’envoyer un bon de commande à son fournisseur est un droit donné (ou non) à chaque utilisateur. Pour toutes question relative à la création, à la suppression ou aux droits d’utilisateur, vous pouvez consulter cet article.

 

Si votre libraire est abonné à Electre, cliquez sur Envoyer à votre fournisseur.

Votre libraire sera averti par mail de votre commande et il recevra votre bon de commande sous forme de panier dans son espace Electre :

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Un signal rouge clignotant l’alertera sur sa page d’accueil Electre :

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De plus, un bon de commande non-traité apparaît en rouge dans son explorateur de paniers :

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Si votre libraire n’est pas abonné à Electre, cliquez sur Envoyer par e-mail :

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il recevra votre commande en pièce jointe (format PDF) d’email. Vous avez la possibilité d’intégrer les codes à barres dans votre bon de commande, ainsi qu’une pièce jointe. Enfin, vous pouvez utiliser un modèle d’impression personnalisé (un document avec une entête personnalisée) :

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Un message vous informe enfin des dates d’envoi et de réception (lecture) de votre bon de commande :

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Archivage et réception

Un bon de commande envoyé à un fournisseur est automatiquement archivé mais sera toujours couvert par les outils de dédoublonnage d’Electre :

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Le bon de commande archivé est représenté comme suit dans votre explorateur de paniers :

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Electre propose en outre un service de réception de vos commandes. A partir d’un bon de commande archivé, cliquez sur Effectuer une action > Réceptionner :

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Avec votre lecteur optique (douchette), vous pouvez contrôler “à la volée” vos réceptions. Les quantités reçues s’afficheront dans votre bon de commande archivé :

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(Si votre lecteur optique ne parvient pas à lire le code à barres, vous pouvez introduire “manuellement” les quantités livrées)

 

De nombreuses bibliothèques utilisent ce service de réception pour “optimiser” leurs exportations de notices vers leur SIGB ou pour créer un Panier des non-livrés (qui leur permet de gérer elles-mêmes les ouvrages non-livrés).

  • “Optimiser” les exportations

Cette fonction peut être utile pour les bibliothèques cataloguant après la réception. Cette fonction permet d’alimenter le SIGB uniquement en notices d’ouvrages reçus.

Pour utiliser cette fonction, cliquer sur la disquette  puis indiquez si vous souhaitez exporter toutes les notices ou seulement les livrées ou les non-livrées :

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Les procédures et les conditions d’exportation sont détaillées ici.

 

  • Créer ou alimenter un panier des non-livrés

Les bibliothèques qui souhaitent gérer elles-mêmes leurs non-livrés peuvent pour cela créer ou alimenter un panier des non-livrés. Cliquez sur Effectuer une action > Créer un panier des non-livrés :

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Vous pouvez alors choisir d’alimenter un panier existant ou de créer un nouveau panier :

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Dans l’explorateur de paniers, vous pouvez ainsi visualiser le panier initial (vidé), le bon de commande archivé (avec le cadenas) et  un panier des non-livrés (ici, nous avons choisi de créer un panier des non-livrés plutôt que d’alimenter un panier existant) :

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A partir de ce panier des non-livrés, vous pouvez choisir de maintenir ou non la commande d’ouvrages non-reçus.

Notez enfin que la gestion des non-livrés par le libraire ou par le bibliothécaire est à définir dans le cadre de la relation (et des conditions afférentes) entre ces deux entités.

 

Réceptionner un ouvrage non-localisé

Il arrive souvent que vos réceptions contiennent des titres dont vous ne localisez pas le bon de commande correspondant (une commande pouvant en effet être livrée en plusieurs fois). Pour retrouver un bon de commande à partir d’un titre en réception, cliquez sur  (à gauche de votre écran), puis sur Réceptionner :

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Vous pouvez alors renseigner le code à barre dudit ouvrage pour retrouver le bon de commande correspondant :

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Notez que si un ouvrage se retrouve dans plusieurs bons de commande, autant d’onglets apparaîtront et vous serez invité à spécifier lequel correspond.

 

Clôturer la réception

Dès que la commande est finalisée, vous pouvez enfin clôturer la réception. Les ouvrages (définitivement) non-livrés seront supprimés de ce bon de commande sur lequel les outils de dédoublonnage seront toujours actifs :

Pour clôturer une réception à partir d’un bon de commande archivé, cliquez sur Effectuer une action > Clôturer la réception :

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Vous devez confirmer votre choix :

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Les titres non-livrés “disparaissent” de votre bon de commande dont la clôture est indiqué par un “R” :

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La clôture est indiquée de la même manière dans votre explorateur de paniers :

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Notez enfin que si vous utilisez le module budgétaire, celui-ci tiendra compte des quantités livrées ou non livrées des bons de commande clôturés ou non pour ajuster les budgets engagés ou dépensés.

 

 

 

Le bon de commande Bibliothèque 1/2 : Création

Un des nombreux services d’Electre consiste à permettre aux bibliothécaires de transformer leurs paniers en bons de commande et d’envoyer ceux-ci à leurs libraires.

Notez que si vous souhaitez intégrer un (rare) titre non trouvé sur Electre dans un panier, vous avez la possibilité de le rajouter manuellement via la fonction Effectuer une action > panier Ajouter un article.

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Vous êtes invités à “créer” une notice :

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Pour démarrer la commande à partir d’un panier, sélectionnez les notices concernées, cliquez sur Effectuer une action puis sur Établir un bon de commande :

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Un message vous rappelle que seules les notices cochées seront commandées :

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La fenêtre du choix du fournisseur apparaît alors. Elle recense les librairies en marché (ou ayant été en marché) avec la bibliothèque.

Si votre fournisseur n’est pas présent sur cette liste, vous devrez créer sa fiche en vérifiant si ce libraires est (ou non) abonné à Electre :

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La fiche fournisseur ainsi créée (ou modifiée), vous pouvez la sélectionner, spécifier un contact (plusieurs contacts peuvent exister dans une librairie) et poursuivre le processus de commande :

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L’étape suivante consiste à instruire vos coordonnées d’expédition, de facturation ou de livraison qui peuvent être différentes. Vos choix seront mémorisés :

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L’écran qui suit vous propose de renseigner les références et les conditions de votre commande ainsi que les champs qui apparaîtront dans les listes :

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Notez que via les paramètres  > Paniers > Champs Bon de Commande, vous avez également la possibilité de paramétrer les colonnes qui s’affichent dans votre bon de commande (n’oubliez pas de sauvegarder) :

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Ce qui donne le résultat suivant :

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Vous avez la possibilité de ventiler votre bon de commande suivant les taux de TVA en cliquant sur Effectuer une action > Calcul par TVA :

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Si vous souhaitez modifier la liste de titre (rajouter, supprimer ou modifier), vous devez revenir à l’état panier (Effectuer une action > Retourner à l’état panier) :

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Cet article se poursuit ici.

Ajouter un article “hors-electre” dans un bon de commande

De nombreux bibliothèques et centres de documentation utilisant Electre pour transférer leurs bons de commande à leurs libraires souhaitent y inclure des articles comme des titres non-francophones non-présents dans la base bibliographique Electre.

Un récent développement leur offre désormais cette possibilité.

Vous pouvez ajouter un article directement à partir d’un bon de commande :

Vous obtenez la fenêtre suivante :

Vous pouvez alors renseigner les champs. Ceux qui précèdent un astérisque sont obligatoires.

Cliquer sur OK intègre votre nouvel article dans votre Bon de Commande :

Notez que les nouveaux articles sont également exportables en UNIMARC ou sous un autre format d’exportation.

 

 

Réceptionner un article “hors-Electre” de votre bon de commande

Fréquemment utilisé par les bibliothécaires, la fonction Ajouter un article “hors-Electre” dans un panier (lien du billet correspondant) ou dans un bon de commande (lien du billet correspondant) permet d’intégrer une notice non-référencée dans la base Electre (un titre anglophone par exemple) dans un panier ou un bon de commande.

Vous pouvez traiter ces notices “hors-Electre” de la même manière que les autres : modifier les attributs (quantités, prix, remises, champs supplémentaires, exportations, etc.)

Cependant, du fait que ces notices n’intègrent pas la base bibliographique Electre, une contrainte technique modifie légèrement la procédure de réception.

Habituellement, vous effectuez avec votre douchette ou scanner (en scannant les codes-à-barre ISBN/EAN) la réception d’un bon de commande archivé via la fonction Réceptionner (Effectuer une action > Réceptionner) :

La fenêtre suivante s’ouvre alors vous invitant à scanner les codes-à-barres de vos titres réceptionnés :

 

La procédure est (légèrement) différente pour les ouvrages “hors-Electre”.

Réception d’un article “hors-Electre” via le bon de commande archivé

Effectivement, via le module RECEPTION (Effectuer une action > Réceptionner), si vous introduisez en scannant ou en saisissant un code ISBN/EAN d’un article “hors-Electre”, vous recevrez le message : “Attention: cet article n’est pas présent dans ce bon de commande archivé ” :

Pour contourner cela, vous pouvez facilement saisir les quantités réceptionnées directement dans la colonne “Qté livrée” de votre bon de commande archivé (sans passer par Effectuer une action > Réceptionner).

Pour cela, double-cliquez sur 0 (par défaut) et introduisez la quantité reçue. C’est d’ailleurs la procédure généralement utilisée lorsque certaines “douchettes” ne parviennent pas à “lire” certains codes-à-barres :

 

Les autres fonctionnalités liées à ces articles “hors-Electre” et à ce bon de commande sont inchangées (exporter les notices livrées ou non, créer un panier des non-livrés, etc.)

 

Modifier les attributs d’une notice “hors-Electre” dans un panier

Fréquemment utilisé par les bibliothécaires, la fonction Ajouter un article « hors-Electre » dans un panier (lien du billet correspondant) ou dans un bon de commande (lien du billet correspondant) permet d’intégrer une notice non-référencée dans la base Electre (un titre anglophone par exemple) dans un panier ou un bon de commande.

Vous pouvez traiter ces notices « hors-Electre » de la même manière que les autres : modifier les attributs (quantités, prix, remises, champs supplémentaires, exportations, etc.)

Cependant, si à partir d’un panier, vous souhaitez modifier les attributs d’un titre “hors-Electre” via sa notice…

… Ne soyez pas surpris de voir apparaître le message suivant :

Comme vous pouvez le constater, une notice “hors-Electre”, même dûment renseignée par vos soins n’apparaîtra pas en vue Notice (qui ne concerne que les référencés Electre). Votre notice “hors-Electre” est en fait mémorisée (elle l’est bien!) dans une autre base.

Vous pouvez cependant toujours en modifier les attributs (quantité, remise, etc.) et l’exporter (en Unimarc par exemple) avec les autres notices de votre panier ou de votre bon de commande.

 

Vous pouvez donc utiliser Electre :

– pour intégrer des notices “hors-Electre” dans un panier ou un bon de commande,

– pour modifier les attributs de ces articles “hors-Electre” de la même manière qu’une notice présente dans la base,

– pour réceptionner des articles “hors-Electre” en utilisant la procédure décrite ci-dessus,

– pour exporter ces notices “hors-Electre en même temps que les autres.