Présence de titre(s) dans un panier

Une question
Bonsoir, Est-il possible d’exclure d’une recherche les titres déjà présent dans un panier? Par exemple je souhaite chercher tous les titres d’une série d’auteurs mais en excluant ceux présent dans de précédents paniers de commande. Cordialement.

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Réponse

Bonjour,

Il n’est pas possible d’exclure d’une recherche les titres déjà présents dans un panier.

Vous pouvez cependant, dans un résultat de recherche, en contrôler la présence grâce à l’icône (apparaissant ou non) à droite dans les listes :

En survolant l’icône, vous êtes informé de l’emplacement de la notice (à condition qu’il ne s’agisse pas d’un panier personnel d’un autre utilisateur (autre identifiant/mot de passe)) :

Cordialement,

CF

Archivage

Une question
Bonjour, Avec la nouvelle année et donc un nouveau budget, je souhaite ranger mes paniers Electre sans les effacer. Il y a une fonction « archiver », Est-ce-que je peux l’utiliser ? Si oui, mes paniers seront toujours accessibles et non modifiables ? Merci de votre réponse.

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Réponse :

Bonjour,

La fonction “Archiver” est souvent utilisée dans la perspective que vous envisagez (comme premier contrôle de doublons par exemple).

Il est ainsi possible d’archiver un panier ou un bon de commande :

Comme il est possible de créer des dossiers (ou des sous-dossiers) et de déplacer des paniers d’un (sous-)dossier à un autre, l’usage est généralement de créer des dossiers d’archive (par année, par secteur,…)

Les paniers ou bons de commandes archivés sont consultables et non-modifiables. Le “dédoublonneur” d’Electre contrôle ces paniers archivés lorsque vous en alimentez un autre de notices.

Comment enregistrer un bon de commande sous open office

Comment enregistrer un bon de commande depuis electre sur son ordinateur , avec open office

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Réponse

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Bonjour,

Pour découvrir comment exporter un panier (ou un BC) vers un tableur (excel, openoffice), je vous invite à consulter l’article suivant :

https://blog-electre.com/v2/2014/05/29/exporter-des-bibliographies-au-format-excel-ou-autre-tableur/

À votre disposition et bien cordialement,

CF

Export de notices : décompte

régulièrement, lorsque j’exporte mes paniers de notices Electre pour les importer dans notre SIGB, Electre rame et ne va pas au bout de l’export. Or, j’ai déjà eu le message qui m’informe que le nombre de notices va être décompté. Est-ce que si je tente d’exporter le panier une seconde fois, le nombre de notices sera à nouveau retiré de mon compte.

Bien cordialement

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Réponse

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Bonjour,

Je vous confirme que même si le message indiquant que le nombre de notices va être décompté apparaît à chaque exportation, Electre tient compte de l’antériorité. Cela signifie qu’une notice réexportée une deuxième (une troisième, une quatrième,…) fois n’est plus décomptée (et cela est valable sur la durée, lors de vos réabonnements).

Si pour une raison ou une autre, une exportation n’a pas abouti, vous pouvez donc la relancer sans crainte, les notices ne seront décomptées qu’une seule fois.

À votre disposition et bien cordialement,

CF

Nouvelles informations sur les quantités

Suite à de nombreuses demandes, tant de bibliothécaires que de libraires, il est désormais possible de visualiser deux quantités concernant vos paniers :

  • le nombre de titres (notices),
  • le nombre d’exemplaires.

Cela vaut tant pour l’ensemble du panier (zone gris/bleu ci-dessous) que pour une sélection (zone orange ci-dessous) :

Ces informations peuvent avoir diverses utilités : pour quantifier un devis, un bon de commande, une sélection pour un salon, pour avoir une idée du volume, etc.

Réceptionner un article “hors-Electre” de votre bon de commande

Fréquemment utilisé par les bibliothécaires, la fonction Ajouter un article “hors-Electre” dans un panier (lien du billet correspondant) ou dans un bon de commande (lien du billet correspondant) permet d’intégrer une notice non-référencée dans la base Electre (un titre anglophone par exemple) dans un panier ou un bon de commande.

Vous pouvez traiter ces notices “hors-Electre” de la même manière que les autres : modifier les attributs (quantités, prix, remises, champs supplémentaires, exportations, etc.)

Cependant, du fait que ces notices n’intègrent pas la base bibliographique Electre, une contrainte technique modifie légèrement la procédure de réception.

Habituellement, vous effectuez avec votre douchette ou scanner (en scannant les codes-à-barre ISBN/EAN) la réception d’un bon de commande archivé via la fonction Réceptionner (Effectuer une action > Réceptionner) :

La fenêtre suivante s’ouvre alors vous invitant à scanner les codes-à-barres de vos titres réceptionnés :

 

La procédure est (légèrement) différente pour les ouvrages “hors-Electre”.

Réception d’un article “hors-Electre” via le bon de commande archivé

Effectivement, via le module RECEPTION (Effectuer une action > Réceptionner), si vous introduisez en scannant ou en saisissant un code ISBN/EAN d’un article “hors-Electre”, vous recevrez le message : “Attention: cet article n’est pas présent dans ce bon de commande archivé ” :

Pour contourner cela, vous pouvez facilement saisir les quantités réceptionnées directement dans la colonne “Qté livrée” de votre bon de commande archivé (sans passer par Effectuer une action > Réceptionner).

Pour cela, double-cliquez sur 0 (par défaut) et introduisez la quantité reçue. C’est d’ailleurs la procédure généralement utilisée lorsque certaines “douchettes” ne parviennent pas à “lire” certains codes-à-barres :

 

Les autres fonctionnalités liées à ces articles “hors-Electre” et à ce bon de commande sont inchangées (exporter les notices livrées ou non, créer un panier des non-livrés, etc.)

 

Modifier les attributs d’une notice “hors-Electre” dans un panier

Fréquemment utilisé par les bibliothécaires, la fonction Ajouter un article « hors-Electre » dans un panier (lien du billet correspondant) ou dans un bon de commande (lien du billet correspondant) permet d’intégrer une notice non-référencée dans la base Electre (un titre anglophone par exemple) dans un panier ou un bon de commande.

Vous pouvez traiter ces notices « hors-Electre » de la même manière que les autres : modifier les attributs (quantités, prix, remises, champs supplémentaires, exportations, etc.)

Cependant, si à partir d’un panier, vous souhaitez modifier les attributs d’un titre “hors-Electre” via sa notice…

… Ne soyez pas surpris de voir apparaître le message suivant :

Comme vous pouvez le constater, une notice “hors-Electre”, même dûment renseignée par vos soins n’apparaîtra pas en vue Notice (qui ne concerne que les référencés Electre). Votre notice “hors-Electre” est en fait mémorisée (elle l’est bien!) dans une autre base.

Vous pouvez cependant toujours en modifier les attributs (quantité, remise, etc.) et l’exporter (en Unimarc par exemple) avec les autres notices de votre panier ou de votre bon de commande.

 

Vous pouvez donc utiliser Electre :

– pour intégrer des notices “hors-Electre” dans un panier ou un bon de commande,

– pour modifier les attributs de ces articles “hors-Electre” de la même manière qu’une notice présente dans la base,

– pour réceptionner des articles “hors-Electre” en utilisant la procédure décrite ci-dessus,

– pour exporter ces notices “hors-Electre en même temps que les autres.

 

Actualiser les prix d’un panier

Vous pouvez, avant de transformer un panier en devis ou en bon de commande, actualiser les prix afin que tous les changements de prix enregistrés sur les notices après la constitution du panier soient pris en compte.

Pour cela, vous devez afficher le panier, cliquer sur “effectuer une action” et choisir “Réactualiser les prix” :

Charger un fichier de Gencod

Bonjour,

Nous avons la possibilité de charger des fichiers d’EAN pour les documents imprimés. Dans la base musique, je n’arrive pas à charger un fichier de Gencod malgré le bouton proposant cette option.
Avez vous une solution ?
Merci pour votre aide,

Cordialement,

 

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Bonjour,

Après vérification, la fonction “Charger un fichier de numéro” est bien fonctionnelle pour les CD.

Vous pouvez pour cela suivre les procédures décrites dans cet article.

N’hésitez pas à revenir vers nous si cela n’aboutissait pas.

Cordialement,

CF

Quelles réceptions pour quels bons de commande?

De nombreuses bibliothèques ou centres de documentation utilisent Electre pour transformer leurs Paniers en Bons de Commande puis expédient ceux-ci directement à leurs libraires. Dans tous les cas, les libraires reçoivent ces Bons de Commande par e-mails (avec mention possible des codes à barres ISBN/EAN). Ceux qui sont également abonnés les reçoivent également sous forme de Paniers/Bons de commande dans leurs environnements Electre.

La multiplication des Bons de Commande a rendu difficile la localisation de l’un de ceux-ci (au travers de vos dossiers de Paniers/Bons de Commande).

Afin de palier à cela, Electre a développé une fonction Réceptionner globale qui localisera les Bons de Commande archivés associés aux titres scannés.

Pour l’utiliser, cliquez sur le pictogramme  à gauche de votre écran puis sur le lien Réceptionner :

La fenêtre suivante s’ouvre alors, vous invitant à scanner les codes à barres ISBN/EAN des ouvrages reçus :

En introduisant ici un code à barres ISBN/EAN d’un titre, Electre vous rappellera de quel Bon de Commande archivé il est issu et ajustera automatiquement la quantité livrée :

 

Si vous introduisez un code à barres ISBN/EAN d’un titre éventuellement présent dans plusieurs Bons de Commande archivés, Electre vous invitera à spécifier lequel est concerné par la réception en cours :

En cliquant sur le pictogramme  , vous accédez à un aperçu de ce Bon de Commande archivé :

En cliquant sur le nom du Bon de Commande archivé, Electre ajustera la quantité livrée correspondant au code à barres ISBN/EAN du titre concerné :