La taille des images de vos marques-page

Ce billet est complémentaire de ces deux billets : 1 et 2

Le site electre.com permet aux abonnés d’éditer des documents personnalisés de valorisation bibliographique.

Vous pouvez ainsi créer vos propres catalogues, affiches ou marques-page.

Vous pouvez insérer des images (logos, portraits d’auteurs, …) de votre choix dans ces documents.

La question de la taille de ces images nous est souvent posée.

Dans le présent billet, nous aborderons la taille des images à insérer dans un marque-page, recto et verso et utiliserons le modèle ci-dessous en référence :

signetjpg

Vous pouvez télécharger ce modèle au format PDF A4 (contenant 5 signets) en cliquant sur le lien suivant :

signet

Hormis la couverture qui est directement intégrée au document suivant les paramètres de votre Gabarit, deux images apparaissent sur ce marque-page :

  • le drapeau argentin en recto,
  • le bandeau vertical Livres Hebdo en verso

Le drapeau argentin a une dimension de 110 pixels de largeur et de 73 pixels de hauteur et le bandeau vertical Livres hebdo de 254 pixels de largeur et de 1707 pixels de hauteur. Retenez particulièrement les largeurs (110 pixels pour le recto et 254 pour le verso).

Vous pouvez donc “viser” ces dimensions pour que vos images s’intègrent correctement dans vos marques-page.

 

Pour contrôler la dimension d’une image, vous avez plusieurs possibilités :

  • Depuis votre disque dur (autrement dit “AVANT” d’avoir chargé cette image dans electre.com) : en maintenant le curseur au dessus de l’image concernée, cliquez avec le bouton de droite, puis, dans le menu qui apparaît, cliquez sur Propriétés :

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Cliquez ensuite sur l’onglet Détails :

dim02

Vous visualisez alors les dimensions :

dim03

Notez que l’aspect de la fenêtre des propriétés peut varier d’un ordinateur à un autre ou d’un système d’exploitation à un autre.

 

  • Directement dans electre.com (autrement dit, “APRES” avoir chargé les images) : via le gestionnaire d’images, cliquez sur la petite flèche montante à droite du nom de votre image et cliquez sur Afficher :

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L’image s’affiche alors isolément et les dimensions sont mentionnées :

dim04

 

Pour modifier les dimensions de l’image :

Il existe plusieurs possibilités dont les plus fréquentes consistent à utiliser un logiciel de traitement d’image gratuit (en ligne : le simple lunapic ou le complet pixlr, ou à télécharger : le simple photoscape ou le complet gimp).

Vous pouvez avantageusement le faire directement dans electre.com si les modifications que vous souhaitez apporter concernent uniquement les dimentions. Pour cela, toujours via le gestionnaire d’images et la petite flèche montante à droite du nom de votre image, cliquez sur Modifier :

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Dans l’écran qui apparaît, cliquez sur Redimensionner …

dim05

… Puis faites glisser l’un des carrés blancs pour parvenir aux dimensions souhaitées :

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Les dimensions souhaitées atteintes, cliquez sur Valider :

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Et enfin, n’oubliez pas d’enregistrer (éventuellement sous un nom différent si vous souhaitez conserver l’image originale) :

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Conclusion

Grâce à Electre, vous pouvez ainsi paramétrer des marques-page personnalisés en y insérant des images de votre choix. Retenez que la largeur idéale pour le recto de votre signet est 110 pixels et 254 pixels pour le verso.

Grâce à la fonction Modifier, vous pouvez également rogner une image (recadrer), l’inverser ou la tourner (rotation). pour le signet ci-dessus, le bandeau Livres Hebdo initialement horizontal a d’abord été tourné (à 270°) puis redimensionnée pour atteindre 254 pixels de largeur.

Personnalisez les notices de vos paniers

Bonjour,

Cette fonctionnalité est très utile.

Mais je n’ai pas trouvé comment modifier le nom d’un gabarit.

De même, n’est-il pas possible de glisser automatiquement avec chaque notice dans le document word un espace vide qui pourrait dédié à une annotation ?

Je n’ai pas trouvé comment faire.

En vous en remerciant.

Bonne journée.

************************************************

Il n’est pas possible de modifier le nom d’un panier.

Nous développons la prochaine version d’Electre qui inclura entre autre cette nouvelle fonctionnalité.

Il est cependant possible de rajouter à une notice dans un panier jusqu’à six informations personnalisées :

affichage_bc_10102016_3

Retrouvez ici le paramétrage des modèles de paniers.

Ces informations supplémentaires pourront être reprises dans les catalogues que vous éditez via les Gabarits ou exportés.

Affichage des bons de commande clôturés

Bonjour,
Une partie des utilisateurs de notre compte Electre ne voit pas nos bons de commande clôturés. Je n’arrive pas à comprendre pourquoi. Y a-t-il un paramétrage spécifique, quelque chose à cocher ?
Merci d’avance pour votre réponse.

****************************************

Il existe, a priori, deux raisons pour lesquelles vos bons de commande clôturés ne s’afficheraient pas pour une partie des utilisateurs :

  • dans vos explorateurs de paniers (à vérifier par chaque utilisateur), vérifiez que toutes les cases situées à droite dans la colonne “Restreindre”, en particulier celles de des Bons de commande sont cochées :

affichage_bc_10102016

  • les bons de commande (comme les paniers dont ils sont issus) pourraient être “personnels”, ce qui les rendraient invisibles pour les autres utilisateurs (login/mot de passe) :

affichage_bc_10102016_2

Il est possible de transformer un panier ou BC de “commun” à personnel (ou inversement) à tout moment.

Visualisez les colonnes de votre choix!

Selon votre activité et/ou les fonds que vous défendez, vous pouvez être amenés à “préférer” telle information d’une notice Electre à une autre. Par exemple, un libraire pourrait souhaiter voir afficher une colonne Distributeur, une bibliothécaire une colonne Dewey.

C’est une option paramétrable par Utilisateur (voir ici pour la gestion des utilisateurs et pour la simplification des identifiants).

Pour paramétrer les colonnes des résultats de recherche, rendez vous dans la section Mon electre accessible via le pictogramme (à gauche de votre écran puis sur Champs liste :

L’écran suivant apparaît :

Vous avez la possibilité de choisir parmi les champs suivants :

  • Titre,
  • Auteur(s),
  • Collection,
  • Numéro de collection,
  • Numéro de sous-collection,
  • Éditeur,
  • Distributeur,
  • ISBN,
  • EAN,
  • Date,
  • Thème,
  • Genre,
  • Dewey,
  • Public,
  • Date,
  • Scolaire.

 

Si vous avez choisi les champs suivants (par exemple) …

… votre résultat de recherche affichera les colonnes suivantes :

 

Qui fait quoi dans vos paniers?

Les bibliothécaires et les libraires utilisent les paniers Electre pour constituer leurs bibliographies (acquisitions, bibliographies thématiques,…)

Dans les bibliothèques ou centres de documentation, souvent, un panier peut être alimenté par plusieurs agents (paniers d’acquisitions, bibliographies communes,…)

De nombreux agents souhaitent connaître, dans un même panier, qui a alimenté telle ou telle notice et à quelle date.

Cela nécessite bien-sûr la création (gratuite et conseillée) d’utilisateurs Electre (voir ce billet).

Vous avez la possibilité de visualiser cette information en paramétrant les colonnes qui s’affichent dans votre panier.

Pour rajouter les colonnes “ajouté par” et “date d’ajout” dans vos paniers, vous devez tout d’abord ouvrir un panier pour paramétrer les colonnes qui s’y affichent. Cliquez alors sur la petite flèche qui apparaît lorsque votre curseur survole l’intitulé de votre colonne :

Les colonnes mentionnées s’affichent alors dans votre panier :

Notez :

– Vous ne pouvez afficher que neuf colonnes dans vos bibliographies-paniers.

– Vous avez la possibilité de visualiser la date de création et la date de la dernière modification en survolant avec votre curseur la date apparaissant à droite de l’entête de votre panier :

 

 

 

Simplifiez vos identifiants et mots de passe

Par défaut, lors d’un abonnement, nos services vous transmettent un identifiant et un mot de passe. Ceux-ci, générés automatiquement -ils commencent par ELxxx- peuvent être fastidieux à retenir.

Il vous est très simple de personnaliser ces informations.

A partir de votre page d’accueil, cliquez sur le pictogramme  situé à gauche de votre écran puis sur le lien Mes utilisateurs:

La liste des utilisateurs apparaît (*). Cliquez sur le nom de l’utilisateur pour lequel vous souhaitez modifier l’identifiant et le mot de passe pour accéder à sa fiche :

Effectuez la modification dans les espaces concernés :

En cliquant sur OK, vos nouveaux identifiants et mots de passe sont sauvegardés (ceux qu’ils remplacent ne fonctionnent plus).

 

* Suivant votre configuration, la liste des utilisateurs pourrait ne pas apparaître. Dans ce cas, merci de contacter l’administrateur de votre abonnement (voir ce lien)

Les nouvelles zones UNIMARC 181 et 182

Depuis le 4 novembre 2014, les zones 181 (Type de contenu) et 182 (Type de médiation) de l’UNIMARC ont remplacé la sous-zone 200 $b (Indication générale du type de document) qui sera amenée à disparaître.

Ce remplacement a été rendu nécessaire par l’évolution des supports de médiation et des outils de consultation. Il est désormais nécessaire de pouvoir distinguer le contenu de sa forme de médiation.

Par exemple, une mention (200$b) “Texte imprimé” telle qu’on la connaissait jusqu’à aujourd’hui indique autant un contenu (“texte”) qu’un support de médiation (“imprimé”). Ou, autre exemple, une mention (200$b) “Ressource électronique” ne mentionne que le type de médiation sans en préciser le contenu.

La nécessité de ces distinctions ont été signalées dès 1998 dans les fonctionnalités requises des notices bibliographiques ou modèle FRBR élaboré par l’IFLA.

La plupart des formats MARC ont également été mis-à-jour (les zones 336 et 337 du MARC21 ont été créées en 2009).

Exemple 1 : Livre imprimé

200 $bTexte imprimé

DEVIENT

181 $P01$ctxt

182 $P01$cn

ou txt indique un texte et n un imprimé (par défaut : sans médiation).

Exemple 2 : Livre électronique

200 $bRessource électronique

DEVIENT

181 $P01$ctxt

182 $P01$cc

ou txt indique un texte et c une médiation électronique.

Exemple 3 : Texte lu ou audio livre

200 $bEnregistrement sonore

DEVIENT

181 $P01$cprm

182 $P01$cspw

ou prm indique un texte lu (parole énoncée) et spw une médiation audio

 

Ces nouvelles zones fonctionnent donc par paires et sont répétables dans le cas d’un document multisupport.

Ainsi, un texte imprimé accompagné d’un DVD contenant sa version audio sera libellé comme suit :

181 $P01$ctxt (“texte”)

182 $P01$cn (“sans médiation”)

181 $P02$cprm (“Parole énoncée”)

182 $P02$cspw (“audio”)

ou les numéros d’appariement (première sous-zones $P01$, $P02$, etc.) permettent d’identifier les couples.

 

Les notices Electre exportées en UNIMARC intègrent déjà ces modifications. Cependant, la sous-zone 200 $b coexistera encore avec les nouvelles zones 181 et 182. Des évolutions seront encore apportées (nouvelles valeurs) mais les notices Electre intègrent déjà les principales valeurs (deuxième sous-zone) :

181 …

$ccri : image cartographique

$ctdi : image animée bidimensionnelle

$csti : image fixe

$cprm : musique exécutée

$cdtf : forme tridimensionnelle

$cntm : musique notée

$ctxt : texte

$cspw : parole énoncée

$cxxx : autre

182 …

$cs : audio

$cc : informatique

$cg : projeté

$cv : vidéo

$cx : autre

$cn : sans médiation

 

Ces évolutions amélioreront progressivement l’accès aux notices par les moteurs de recherche ainsi que les recherches transverses entre différents supports. Elles sont liées aux évolutions vers les modèles FRBR.

 

Créer un nouvel utilisateur d’electre.com

Indépendamment du nombre d’accès dont vous disposez, il est possible de personnaliser les accès par utilisateur identifié par son login (nom d’utilisateur) et son mot de passe. Ainsi, par exemple, une bibliothèque ou une librairie disposant de 4 accès peu créer autant d’utilisateurs que nécessaire.

Plusieurs options du site suivent cette possibilité de personnalisation: choix des colonnes affichées (thèmes, Dewey, distributeurs,…) lors de la restitution des résultats de vos recherches, choix des flux RSS intégrés à votre page d’accueil, alertes (veilles bibliographiques), etc. Une personne suivant de près les mangas n’a pas les mêmes besoins en informations que son confrère suivant les sciences humaines!

Pour créer un nouvel utilisateur, vous devez disposer du droit Administrateur de l’abonnement. Par défaut, les codes d’accès fournis lors de votre abonnement (autrement dit l’identifiant et le mot de passe du “premier” de vos utilisateurs) permettent cette administration de l’abonnement.

Pour vérifier cette possibilité, accédez à Mon electre (paramètres) en cliquant sur le pictogramme .

Si vous recevez le message suivant:

vous devez contacter l’administrateur (ou l’un des administrateurs) de votre abonnement pour libérer ce droit. Vous pouvez également contacter nos services.

Si vous voyez apparaître la liste des utilisateurs:

vous disposez des droits suffisants à la création (ou à la suppression) d’un utilisateur.

Pour créer un nouvel utilisateur, cliquez sur les liens Effectuez une action puis Créer un nouvel utilisateur. Vous être alors invités à remplir la fiche de cet utilisateur:

Après avoir instruit vos informations personnelles, vous devez spécifier un login (nom d’utilisateur) et un mot de passe. Il est possible que Jean ou Marie en login soient déjà utilisés…

Vous devez enfin spécifier les droits inhérents à cet utilisateur:

Droits administratifs

Administrateur de l’abonnement

En cochant cette case, vous permettez à cet utilisateur de faire précisément ce que vous faîtes, à savoir créer ou supprimer son compte.

Administrateur Paniers

Cette option rarement utilisée est destinée à certaines structures importantes permet à utilisateur de contrôler les Paniers personnel* d’autres utilisateurs.

Panier en lecture seule

Cette option rarement utilisée permet à cet utilisateur de visualiser les paniers sans pouvoir les modifier.

Dédoublonnage global

Cette option, généralement active permet, lors de l’intégration d’une notice dans un panier, de rechercher ses éventuels doublons** parmi les paniers de tous les utilisateurs.

Droits spécifiques à l’utilisateur

Max. export notices

Option destinée aux bibliothèques ou aux centres de documentation, celle-ci permet de limiter les exportations permises à cet utilisateur.

Poste public

Cette option permet de créer un utilisateur “public” destiné par exemple aux usagers d’une bibliothèque.  L’accès Utilisateur “public” offre une version d’electre.com dépourvue de nombreuses options (paramètres, paniers, veille,…)

Accès à l’export FTP

Utilisée dans certains cas spécifiques (généralement des bibliothèques ou des centres de documentation), cette option permet à cet utilisateur d’exporter des notices via le protocole FTP (nécessite un paramétrage supplémentaire).

Droit d’expédition des bons de commande

Souvent utilisée par les bibliothèques ou les centres de documentation, cette option permet la transformation de Paniers en Bons de commande ainsi que l’envoi de ceux-ci directement à leurs libraires. Bien paramétrée, cette option permet un important gain de temps dans le traitement de la commande, tant pour le bibliothécaire que pour le libraire.

Droit de modification des paramètres d’export Nouveautés

Plus utilisée par les libraires, cette option leur permet de spécifier les champs exportés ou rejetés d’une notice.

Droit Communauté

Cette fonction récemment développée fera l’objet d’un billet ultérieurement.  Elle permet d’échanger des enrichissements de notices entre plusieurs abonnés distincts.

*Paniers personnels et Paniers communs

Un utilisateur a la possibilité de créer un panier personnel qui ne sera visible (et donc modifiable) que par lui ou un panier commun qui le  sera par tous les utilisateurs de l’abonnement. Il est possible de transformer un panier commun en personnel et vice-versa.

**Doublons

Le dédoublonneur recherche les doublons dans tous les paniers de tous les utilisateurs. Vous avez la possibilité de situer un doublon présent dans l’un de vos paniers personnels ou dans les paniers communs de tous les utilisateurs. Vous êtes averti des doublons présents dans les paniers personnels des autres utilisateurs mais vous ne pouvez pas les situer parmi les dossiers (et sous-dossiers) de votre abonnement.

 

 

 

Le module budgétaire 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres

Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 3/3 : La commande

 

 

Comme vu dans ce précédent billet, Electre propose (en option) aux bibliothèques (et aux centres de documentation) un module qui leur permet de suivre avec précision leurs budgets, quelques soient les modes de répartition de ceux-ci (sites, lots, domaines, utilisateurs (agents), fournisseurs).

Ce billet concerne l’utilisation au quotidien de ce module budgétaire. Il faut bien-sûr préalablement l’avoir paramétré (voir ce billet).

Une troisième partie abordera la processus de commande vers votre libraire.

Ci-dessous le tableau de bord général du module budgétaire tel qu’il a pu être paramétré :

modbudg33

Le rattachement d’un panier à une ligne de budget (tout comme l’envoi de bon de commande) est un droit qui est donné (ou non) à un utilisateur :

modbudg02

 

Notez que le module budgétaire vous permet de distinguer le budget total, par lot , par domaine, par site ou par fournisseur.

Les budgets peuvent être engagés ou dépensés.

Le panier ou le bon de commande non réceptionné n’affecteront que les budgets engagés.

Le bon de commande réceptionné affectera les budgets dépensés (dépense effective).

Le bon de commande réceptionné ET clôturé “désengageront” les montants des ouvrages non-reçus.

 

Il est donc indispensable de respecter ces étapes :

1. La liste initiale est le Panier rattaché au module budgétaire,

2. Ce panier est transformé en Bon de Commande,

3. Dès que vous recevez votre commande, vous réceptionnez les titres (avec le service Réceptionner d’Electre),

4. Comme une commande peut être livrée en plusieurs fois, vous pouvez réceptionner au fur et à mesure des livraisons,

4. Enfin, vous clôturez votre commande lorsque vous avez reçu tous les titres (les titres qui seront alors encore non-réceptionnés seront supprimés du bon de commande clôturé).

 

Durant l’étape 1. et 2., les montants des paniers ou des bons de commandes n’affecteront que les budgets engagés.

Seuls les ouvrages réceptionnés affecteront les budgets dépensés à partir de l’étape 3.  Autrement dit, les montants des ouvrages réceptionnés est déduit des montants engagés et rajouté aux montants dépensés.

 

 

1. Création d’un panier rattaché à une ou plusieurs lignes budgétaires

Un utilisateur disposant des droits peut rattacher un panier à une (ou plusieurs) ligne de budget au moment de sa création (pour tous détails concernant la création et l’alimentation d’un panier, voir cet article).

  • Etape 1 : recherche :

modbudg34

  • Etape 2 : création du panier :

Sélectionnez les notices puis cliquez sur Choisissez un panier de destination > Créer un panier commun :

modbudg35

  • Etape 3 : renseignement des attributs budgétaires :

modbudg36

  • Etape 4 : renseignement des (éventuels) remise et champs supplémentaires :

modbudg37

Ces champs sont personnalisables et liés au modèle de panier, voir cet article.

 

Votre panier est désormais créé :

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2. Rattachement d’un panier existant à une ou plusieurs lignes budgétaires

Si vous souhaitez rattacher un panier existant à une ou plusieurs lignes de budget, ouvrez-le et cliquez sur la clé à droite de votre écran :

modbudg85

Faites les correspondances :

modbudg86

Votre panier est désormais rattaché au module budgétaire :

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3. Visualisation, cas des devises étrangères et modifications

  • Visualisations

Une fois votre panier créé,  vous pouvez le visualiser via l’explorateur de panier . A droite de votre écran apparaîssent les lignes de budget :

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Vous pouvez également visualiser via le tableau de bord général du module budgétaire  :

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Notez que cet utilisateur, par les droits dont il dispose, peut rattacher un panier à une ou plusieurs lignes de budget mais ne peut pas modifier les plafonds de ceux-ci.

L’administrateur du module budgétaire a la possibilité de modifier les attributs de chaque ligne budgétaire (voir le premier billet consacré à l’administration du module budgétaire).

modbudg41

 

  • Cas des devises étrangères

Electre étant une base francophone, nous cataloguons un grand nombre de notices d’ouvrages suisses, belges, canadiens, tunisiens, malgaches,… Ces ouvrages vont souvent être valorisés en devises étrangères. En l’absence de lois sur un prix unique dans la plupart des pays, il n’est pas possible d’ “automatiser” la conversion. Dans la plupart des cas, ces notices sont soit supprimées du panier, soit les bibliothécaires renseignent un prix estimé s”ils souhaitent acquérir lesdits titres.

Dans ces cas, les paniers ne sont pas valorisés et les lignes budgétaires ne sont pas modifiées tant que l’ensemble des prix n’est pas exprimée dans la même devise. Notez qu’un message vous avertit de la présence de devises différentes et que les dites notices apparaissent en tête de panier :

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Pour supprimer une ou plusieurs notices d’un panier, vous pouvez cliquer sur la croix  à droite des listes ou cocher plusieurs notices avant d’Effectuer une action puis Supprimer :

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Une fois que le panier est ainsi corrigé, le montant total est calculé et les lignes budgétaires sont ajustées :

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Dans le cas ou vous souhaitez modifier le montant et la devise pour conserver la notice dans le panier, référez vous au chapitre suivant.

 

  • Modifications

Lorsque vous créez (ou alimentez) un panier de notices, vous affectez des valeurs par défaut pour les quantités, les remises ou les champs supplémentaires (liés au modèle de panier, voir cet article).

Vous serez donc très souvent amené à modifier ces valeurs une fois le panier créé.

Vous pourriez également souhaiter modifier un montant exprimé en devise étrangère.

Vous pouvez effectuer des modifications par groupes de notices ou par notices individuellement.

Modifications groupées

Cochez les notices à modifier, cliquez sur Effectuer une action > Modifier :

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Les attributs de ces notices ainsi que les montants des lignes de budget sont ajustés :

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Modifications individuelles

Ouvrez la notice en cliquant sur le titre :

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Repérez le cadre jaune dans lequel vous pouvez apporter des modifications à la notice :

modbudg49

 

Bien-sûr, toutes les modifications affectant les quantités ou les remises modifient les montants engagés ou dépensés de vos lignes de budget.

 

Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres

Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 3/3 : La commande

 

 

Le module budgétaire 1/3 : paramètres

Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres

Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 3/3 : La commande

 

 

La transformation de paniers en bons de commande valorisés (remises et quantités) puis l’envoi de ceux-ci aux libraires sont des fonctions appréciées dans les bibliothèques et les centres de documentation.

Electre propose également en option une fonction qui leur permet de suivre avec précision leurs budgets, quelques soient les modes de répartition de ceux-ci (sites, lots, domaines, utilisateurs (agents), fournisseurs).

modbudg01

 

De la création du panier bibliographique jusqu’à la réception des ouvrages, ce module budgétaire tient compte de toutes les situations (non-réception d’ouvrage, clôture ou suppression de commande, …)

Ce billet concerne le paramétrage, des articles ultérieurs détailleront l’utilisation au quotidien du module budgétaire ainsi que l’envoi de commande (vers votre libraire).

 

1. Paramètres généraux

En amont de l’utilisation du Module Budgétaire d’Electre, plusieurs paramétrages sont nécessaires. Si vous disposiez déjà d’un abonnement Electre, que vous ayez déjà créé (ou non) des comptes d’utilisateurs, des paniers, des modèles de paniers, des dossiers de paniers, il est toujours possible de faire évoluer vos configurations vers l’utilisation du module budgétaire.

 

  • Utilisateurs

L’utilisation du module budgétaire est un droit affecté (ou non) à un utilisateur (agent) identifié. Nous vous invitons à vous référer à l’article du blog Créer un utilisateur d’Electre en tenant compte des trois droits suivants (qui n’apparaissent pas tous par défaut si vous n’avez pas souscrit à l’option Module Budgétaire) :

modbudg02

 

L’administrateur du module budgétaire crée, modifie ou supprime les lignes ou les montants de budget, le rattachement du panier (ou du bon de commande) permet à un agent de le lier à une ligne de budget et le droit d’expédition des bons de commande permet à un utilisateur de l’envoyer à son libraire.

Notez que la création de comptes d’utilisateurs permet à ceux-ci de nombreuses autres personnalisations comme la Veille bibliographique, la création de périmètres, etc…

 

  •  Modèle de panier

Par défaut, Electre vous propose d’utiliser le modèle standard qui ne tient pas compte de la remise accordée par le libraire.

Il vous faut donc créer un modèle de panier, qui permettra de valoriser un panier, remises et quantités comprises. Vous trouverez toutes les procédures ici.

modbudg03

Notez que le modèle de panier permet également de rattacher des informations personnalisables à chaque notice de votre panier.

Nous vous conseillons de ne créer qu’un seul modèle de paniers (que tous vont utiliser) plutôt que de multiplier les modèles de paniers, ce qui risque de créer des confusions lors de déplacements (copier/coller) de notices d’un panier à un autre.

Il est possible de modifier le modèle d’un panier déjà créé. Dans ce cas, vous devrez réaffecter les remises (et les éventuels champs supplémentaires).

  •  Arborescence de dossiers de paniers

Il est nécessaire de correctement organiser l’arborescence de vos dossiers de paniers (referez-vous à ce billet).

L’arborescence est commune à tous les utilisateurs de votre abonnement.

modbudg05

Cette capture d’écran présente une arborescence possible. Adaptez celle-ci à vos procédures.

 

2. Création des lignes de budget

Comme vu précédemment, seul l’administrateur du module budgétaire peut créer ou modifier ces paramètres.

 

  • Le budget général

Accédez au tableau de bord du module budgétaire en cliquant sur  à gauche de votre écran :

modbudg06

Sur l’écran qui apparaît, cliquez sur le signe + pour créer une ligne de budget :

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Instruisez les champs de cette nouvelle ligne de budget :

modbudg08

La ligne de budget nouvellement créée apparaît ainsi dans le tableau de bord :

modbudg09

 

 

  • La ligne de budget par lot

Vous pouvez créer une ligne de budget par lot en cliquant sur le lien suivant :

modbudg10

Renseignez les attributs de cette ligne de budget :

modbudg11

Libellé : nom de la ligne de budget,

Fournisseur : nom du fournisseur. Il est important de créer “correctement” la fiche du fournisseur en suivant les procédures détaillées ICI,

Budget Maximal : renseignez ici cette valeur,

Visible : cochez cette case si vous souhaitez rendre visible cette ligne de budget par tous les utilisateurs,

Budget illimité : Cochez cette case si le budget affecté à cette ligne est illimité (en tous cas dans les limites du budget général).

Dépassement autorisé : cocher cette case permet à l’utilisateur de dépasser le montant de son budget initial.

 

Vous obtenez (par exemple) la fenêtre suivante :

modbudg12

 

 

  • La ligne de budget par domaine

Cliquez sur “Ajouter un domaine” puis sur “Créer un nouveau domaine” :

modbudg13

Renseignez ensuite les champs de votre ligne de budget :

modbudg14

Libellé : nom de la ligne de budget,

Budget Maximal : renseignez ici cette valeur,

Visible : cochez cette case si vous souhaitez rendre visible cette ligne de budget par tous les utilisateurs,

Budget illimité : Cochez cette case si le budget affecté à cette ligne est illimité (en tous cas dans les limites du budget général).

Dépassement autorisé : cocher cette case permet à l’utilisateur de dépasser le montant de son budget initial.

Vous obtenez (par exemple) la fenêtre suivante :

modbudg15

 

 

  • La ligne de budget par site

Cliquez sur “Ajouter un site” puis sur “Créer un nouveau site” :

modbudg16

Renseignez ensuite les champs de votre ligne de budget par site :

modbudg17

Libellé : nom de la ligne de budget,

Budget Maximal : renseignez ici cette valeur,

Visible : cochez cette case si vous souhaitez rendre visible cette ligne de budget par tous les utilisateurs,

Budget illimité : Cochez cette case si le budget affecté à cette ligne est illimité (en tous cas dans les limites du budget général).

Dépassement autorisé : cocher cette case permet à l’utilisateur de dépasser le montant de son budget initial.

Vous obtenez (par exemple) la fenêtre suivante :

modbudg18

 

 

3. Création des liens entre les lignes de budget

Le module budgétaire permet de relier les différentes lignes de budget.

 

  • Liens à partir des Lots

Il est possible de relier une ligne de budget par Lot à un (ou plusieurs) Domaine(s) ou à un (ou plusieurs) Sites en cliquant sur  :

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Les liens créés apparaissent sous la forme suivante (vous devriez peut-être “dérouler” les liens via le bouton + pour les visualiser) :

modbudg20

Il est possible pour l’administrateur de supprimer le(s) lien(s) en cliquant sur .

 

  • Liens à partir des Domaines

Il est possible de relier une ligne de budget par Domaine à un (ou) plusieurs Lot(s) ou à un (ou plusieurs) Site(s) ou à un (ou plusieurs) Utilisateur(s) en cliquant sur  :

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Vous pouvez bien-sûr lier un domaine à un ou plusieurs utilisateurs :

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La fenêtre suivante apparaît :

modbudg23

 

 

  • Liens à partir des Sites

Il est possible de relier une ligne de budget par Site à un (ou) plusieurs Lot(s) ou à un (ou plusieurs) Domaine(s) ou à un (ou plusieurs) Utilisateur(s) en cliquant sur  :

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Vous pouvez bien-sûr lier un Site à un ou plusieurs utilisateurs :

modbudg25

Vous obtenez la fenêtre suivante :

modbudg26

 

4. Autres visualisations et observations générales

  • Autres visualisations

Vous pouvez également visualiser les liens par utilisateur …

modbudg27

… et les lignes de budget par fournisseur :

modbudg28

 

  • Observations générales

L’administrateur du module budgétaire a toujours la possibilité de modifier les lignes de budgets.

Il est fortement recommandé de créer des comptes d’utilisateurs (par agent) et de positionner les paniers dans une arborescence claire. Vous pouvez “sécuriser” cette arborescence en créant un ou plusieurs Administrateur Paniers.

 

De plus, l’administrateur du module budgétaire a la possibilité de créer un niveau intermédiaire pour les lignes de budget par lot en cliquant sur :

modbudg29

 

Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres

Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 3/3 : La commande