Le bon de commande Bibliothèque 2/2 : Envoi et réception

Cet article fait suite à celui-ci.

Envoi du Bon de Commande

Important :

Notez qu’envoyer un bon de commande à son fournisseur est un droit donné (ou non) à chaque utilisateur. Pour toutes question relative à la création, à la suppression ou aux droits d’utilisateur, vous pouvez consulter cet article.

 

Si votre libraire est abonné à Electre, cliquez sur Envoyer à votre fournisseur.

Votre libraire sera averti par mail de votre commande et il recevra votre bon de commande sous forme de panier dans son espace Electre :

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Un signal rouge clignotant l’alertera sur sa page d’accueil Electre :

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De plus, un bon de commande non-traité apparaît en rouge dans son explorateur de paniers :

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Si votre libraire n’est pas abonné à Electre, cliquez sur Envoyer par e-mail :

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il recevra votre commande en pièce jointe (format PDF) d’email. Vous avez la possibilité d’intégrer les codes à barres dans votre bon de commande, ainsi qu’une pièce jointe. Enfin, vous pouvez utiliser un modèle d’impression personnalisé (un document avec une entête personnalisée) :

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Un message vous informe enfin des dates d’envoi et de réception (lecture) de votre bon de commande :

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Archivage et réception

Un bon de commande envoyé à un fournisseur est automatiquement archivé mais sera toujours couvert par les outils de dédoublonnage d’Electre :

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Le bon de commande archivé est représenté comme suit dans votre explorateur de paniers :

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Electre propose en outre un service de réception de vos commandes. A partir d’un bon de commande archivé, cliquez sur Effectuer une action > Réceptionner :

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Avec votre lecteur optique (douchette), vous pouvez contrôler “à la volée” vos réceptions. Les quantités reçues s’afficheront dans votre bon de commande archivé :

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(Si votre lecteur optique ne parvient pas à lire le code à barres, vous pouvez introduire “manuellement” les quantités livrées)

 

De nombreuses bibliothèques utilisent ce service de réception pour “optimiser” leurs exportations de notices vers leur SIGB ou pour créer un Panier des non-livrés (qui leur permet de gérer elles-mêmes les ouvrages non-livrés).

  • “Optimiser” les exportations

Cette fonction peut être utile pour les bibliothèques cataloguant après la réception. Cette fonction permet d’alimenter le SIGB uniquement en notices d’ouvrages reçus.

Pour utiliser cette fonction, cliquer sur la disquette  puis indiquez si vous souhaitez exporter toutes les notices ou seulement les livrées ou les non-livrées :

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Les procédures et les conditions d’exportation sont détaillées ici.

 

  • Créer ou alimenter un panier des non-livrés

Les bibliothèques qui souhaitent gérer elles-mêmes leurs non-livrés peuvent pour cela créer ou alimenter un panier des non-livrés. Cliquez sur Effectuer une action > Créer un panier des non-livrés :

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Vous pouvez alors choisir d’alimenter un panier existant ou de créer un nouveau panier :

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Dans l’explorateur de paniers, vous pouvez ainsi visualiser le panier initial (vidé), le bon de commande archivé (avec le cadenas) et  un panier des non-livrés (ici, nous avons choisi de créer un panier des non-livrés plutôt que d’alimenter un panier existant) :

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A partir de ce panier des non-livrés, vous pouvez choisir de maintenir ou non la commande d’ouvrages non-reçus.

Notez enfin que la gestion des non-livrés par le libraire ou par le bibliothécaire est à définir dans le cadre de la relation (et des conditions afférentes) entre ces deux entités.

 

Réceptionner un ouvrage non-localisé

Il arrive souvent que vos réceptions contiennent des titres dont vous ne localisez pas le bon de commande correspondant (une commande pouvant en effet être livrée en plusieurs fois). Pour retrouver un bon de commande à partir d’un titre en réception, cliquez sur  (à gauche de votre écran), puis sur Réceptionner :

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Vous pouvez alors renseigner le code à barre dudit ouvrage pour retrouver le bon de commande correspondant :

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Notez que si un ouvrage se retrouve dans plusieurs bons de commande, autant d’onglets apparaîtront et vous serez invité à spécifier lequel correspond.

 

Clôturer la réception

Dès que la commande est finalisée, vous pouvez enfin clôturer la réception. Les ouvrages (définitivement) non-livrés seront supprimés de ce bon de commande sur lequel les outils de dédoublonnage seront toujours actifs :

Pour clôturer une réception à partir d’un bon de commande archivé, cliquez sur Effectuer une action > Clôturer la réception :

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Vous devez confirmer votre choix :

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Les titres non-livrés “disparaissent” de votre bon de commande dont la clôture est indiqué par un “R” :

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La clôture est indiquée de la même manière dans votre explorateur de paniers :

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Notez enfin que si vous utilisez le module budgétaire, celui-ci tiendra compte des quantités livrées ou non livrées des bons de commande clôturés ou non pour ajuster les budgets engagés ou dépensés.

 

 

 

Le bon de commande Bibliothèque 1/2 : Création

Un des nombreux services d’Electre consiste à permettre aux bibliothécaires de transformer leurs paniers en bons de commande et d’envoyer ceux-ci à leurs libraires.

Notez que si vous souhaitez intégrer un (rare) titre non trouvé sur Electre dans un panier, vous avez la possibilité de le rajouter manuellement via la fonction Effectuer une action > panier Ajouter un article.

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Vous êtes invités à “créer” une notice :

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Pour démarrer la commande à partir d’un panier, sélectionnez les notices concernées, cliquez sur Effectuer une action puis sur Établir un bon de commande :

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Un message vous rappelle que seules les notices cochées seront commandées :

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La fenêtre du choix du fournisseur apparaît alors. Elle recense les librairies en marché (ou ayant été en marché) avec la bibliothèque.

Si votre fournisseur n’est pas présent sur cette liste, vous devrez créer sa fiche en vérifiant si ce libraires est (ou non) abonné à Electre :

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La fiche fournisseur ainsi créée (ou modifiée), vous pouvez la sélectionner, spécifier un contact (plusieurs contacts peuvent exister dans une librairie) et poursuivre le processus de commande :

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L’étape suivante consiste à instruire vos coordonnées d’expédition, de facturation ou de livraison qui peuvent être différentes. Vos choix seront mémorisés :

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L’écran qui suit vous propose de renseigner les références et les conditions de votre commande ainsi que les champs qui apparaîtront dans les listes :

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Notez que via les paramètres  > Paniers > Champs Bon de Commande, vous avez également la possibilité de paramétrer les colonnes qui s’affichent dans votre bon de commande (n’oubliez pas de sauvegarder) :

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Ce qui donne le résultat suivant :

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Vous avez la possibilité de ventiler votre bon de commande suivant les taux de TVA en cliquant sur Effectuer une action > Calcul par TVA :

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Si vous souhaitez modifier la liste de titre (rajouter, supprimer ou modifier), vous devez revenir à l’état panier (Effectuer une action > Retourner à l’état panier) :

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Cet article se poursuit ici.

La taille des images de vos marques-page

Ce billet est complémentaire de ces deux billets : 1 et 2

Le site electre.com permet aux abonnés d’éditer des documents personnalisés de valorisation bibliographique.

Vous pouvez ainsi créer vos propres catalogues, affiches ou marques-page.

Vous pouvez insérer des images (logos, portraits d’auteurs, …) de votre choix dans ces documents.

La question de la taille de ces images nous est souvent posée.

Dans le présent billet, nous aborderons la taille des images à insérer dans un marque-page, recto et verso et utiliserons le modèle ci-dessous en référence :

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Vous pouvez télécharger ce modèle au format PDF A4 (contenant 5 signets) en cliquant sur le lien suivant :

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Hormis la couverture qui est directement intégrée au document suivant les paramètres de votre Gabarit, deux images apparaissent sur ce marque-page :

  • le drapeau argentin en recto,
  • le bandeau vertical Livres Hebdo en verso

Le drapeau argentin a une dimension de 110 pixels de largeur et de 73 pixels de hauteur et le bandeau vertical Livres hebdo de 254 pixels de largeur et de 1707 pixels de hauteur. Retenez particulièrement les largeurs (110 pixels pour le recto et 254 pour le verso).

Vous pouvez donc “viser” ces dimensions pour que vos images s’intègrent correctement dans vos marques-page.

 

Pour contrôler la dimension d’une image, vous avez plusieurs possibilités :

  • Depuis votre disque dur (autrement dit “AVANT” d’avoir chargé cette image dans electre.com) : en maintenant le curseur au dessus de l’image concernée, cliquez avec le bouton de droite, puis, dans le menu qui apparaît, cliquez sur Propriétés :

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Cliquez ensuite sur l’onglet Détails :

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Vous visualisez alors les dimensions :

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Notez que l’aspect de la fenêtre des propriétés peut varier d’un ordinateur à un autre ou d’un système d’exploitation à un autre.

 

  • Directement dans electre.com (autrement dit, “APRES” avoir chargé les images) : via le gestionnaire d’images, cliquez sur la petite flèche montante à droite du nom de votre image et cliquez sur Afficher :

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L’image s’affiche alors isolément et les dimensions sont mentionnées :

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Pour modifier les dimensions de l’image :

Il existe plusieurs possibilités dont les plus fréquentes consistent à utiliser un logiciel de traitement d’image gratuit (en ligne : le simple lunapic ou le complet pixlr, ou à télécharger : le simple photoscape ou le complet gimp).

Vous pouvez avantageusement le faire directement dans electre.com si les modifications que vous souhaitez apporter concernent uniquement les dimentions. Pour cela, toujours via le gestionnaire d’images et la petite flèche montante à droite du nom de votre image, cliquez sur Modifier :

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Dans l’écran qui apparaît, cliquez sur Redimensionner …

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… Puis faites glisser l’un des carrés blancs pour parvenir aux dimensions souhaitées :

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Les dimensions souhaitées atteintes, cliquez sur Valider :

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Et enfin, n’oubliez pas d’enregistrer (éventuellement sous un nom différent si vous souhaitez conserver l’image originale) :

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Conclusion

Grâce à Electre, vous pouvez ainsi paramétrer des marques-page personnalisés en y insérant des images de votre choix. Retenez que la largeur idéale pour le recto de votre signet est 110 pixels et 254 pixels pour le verso.

Grâce à la fonction Modifier, vous pouvez également rogner une image (recadrer), l’inverser ou la tourner (rotation). pour le signet ci-dessus, le bandeau Livres Hebdo initialement horizontal a d’abord été tourné (à 270°) puis redimensionnée pour atteindre 254 pixels de largeur.

Personnalisez les notices de vos paniers

Bonjour,

Cette fonctionnalité est très utile.

Mais je n’ai pas trouvé comment modifier le nom d’un gabarit.

De même, n’est-il pas possible de glisser automatiquement avec chaque notice dans le document word un espace vide qui pourrait dédié à une annotation ?

Je n’ai pas trouvé comment faire.

En vous en remerciant.

Bonne journée.

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Il n’est pas possible de modifier le nom d’un panier.

Nous développons la prochaine version d’Electre qui inclura entre autre cette nouvelle fonctionnalité.

Il est cependant possible de rajouter à une notice dans un panier jusqu’à six informations personnalisées :

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Retrouvez ici le paramétrage des modèles de paniers.

Ces informations supplémentaires pourront être reprises dans les catalogues que vous éditez via les Gabarits ou exportés.

Affichage des bons de commande clôturés

Bonjour,
Une partie des utilisateurs de notre compte Electre ne voit pas nos bons de commande clôturés. Je n’arrive pas à comprendre pourquoi. Y a-t-il un paramétrage spécifique, quelque chose à cocher ?
Merci d’avance pour votre réponse.

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Il existe, a priori, deux raisons pour lesquelles vos bons de commande clôturés ne s’afficheraient pas pour une partie des utilisateurs :

  • dans vos explorateurs de paniers (à vérifier par chaque utilisateur), vérifiez que toutes les cases situées à droite dans la colonne “Restreindre”, en particulier celles de des Bons de commande sont cochées :

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  • les bons de commande (comme les paniers dont ils sont issus) pourraient être “personnels”, ce qui les rendraient invisibles pour les autres utilisateurs (login/mot de passe) :

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Il est possible de transformer un panier ou BC de “commun” à personnel (ou inversement) à tout moment.

Visualisez les colonnes de votre choix!

Selon votre activité et/ou les fonds que vous défendez, vous pouvez être amenés à “préférer” telle information d’une notice Electre à une autre. Par exemple, un libraire pourrait souhaiter voir afficher une colonne Distributeur, une bibliothécaire une colonne Dewey.

C’est une option paramétrable par Utilisateur (voir ici pour la gestion des utilisateurs et pour la simplification des identifiants).

Pour paramétrer les colonnes des résultats de recherche, rendez vous dans la section Mon electre accessible via le pictogramme (à gauche de votre écran puis sur Champs liste :

L’écran suivant apparaît :

Vous avez la possibilité de choisir parmi les champs suivants :

  • Titre,
  • Auteur(s),
  • Collection,
  • Numéro de collection,
  • Numéro de sous-collection,
  • Éditeur,
  • Distributeur,
  • ISBN,
  • EAN,
  • Date,
  • Thème,
  • Genre,
  • Dewey,
  • Public,
  • Date,
  • Scolaire.

 

Si vous avez choisi les champs suivants (par exemple) …

… votre résultat de recherche affichera les colonnes suivantes :

 

Découvrez et/ou exploitez les flux RSS grâce à Electre 2/2

***** SUITE DE CE BILLET *****

 

II. La rubrique “Livre” du journal La Montagne

Rendez-vous sur le site de ce journal (http://www.lamontagne.fr) :

Repérez les flux RSS (ils sont tout en bas 🙂 ) et cliquez sur le lien :

Contrairement au blog de Pierre Assouline, ce site propose plusieurs flux RSS (correspondant aux rubriques du journal) Il ne vous reste qu’à repérer celui que vous recherchez, copier l’adresse du lien (clic droit, Copier l’adresse du lien) :

Collez enfin ce nouveau flux RSS sur votre page d’accueil Electre :

Une nouvelle case apparaît, vous donnant les dernières actualités de la rubrique Livre – BD du site www.lamontagne.fr :

 

III. La rubrique Edition de Livres Hebdo :

Rendez-vous sur le site www.livreshebdo.fr et repérez les flux RSS (ils sont tout en bas de la page) :

La fenêtre suivante s’ouvre et vous propose tous les flux RSS correspondant aux rubriques du site :

Dans ce cas, repérez et copiez l’URL correspondant à la rubrique Edition :

En la collant (comme précédemment expliqué) sur votre page d’accueil Electre), vous allez être informés (en temps réel) des dernières actualités de la rubrique Edition du site www.livreshebdo.fr :

 

Informations complémentaires concernant les flux RSS

Si vous avez créé plusieurs comptes d’utilisateurs de votre site www.electre.com, chacun de ceux-ci pourra paramétrer ses propres flux RSS. Retrouvez le billet de ce blog consacré à la création de comptes d’utilisateurs ici.

Les flux sont réactualisés en permanence (à chaque fois que vous “rafraîchissez” votre page d’accueil Electre).

Ce qui est décrit dans ce billet n’est qu’une utilisation parmi d’autres des flux RSS. Si vous disposez d’un site ou d’un blog, vous pouvez afficher ces flux sur ceux-ci. Par exemple, si vous appréciez les articles de Pierre Assouline, vous pouvez en afficher les titres sur votre blog.

Notez par exemple que les titres d’actualités de Livres Hebdo sont affichés sur ce blog grâce aux flux RSS.

Les dernières actualités de ce blog (accessibles via le pictogramme  de votre site www.electre.com) utilisent aussi la technologie des flux RSS.

Vous pouvez d’ailleurs retrouver le flux RSS de ce blog grâce au pictogramme correspondant!

Mis-à-part votre page d’accueil Electre, il existe de nombreux agrégateurs de flux RSS ; les plus connus étant Netvibes, Yahoo et Google.

L’accès à l’intégralité des articles est souvent gratuite. Cependant, si le site en référence nécessite un abonnement, vous serez amenés à instruire les codes d’accès (identifiant et mot de passe) afin d’en visualiser le contenu (au delà du titre, donc).

De nombreux sites (sites de libraires ou d’éditeurs, catalogues de bibliothèques) proposent différents flux RSS (nouveautés, coups de coeur, portraits d’auteurs, bibliographies thématiques, etc.)

 

Découvrez et/ou exploitez les flux RSS grâce à Electre 1/2

L’un des aspects de nos métiers est de suivre l’actualité “Livre” émanant des différents médias.

Il peut s’agir d’une actualité sur les sorties littéraires, sur l’évolution des métiers du livre, sur le monde de la littérature, etc.

En utilisant les flux RSS (Really Simple Syndication), vous avez la possibilité d’assurer efficacement ce suivi, sans perdre de temps à retrouver tel ou tel journal, telle ou telle émission radiophonique.

Le site www.livreshebdo.fr donne la définition suivante des flux RSS.

“Les fils RSS sont des flux de contenus gratuits en provenance de sites Internet. Ils incluent les titres des articles, des résumés et des liens vers les articles intégraux à consulter en ligne. Les dernières informations publiées sur livreshebdo.fr peuvent ainsi venir enrichir automatiquement votre site Internet ou compléter vos sources d’informations déjà agrégées via un logiciel de lecture des flux RSS.”

Vous avez désormais la possibilité d’utiliser votre site www.electre.com comme un agrégateur de flux RSS.

Prenons trois exemples :

– vous suivez le blog “La république des livres” de Pierre Assouline,

– vous suivez la rubrique Livre du journal La Montagne,

– vous suivez la rubrique Edition de Livres Hebdo.

 

I. La république des Livres

Rendez-vous sur le blog de Pierre Assouline (http://passouline.blog.lemonde.fr) et repérez le flux RSS. Les flux RSS sont représentés par le pictogramme Abonnez-vous au flux RSS . Ce pictogramme est souvent intégré à la barre d’outil de votre navigateur (Mozilla Firefox, Internet Explorer, Google Chrome, etc.).

Vous repérez le pictogramme Abonnez-vous au flux RSS plus bas dans la page. Cliquez dessus avec le bouton droit de votre souris et “Copiez l’adresse du lien”:

Tout en bas de votre page d’accueil Electre, repérez à nouveau le pictogramme ” Abonnez-vous au flux RSS Ajouter un fil RSS “, cliquez dessus (clic gauche) et collez l’URL (l’adresse du lien) précédemment copiée :

Une case apparaît alors, vous présentant les derniers billets du blog de Pierre Assouline. En cliquant sur le titre d’un de ces billets, vous accédez (via une nouvelle fenêtre ou un nouvel onglet) à l’intégralité de celui-ci :

Cliquer sur le titre d’un billet (par exemple L’angoisse de Milan Kundera) ouvre la fenêtre (ou l’onglet) suivant:

 

***** SUITE DANS CE BILLET *****

Utiliser une recherche editeurs pour une veille sur les nouveautés

Bonjour, je souhaiterais utiliser la recherche éditeurs pour sélectionner un panier d’éditeurs et me créer une alerte sur les parutions de ces éditeurs, comment Est-ce possible?
Merci

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Bonjour,

Il existe plusieurs possibilités pour mettre en place une veille bibliographique sur un (ou plusieurs) éditeur(s). Nous présentons ici la plus rapide à mettre en place mais il est possible, par exemple de suivre plusieurs éditeurs, une ou plusieurs collection(s), série(s), etc.

Notez que les procédures sont similaires si vous souhaitez mettre en place une veille bibliographique sur les séries, les collections, etc.

Vous souhaitez, par exemple, être alertés sur les “Nouveautés” ou les “A paraître” des éditions Actes Sud. En Recherche avancée, effectuez une recherche “Éditeur” en décochant les filtres : “épuisé”, “manquant”, “cartes”, “autres médias”, “livre numérique”. Cela vous permet de préciser votre veille, par exemple, en décochant “épuisé” et “manquant”, vous ne serez alerté que lorsque un titre apparaîtra en “disponible” ou en “à paraître” :

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Lancez ainsi cette recherche :

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A présent, retrouvez cette recherche dans l’historique des recherches de votre session electre en cours, via le pictogramme  à gauche de votre écran. Notez que vous pouvez retrouver ainsi tout l’historique de vos recherches, ce qui peut être utile si vous souhaitez relancer une recherche complexe ou récurrente sans avoir à tout ressaisir. Vos recherches successives sont mémorisées (pour la session electre en cours) et “s’empilent” par le haut :

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Cliquez sur la disquette pour renseigner les paramètres de votre alerte et pour la sauvegarder :

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Sauvegardez cette alerte. Elle apparaît alors dans une case de votre page d’accueil Electre :

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Lorsqu’un ou plusieurs titres paraissent ou sont annoncés, la quantité est mentionnée dans un carré rouge dans le tableau de bord de vos alertes. Exemples d’alertes :

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En cliquant sur ce carré rouge, vous accédez aux dites alertes (ici, nous cliquons sur les 31 titres en alerte “Suivi Litec”) :

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Une fois ces titres visualisés, le carré rouge disparaît dans votre tableau de bord d’alertes (jusqu’aux prochaines nouveautés … ) :

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Via l’onglet ouvert par la cloche  à gauche de votre écran, vous avez la possibilité de supprimer votre alerte en cliquant sur la croix  :

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Enfin, la veille bibliographique peut être encore plus précise. Vous pouvez par exemple mettre en place une alerte liée aux guides de randonnées autour de la Loire, aux romans policiers d’auteurs russes, etc.

Voir aussi cet article ou celui-ci.

Personnalisez votre recherche avancée !

Vous êtes nombreux à utiliser les index de la Recherche avancée Electre (Thème, Genre, Dewey, Lexique, …)

Chaque utilisateur a désormais la possibilité de paramétrer ses index préférés en Recherche avancée.

Pour toutes question relative à la gestion des utilisateurs Electre, merci de vous référer à cet article.

 

Par exemple, vous utilisez souvent la Recherche avancée Thème que vous croisez généralement avec un sujet (voir cet exemple).

Rendez vous dans les paramètres Mon electre via le pictogramme  situé à droite de votre écran et cliquez sur Recherche avancée :

La fenêtre suivante s’ouvre alors :

Vous pouvez alors paramétrer les index qui vous seront proposés par défaut en Recherche avancée :

N’oubliez pas d’Enregistrer !

En Recherche avancée, vous retrouvez ces nouveaux paramètres.

Grâce à cette petite astuce, vous pouvez rapidement réaliser une recherche tel l’exemple suivant :