Archivage

Une question
Bonjour, Avec la nouvelle année et donc un nouveau budget, je souhaite ranger mes paniers Electre sans les effacer. Il y a une fonction « archiver », Est-ce-que je peux l’utiliser ? Si oui, mes paniers seront toujours accessibles et non modifiables ? Merci de votre réponse.

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Réponse :

Bonjour,

La fonction “Archiver” est souvent utilisée dans la perspective que vous envisagez (comme premier contrôle de doublons par exemple).

Il est ainsi possible d’archiver un panier ou un bon de commande :

Comme il est possible de créer des dossiers (ou des sous-dossiers) et de déplacer des paniers d’un (sous-)dossier à un autre, l’usage est généralement de créer des dossiers d’archive (par année, par secteur,…)

Les paniers ou bons de commandes archivés sont consultables et non-modifiables. Le “dédoublonneur” d’Electre contrôle ces paniers archivés lorsque vous en alimentez un autre de notices.

Le bon de commande Bibliothèque 2/2 : Envoi et réception

Cet article fait suite à celui-ci.

Envoi du Bon de Commande

Important :

Notez qu’envoyer un bon de commande à son fournisseur est un droit donné (ou non) à chaque utilisateur. Pour toutes question relative à la création, à la suppression ou aux droits d’utilisateur, vous pouvez consulter cet article.

 

Si votre libraire est abonné à Electre, cliquez sur Envoyer à votre fournisseur.

Votre libraire sera averti par mail de votre commande et il recevra votre bon de commande sous forme de panier dans son espace Electre :

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Un signal rouge clignotant l’alertera sur sa page d’accueil Electre :

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De plus, un bon de commande non-traité apparaît en rouge dans son explorateur de paniers :

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Si votre libraire n’est pas abonné à Electre, cliquez sur Envoyer par e-mail :

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il recevra votre commande en pièce jointe (format PDF) d’email. Vous avez la possibilité d’intégrer les codes à barres dans votre bon de commande, ainsi qu’une pièce jointe. Enfin, vous pouvez utiliser un modèle d’impression personnalisé (un document avec une entête personnalisée) :

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Un message vous informe enfin des dates d’envoi et de réception (lecture) de votre bon de commande :

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Archivage et réception

Un bon de commande envoyé à un fournisseur est automatiquement archivé mais sera toujours couvert par les outils de dédoublonnage d’Electre :

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Le bon de commande archivé est représenté comme suit dans votre explorateur de paniers :

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Electre propose en outre un service de réception de vos commandes. A partir d’un bon de commande archivé, cliquez sur Effectuer une action > Réceptionner :

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Avec votre lecteur optique (douchette), vous pouvez contrôler “à la volée” vos réceptions. Les quantités reçues s’afficheront dans votre bon de commande archivé :

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(Si votre lecteur optique ne parvient pas à lire le code à barres, vous pouvez introduire “manuellement” les quantités livrées)

 

De nombreuses bibliothèques utilisent ce service de réception pour “optimiser” leurs exportations de notices vers leur SIGB ou pour créer un Panier des non-livrés (qui leur permet de gérer elles-mêmes les ouvrages non-livrés).

  • “Optimiser” les exportations

Cette fonction peut être utile pour les bibliothèques cataloguant après la réception. Cette fonction permet d’alimenter le SIGB uniquement en notices d’ouvrages reçus.

Pour utiliser cette fonction, cliquer sur la disquette  puis indiquez si vous souhaitez exporter toutes les notices ou seulement les livrées ou les non-livrées :

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Les procédures et les conditions d’exportation sont détaillées ici.

 

  • Créer ou alimenter un panier des non-livrés

Les bibliothèques qui souhaitent gérer elles-mêmes leurs non-livrés peuvent pour cela créer ou alimenter un panier des non-livrés. Cliquez sur Effectuer une action > Créer un panier des non-livrés :

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Vous pouvez alors choisir d’alimenter un panier existant ou de créer un nouveau panier :

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Dans l’explorateur de paniers, vous pouvez ainsi visualiser le panier initial (vidé), le bon de commande archivé (avec le cadenas) et  un panier des non-livrés (ici, nous avons choisi de créer un panier des non-livrés plutôt que d’alimenter un panier existant) :

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A partir de ce panier des non-livrés, vous pouvez choisir de maintenir ou non la commande d’ouvrages non-reçus.

Notez enfin que la gestion des non-livrés par le libraire ou par le bibliothécaire est à définir dans le cadre de la relation (et des conditions afférentes) entre ces deux entités.

 

Réceptionner un ouvrage non-localisé

Il arrive souvent que vos réceptions contiennent des titres dont vous ne localisez pas le bon de commande correspondant (une commande pouvant en effet être livrée en plusieurs fois). Pour retrouver un bon de commande à partir d’un titre en réception, cliquez sur  (à gauche de votre écran), puis sur Réceptionner :

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Vous pouvez alors renseigner le code à barre dudit ouvrage pour retrouver le bon de commande correspondant :

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Notez que si un ouvrage se retrouve dans plusieurs bons de commande, autant d’onglets apparaîtront et vous serez invité à spécifier lequel correspond.

 

Clôturer la réception

Dès que la commande est finalisée, vous pouvez enfin clôturer la réception. Les ouvrages (définitivement) non-livrés seront supprimés de ce bon de commande sur lequel les outils de dédoublonnage seront toujours actifs :

Pour clôturer une réception à partir d’un bon de commande archivé, cliquez sur Effectuer une action > Clôturer la réception :

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Vous devez confirmer votre choix :

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Les titres non-livrés “disparaissent” de votre bon de commande dont la clôture est indiqué par un “R” :

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La clôture est indiquée de la même manière dans votre explorateur de paniers :

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Notez enfin que si vous utilisez le module budgétaire, celui-ci tiendra compte des quantités livrées ou non livrées des bons de commande clôturés ou non pour ajuster les budgets engagés ou dépensés.

 

 

 

Le bon de commande Bibliothèque 1/2 : Création

Un des nombreux services d’Electre consiste à permettre aux bibliothécaires de transformer leurs paniers en bons de commande et d’envoyer ceux-ci à leurs libraires.

Notez que si vous souhaitez intégrer un (rare) titre non trouvé sur Electre dans un panier, vous avez la possibilité de le rajouter manuellement via la fonction Effectuer une action > panier Ajouter un article.

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Vous êtes invités à “créer” une notice :

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Pour démarrer la commande à partir d’un panier, sélectionnez les notices concernées, cliquez sur Effectuer une action puis sur Établir un bon de commande :

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Un message vous rappelle que seules les notices cochées seront commandées :

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La fenêtre du choix du fournisseur apparaît alors. Elle recense les librairies en marché (ou ayant été en marché) avec la bibliothèque.

Si votre fournisseur n’est pas présent sur cette liste, vous devrez créer sa fiche en vérifiant si ce libraires est (ou non) abonné à Electre :

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La fiche fournisseur ainsi créée (ou modifiée), vous pouvez la sélectionner, spécifier un contact (plusieurs contacts peuvent exister dans une librairie) et poursuivre le processus de commande :

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L’étape suivante consiste à instruire vos coordonnées d’expédition, de facturation ou de livraison qui peuvent être différentes. Vos choix seront mémorisés :

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L’écran qui suit vous propose de renseigner les références et les conditions de votre commande ainsi que les champs qui apparaîtront dans les listes :

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Notez que via les paramètres  > Paniers > Champs Bon de Commande, vous avez également la possibilité de paramétrer les colonnes qui s’affichent dans votre bon de commande (n’oubliez pas de sauvegarder) :

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Ce qui donne le résultat suivant :

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Vous avez la possibilité de ventiler votre bon de commande suivant les taux de TVA en cliquant sur Effectuer une action > Calcul par TVA :

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Si vous souhaitez modifier la liste de titre (rajouter, supprimer ou modifier), vous devez revenir à l’état panier (Effectuer une action > Retourner à l’état panier) :

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Cet article se poursuit ici.

Affichage des bons de commande clôturés

Bonjour,
Une partie des utilisateurs de notre compte Electre ne voit pas nos bons de commande clôturés. Je n’arrive pas à comprendre pourquoi. Y a-t-il un paramétrage spécifique, quelque chose à cocher ?
Merci d’avance pour votre réponse.

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Il existe, a priori, deux raisons pour lesquelles vos bons de commande clôturés ne s’afficheraient pas pour une partie des utilisateurs :

  • dans vos explorateurs de paniers (à vérifier par chaque utilisateur), vérifiez que toutes les cases situées à droite dans la colonne “Restreindre”, en particulier celles de des Bons de commande sont cochées :

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  • les bons de commande (comme les paniers dont ils sont issus) pourraient être “personnels”, ce qui les rendraient invisibles pour les autres utilisateurs (login/mot de passe) :

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Il est possible de transformer un panier ou BC de “commun” à personnel (ou inversement) à tout moment.

Ajouter un article “hors-electre” dans un bon de commande

De nombreux bibliothèques et centres de documentation utilisant Electre pour transférer leurs bons de commande à leurs libraires souhaitent y inclure des articles comme des titres non-francophones non-présents dans la base bibliographique Electre.

Un récent développement leur offre désormais cette possibilité.

Vous pouvez ajouter un article directement à partir d’un bon de commande :

Vous obtenez la fenêtre suivante :

Vous pouvez alors renseigner les champs. Ceux qui précèdent un astérisque sont obligatoires.

Cliquer sur OK intègre votre nouvel article dans votre Bon de Commande :

Notez que les nouveaux articles sont également exportables en UNIMARC ou sous un autre format d’exportation.

 

 

Quelles réceptions pour quels bons de commande?

De nombreuses bibliothèques ou centres de documentation utilisent Electre pour transformer leurs Paniers en Bons de Commande puis expédient ceux-ci directement à leurs libraires. Dans tous les cas, les libraires reçoivent ces Bons de Commande par e-mails (avec mention possible des codes à barres ISBN/EAN). Ceux qui sont également abonnés les reçoivent également sous forme de Paniers/Bons de commande dans leurs environnements Electre.

La multiplication des Bons de Commande a rendu difficile la localisation de l’un de ceux-ci (au travers de vos dossiers de Paniers/Bons de Commande).

Afin de palier à cela, Electre a développé une fonction Réceptionner globale qui localisera les Bons de Commande archivés associés aux titres scannés.

Pour l’utiliser, cliquez sur le pictogramme  à gauche de votre écran puis sur le lien Réceptionner :

La fenêtre suivante s’ouvre alors, vous invitant à scanner les codes à barres ISBN/EAN des ouvrages reçus :

En introduisant ici un code à barres ISBN/EAN d’un titre, Electre vous rappellera de quel Bon de Commande archivé il est issu et ajustera automatiquement la quantité livrée :

 

Si vous introduisez un code à barres ISBN/EAN d’un titre éventuellement présent dans plusieurs Bons de Commande archivés, Electre vous invitera à spécifier lequel est concerné par la réception en cours :

En cliquant sur le pictogramme  , vous accédez à un aperçu de ce Bon de Commande archivé :

En cliquant sur le nom du Bon de Commande archivé, Electre ajustera la quantité livrée correspondant au code à barres ISBN/EAN du titre concerné :

Le module budgétaire 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres

Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 3/3 : La commande

 

 

Comme vu dans ce précédent billet, Electre propose (en option) aux bibliothèques (et aux centres de documentation) un module qui leur permet de suivre avec précision leurs budgets, quelques soient les modes de répartition de ceux-ci (sites, lots, domaines, utilisateurs (agents), fournisseurs).

Ce billet concerne l’utilisation au quotidien de ce module budgétaire. Il faut bien-sûr préalablement l’avoir paramétré (voir ce billet).

Une troisième partie abordera la processus de commande vers votre libraire.

Ci-dessous le tableau de bord général du module budgétaire tel qu’il a pu être paramétré :

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Le rattachement d’un panier à une ligne de budget (tout comme l’envoi de bon de commande) est un droit qui est donné (ou non) à un utilisateur :

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Notez que le module budgétaire vous permet de distinguer le budget total, par lot , par domaine, par site ou par fournisseur.

Les budgets peuvent être engagés ou dépensés.

Le panier ou le bon de commande non réceptionné n’affecteront que les budgets engagés.

Le bon de commande réceptionné affectera les budgets dépensés (dépense effective).

Le bon de commande réceptionné ET clôturé “désengageront” les montants des ouvrages non-reçus.

 

Il est donc indispensable de respecter ces étapes :

1. La liste initiale est le Panier rattaché au module budgétaire,

2. Ce panier est transformé en Bon de Commande,

3. Dès que vous recevez votre commande, vous réceptionnez les titres (avec le service Réceptionner d’Electre),

4. Comme une commande peut être livrée en plusieurs fois, vous pouvez réceptionner au fur et à mesure des livraisons,

4. Enfin, vous clôturez votre commande lorsque vous avez reçu tous les titres (les titres qui seront alors encore non-réceptionnés seront supprimés du bon de commande clôturé).

 

Durant l’étape 1. et 2., les montants des paniers ou des bons de commandes n’affecteront que les budgets engagés.

Seuls les ouvrages réceptionnés affecteront les budgets dépensés à partir de l’étape 3.  Autrement dit, les montants des ouvrages réceptionnés est déduit des montants engagés et rajouté aux montants dépensés.

 

 

1. Création d’un panier rattaché à une ou plusieurs lignes budgétaires

Un utilisateur disposant des droits peut rattacher un panier à une (ou plusieurs) ligne de budget au moment de sa création (pour tous détails concernant la création et l’alimentation d’un panier, voir cet article).

  • Etape 1 : recherche :

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  • Etape 2 : création du panier :

Sélectionnez les notices puis cliquez sur Choisissez un panier de destination > Créer un panier commun :

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  • Etape 3 : renseignement des attributs budgétaires :

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  • Etape 4 : renseignement des (éventuels) remise et champs supplémentaires :

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Ces champs sont personnalisables et liés au modèle de panier, voir cet article.

 

Votre panier est désormais créé :

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2. Rattachement d’un panier existant à une ou plusieurs lignes budgétaires

Si vous souhaitez rattacher un panier existant à une ou plusieurs lignes de budget, ouvrez-le et cliquez sur la clé à droite de votre écran :

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Faites les correspondances :

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Votre panier est désormais rattaché au module budgétaire :

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3. Visualisation, cas des devises étrangères et modifications

  • Visualisations

Une fois votre panier créé,  vous pouvez le visualiser via l’explorateur de panier . A droite de votre écran apparaîssent les lignes de budget :

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Vous pouvez également visualiser via le tableau de bord général du module budgétaire  :

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Notez que cet utilisateur, par les droits dont il dispose, peut rattacher un panier à une ou plusieurs lignes de budget mais ne peut pas modifier les plafonds de ceux-ci.

L’administrateur du module budgétaire a la possibilité de modifier les attributs de chaque ligne budgétaire (voir le premier billet consacré à l’administration du module budgétaire).

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  • Cas des devises étrangères

Electre étant une base francophone, nous cataloguons un grand nombre de notices d’ouvrages suisses, belges, canadiens, tunisiens, malgaches,… Ces ouvrages vont souvent être valorisés en devises étrangères. En l’absence de lois sur un prix unique dans la plupart des pays, il n’est pas possible d’ “automatiser” la conversion. Dans la plupart des cas, ces notices sont soit supprimées du panier, soit les bibliothécaires renseignent un prix estimé s”ils souhaitent acquérir lesdits titres.

Dans ces cas, les paniers ne sont pas valorisés et les lignes budgétaires ne sont pas modifiées tant que l’ensemble des prix n’est pas exprimée dans la même devise. Notez qu’un message vous avertit de la présence de devises différentes et que les dites notices apparaissent en tête de panier :

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Pour supprimer une ou plusieurs notices d’un panier, vous pouvez cliquer sur la croix  à droite des listes ou cocher plusieurs notices avant d’Effectuer une action puis Supprimer :

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Une fois que le panier est ainsi corrigé, le montant total est calculé et les lignes budgétaires sont ajustées :

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Dans le cas ou vous souhaitez modifier le montant et la devise pour conserver la notice dans le panier, référez vous au chapitre suivant.

 

  • Modifications

Lorsque vous créez (ou alimentez) un panier de notices, vous affectez des valeurs par défaut pour les quantités, les remises ou les champs supplémentaires (liés au modèle de panier, voir cet article).

Vous serez donc très souvent amené à modifier ces valeurs une fois le panier créé.

Vous pourriez également souhaiter modifier un montant exprimé en devise étrangère.

Vous pouvez effectuer des modifications par groupes de notices ou par notices individuellement.

Modifications groupées

Cochez les notices à modifier, cliquez sur Effectuer une action > Modifier :

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Les attributs de ces notices ainsi que les montants des lignes de budget sont ajustés :

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Modifications individuelles

Ouvrez la notice en cliquant sur le titre :

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Repérez le cadre jaune dans lequel vous pouvez apporter des modifications à la notice :

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Bien-sûr, toutes les modifications affectant les quantités ou les remises modifient les montants engagés ou dépensés de vos lignes de budget.

 

Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres

Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 3/3 : La commande

 

 

Le module budgétaire 1/3 : paramètres

Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres

Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 3/3 : La commande

 

 

La transformation de paniers en bons de commande valorisés (remises et quantités) puis l’envoi de ceux-ci aux libraires sont des fonctions appréciées dans les bibliothèques et les centres de documentation.

Electre propose également en option une fonction qui leur permet de suivre avec précision leurs budgets, quelques soient les modes de répartition de ceux-ci (sites, lots, domaines, utilisateurs (agents), fournisseurs).

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De la création du panier bibliographique jusqu’à la réception des ouvrages, ce module budgétaire tient compte de toutes les situations (non-réception d’ouvrage, clôture ou suppression de commande, …)

Ce billet concerne le paramétrage, des articles ultérieurs détailleront l’utilisation au quotidien du module budgétaire ainsi que l’envoi de commande (vers votre libraire).

 

1. Paramètres généraux

En amont de l’utilisation du Module Budgétaire d’Electre, plusieurs paramétrages sont nécessaires. Si vous disposiez déjà d’un abonnement Electre, que vous ayez déjà créé (ou non) des comptes d’utilisateurs, des paniers, des modèles de paniers, des dossiers de paniers, il est toujours possible de faire évoluer vos configurations vers l’utilisation du module budgétaire.

 

  • Utilisateurs

L’utilisation du module budgétaire est un droit affecté (ou non) à un utilisateur (agent) identifié. Nous vous invitons à vous référer à l’article du blog Créer un utilisateur d’Electre en tenant compte des trois droits suivants (qui n’apparaissent pas tous par défaut si vous n’avez pas souscrit à l’option Module Budgétaire) :

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L’administrateur du module budgétaire crée, modifie ou supprime les lignes ou les montants de budget, le rattachement du panier (ou du bon de commande) permet à un agent de le lier à une ligne de budget et le droit d’expédition des bons de commande permet à un utilisateur de l’envoyer à son libraire.

Notez que la création de comptes d’utilisateurs permet à ceux-ci de nombreuses autres personnalisations comme la Veille bibliographique, la création de périmètres, etc…

 

  •  Modèle de panier

Par défaut, Electre vous propose d’utiliser le modèle standard qui ne tient pas compte de la remise accordée par le libraire.

Il vous faut donc créer un modèle de panier, qui permettra de valoriser un panier, remises et quantités comprises. Vous trouverez toutes les procédures ici.

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Notez que le modèle de panier permet également de rattacher des informations personnalisables à chaque notice de votre panier.

Nous vous conseillons de ne créer qu’un seul modèle de paniers (que tous vont utiliser) plutôt que de multiplier les modèles de paniers, ce qui risque de créer des confusions lors de déplacements (copier/coller) de notices d’un panier à un autre.

Il est possible de modifier le modèle d’un panier déjà créé. Dans ce cas, vous devrez réaffecter les remises (et les éventuels champs supplémentaires).

  •  Arborescence de dossiers de paniers

Il est nécessaire de correctement organiser l’arborescence de vos dossiers de paniers (referez-vous à ce billet).

L’arborescence est commune à tous les utilisateurs de votre abonnement.

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Cette capture d’écran présente une arborescence possible. Adaptez celle-ci à vos procédures.

 

2. Création des lignes de budget

Comme vu précédemment, seul l’administrateur du module budgétaire peut créer ou modifier ces paramètres.

 

  • Le budget général

Accédez au tableau de bord du module budgétaire en cliquant sur  à gauche de votre écran :

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Sur l’écran qui apparaît, cliquez sur le signe + pour créer une ligne de budget :

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Instruisez les champs de cette nouvelle ligne de budget :

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La ligne de budget nouvellement créée apparaît ainsi dans le tableau de bord :

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  • La ligne de budget par lot

Vous pouvez créer une ligne de budget par lot en cliquant sur le lien suivant :

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Renseignez les attributs de cette ligne de budget :

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Libellé : nom de la ligne de budget,

Fournisseur : nom du fournisseur. Il est important de créer “correctement” la fiche du fournisseur en suivant les procédures détaillées ICI,

Budget Maximal : renseignez ici cette valeur,

Visible : cochez cette case si vous souhaitez rendre visible cette ligne de budget par tous les utilisateurs,

Budget illimité : Cochez cette case si le budget affecté à cette ligne est illimité (en tous cas dans les limites du budget général).

Dépassement autorisé : cocher cette case permet à l’utilisateur de dépasser le montant de son budget initial.

 

Vous obtenez (par exemple) la fenêtre suivante :

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  • La ligne de budget par domaine

Cliquez sur “Ajouter un domaine” puis sur “Créer un nouveau domaine” :

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Renseignez ensuite les champs de votre ligne de budget :

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Libellé : nom de la ligne de budget,

Budget Maximal : renseignez ici cette valeur,

Visible : cochez cette case si vous souhaitez rendre visible cette ligne de budget par tous les utilisateurs,

Budget illimité : Cochez cette case si le budget affecté à cette ligne est illimité (en tous cas dans les limites du budget général).

Dépassement autorisé : cocher cette case permet à l’utilisateur de dépasser le montant de son budget initial.

Vous obtenez (par exemple) la fenêtre suivante :

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  • La ligne de budget par site

Cliquez sur “Ajouter un site” puis sur “Créer un nouveau site” :

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Renseignez ensuite les champs de votre ligne de budget par site :

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Libellé : nom de la ligne de budget,

Budget Maximal : renseignez ici cette valeur,

Visible : cochez cette case si vous souhaitez rendre visible cette ligne de budget par tous les utilisateurs,

Budget illimité : Cochez cette case si le budget affecté à cette ligne est illimité (en tous cas dans les limites du budget général).

Dépassement autorisé : cocher cette case permet à l’utilisateur de dépasser le montant de son budget initial.

Vous obtenez (par exemple) la fenêtre suivante :

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3. Création des liens entre les lignes de budget

Le module budgétaire permet de relier les différentes lignes de budget.

 

  • Liens à partir des Lots

Il est possible de relier une ligne de budget par Lot à un (ou plusieurs) Domaine(s) ou à un (ou plusieurs) Sites en cliquant sur  :

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Les liens créés apparaissent sous la forme suivante (vous devriez peut-être “dérouler” les liens via le bouton + pour les visualiser) :

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Il est possible pour l’administrateur de supprimer le(s) lien(s) en cliquant sur .

 

  • Liens à partir des Domaines

Il est possible de relier une ligne de budget par Domaine à un (ou) plusieurs Lot(s) ou à un (ou plusieurs) Site(s) ou à un (ou plusieurs) Utilisateur(s) en cliquant sur  :

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Vous pouvez bien-sûr lier un domaine à un ou plusieurs utilisateurs :

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La fenêtre suivante apparaît :

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  • Liens à partir des Sites

Il est possible de relier une ligne de budget par Site à un (ou) plusieurs Lot(s) ou à un (ou plusieurs) Domaine(s) ou à un (ou plusieurs) Utilisateur(s) en cliquant sur  :

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Vous pouvez bien-sûr lier un Site à un ou plusieurs utilisateurs :

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Vous obtenez la fenêtre suivante :

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4. Autres visualisations et observations générales

  • Autres visualisations

Vous pouvez également visualiser les liens par utilisateur …

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… et les lignes de budget par fournisseur :

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  • Observations générales

L’administrateur du module budgétaire a toujours la possibilité de modifier les lignes de budgets.

Il est fortement recommandé de créer des comptes d’utilisateurs (par agent) et de positionner les paniers dans une arborescence claire. Vous pouvez “sécuriser” cette arborescence en créant un ou plusieurs Administrateur Paniers.

 

De plus, l’administrateur du module budgétaire a la possibilité de créer un niveau intermédiaire pour les lignes de budget par lot en cliquant sur :

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Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres

Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 3/3 : La commande

 

Le module budgétaire 3/3 : La commande

Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres

Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 3/3 : La commande

 

La commande

  • La commande : éditer

Un des nombreux services d’Electre consiste à permettre aux bibliothécaires de transformer leurs paniers en bons de commande et d’envoyer ceux-ci à leurs libraires.

Notez que si vous souhaitez intégrer un (rare) titre non trouvé sur Electre dans un panier, vous avez la possibilité de le rajouter manuellement via la fonction Effectuer une action > panier Ajouter un article.

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Vous êtes invités à “créer” une notice :

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Pour démarrer la commande à partir d’un panier, sélectionnez les notices concernées, cliquez sur Effectuer une action puis sur Établir un bon de commande :

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Un message vous rappelle que seules les notices cochées seront commandées :

modbudg53

La fenêtre du choix du fournisseur apparaît alors. Elle recense les librairies en marché (ou ayant été en marché) avec la bibliothèque.

Si votre fournisseur n’est pas présent sur cette liste, vous devrez créer sa fiche en vérifiant si ce libraires est (ou non) abonné à Electre :

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La fiche fournisseur ainsi créée (ou modifiée), vous pouvez la sélectionner, spécifier un contact (plusieurs contacts peuvent exister dans une librairie) et poursuivre le processus de commande :

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L’étape suivante consiste à instruire vos coordonnées d’expédition, de facturation ou de livraison qui peuvent être différentes. Vos choix seront mémorisés :

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L’écran qui suit vous propose de renseigner les références et les conditions de votre commande ainsi que les champs qui apparaîtront dans les listes :

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Notez que via les paramètres  > Paniers > Champs Bon de Commande, vous avez également la possibilité de paramétrer les colonnes qui s’affichent dans votre bon de commande (n’oubliez pas de sauvegarder) :

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Ce qui donne le résultat suivant :

modbudg60

Vous avez la possibilité de ventiler votre bon de commande suivant les taux de TVA en cliquant sur Effectuer une action > Calcul par TVA :

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Si vous souhaitez modifier la liste de titre (rajouter, supprimer ou modifier), vous devez revenir à l’état panier (Effectuer une action > Retourner à l’état panier) :

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  • La commande : envoyer

Important :

Notez qu’envoyer un bon de commande à son fournisseur est un droit donné (ou non) à chaque utilisateur. Pour toutes question relative à la création, à la suppression ou aux droits d’utilisateur, vous pouvez consulter cet article.

 

Si votre libraire est abonné à Electre, cliquez sur Envoyer à votre fournisseur.

Votre libraire sera averti par mail de votre commande et il recevra votre bon de commande sous forme de panier dans son espace Electre :

modbudg63

Un signal rouge clignotant l’alertera sur sa page d’accueil Electre :

modbudg65

 

De plus, un bon de commande non-traité apparaît en rouge dans son explorateur de paniers :

modbudg66

 

Si votre libraire n’est pas abonné à Electre,

modbudg67

Il recevra votre commande en pièce jointe (format PDF) d’email. Vous avez la possibilité d’intégrer les codes à barres dans votre bon de commande, ainsi qu’une pièce jointe. Enfin, vous pouvez utiliser un modèle d’impression personnalisé (un document avec une entête personnalisée) :

modbudg68

 

Un message vous informe enfin des dates d’envoi et de réception (lecture) de votre bon de commande :

modbudg69

 

  • La commande : réceptionner et archiver

Un bon de commande envoyé à un fournisseur est automatiquement archivé mais sera toujours couvert par les outils de dédoublonnage d’Electre :

modbudg70

 

Le bon de commande archivé est représenté comme suit dans votre explorateur de paniers :

modbudg71

 

Le module budgétaire nécessite que vous utilisiez le service Réceptionner d’Electre.  A partir d’un bon de commande archivé, cliquez sur Effectuer une action > Réceptionner :

modbudg72

Avec votre lecteur optique (douchette), vous pouvez contrôler “à la volée” vos réceptions. Les quantités reçues s’afficheront dans votre bon de commande archivé :

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(Si votre lecteur optique ne parvient pas à lire le code à barres, vous pouvez introduire “manuellement” les quantités livrées)

 

De nombreuses bibliothèques utilisent ce service de réception pour “optimiser” leurs exportations de notices vers leur SIGB ou pour créer un Panier des non-livrés (qui leur permet de gérer elles-mêmes les ouvrages non-livrés).

 

  • “Optimiser” les exportations

Cette fonction peut être utile pour les bibliothèques cataloguant après la réception. Cette fonction permet d’alimenter le SIGB uniquement en notices d’ouvrages reçus.

Pour utiliser cette fonction, cliquer sur la disquette  puis indiquez si vous souhaitez exporter toutes les notices ou seulement les livrées ou les non-livrées :

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Les procédures et les conditions d’exportation sont détaillées ici.

 

  • Créer ou alimenter un panier des non-livrés

Les bibliothèques qui souhaitent gérer elles-mêmes leurs non-livrés peuvent pour cela créer ou alimenter un panier des non-livrés. Cliquez sur Effectuer une action > Créer un panier des non-livrés :

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Vous pouvez alors choisir d’alimenter un panier existant ou de créer un nouveau panier :

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Dans l’explorateur de paniers, vous pouvez ainsi visualiser le panier initial (vidé), le bon de commande archivé (avec le cadenas) et  un panier des non-livrés (ici, nous avons choisi de créer un panier des non-livrés plutôt que d’alimenter un panier existant) :

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A partir de ce panier des non-livrés, vous pouvez choisir de maintenir ou non la commande d’ouvrages non-reçus.

Notez enfin que la gestion des non-livrés par le libraire et/ou par le bibliothécaire est à définir dans le cadre de la relation (et des conditions afférentes) entre ces deux entités.

 

 

  • La commande : réceptionner un ouvrage non-localisé

Il arrive souvent que vos réceptions contiennent des titres dont vous ne localisez pas le bon de commande correspondant (une commande pouvant en effet être livrée en plusieurs fois). Pour retrouver un bon de commande à partir d’un titre en réception, cliquez sur  (à gauche de votre écran), puis sur Réceptionner :

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Vous pouvez alors renseigner le code à barre dudit ouvrage pour retrouver le bon de commande correspondant :

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Notez que si un ouvrage se retrouve dans plusieurs bons de commande, autant d’onglets apparaîtront et vous serez invité à spécifier lequel correspond.

 

  • La commande : clôturer la réception

Dès que la commande est finalisée, vous pouvez enfin clôturer la réception. Les ouvrages (définitivement) non-livrés seront supprimés de ce bon de commande sur lequel les outils de dédoublonnage seront toujours actifs :

Pour clôturer une réception à partir d’un bon de commande archivé, cliquez sur Effectuer une action > Clôturer la réception :

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Vous devez confirmer votre choix :

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Les titres non-livrés “disparaissent” de votre bon de commande dont la clôture est indiqué par un “R” :

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La clôture est indiquée de la même manière dans votre explorateur de paniers :

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Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres

Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 3/3 : La commande

 

Commander des ouvrages (librairies)

Cette fonction, qui n’est pas proposée par défaut, permet aux libraires d’envoyer automatiquement depuis Electre leurs commandes à leurs fournisseurs (distributeurs ou éditeurs). Cette fonction est généralement assurée par les logiciels de gestion. Certains libraires ne disposent pas de cet outil ou celui qu’ils utilisent n’intègre pas cette fonction d’envoi de commande.

Si vous souhaitez utiliser cette fonction, vous devez au préalable faire une demande d’activation auprès de nos services.

Tout d’abord, vous devez, à partir d’une recherche (rapide, avancée ou ISBN) identifier (en les cochant) les titres à commander :

Cliquez ensuite sur Effectuer une action puis sur Ajouter dans la commande en cours :

Un message vous informe que vos titres ont bien été intégrés dans votre commande en cours :

Vous pouvez répéter cette action autant de fois que nécessaire. Ce faisant, vous alimentez un dossier contenant tous les ouvrages à commander.

Au moment ou vous décidez de traiter ces commandes, vous avez la possibilité de visualiser les titres en cliquant sur le pictogramme  puis sur En cours :

Vous obtenez l’écran suivant :

Vous pouvez ici effectuer les actions suivantes:

– supprimer un titre à commander en cliquant sur le pictogramme  (à droite de la liste) ;

– modifier une quantité à commander et/ou le destinataire en cliquant sur le pictogramme  (à droite de la liste). Cette action ouvre la fenêtre suivante :

– exporter (partiellement ou intégralement) votre liste d’ouvrages à commander en cliquant sur Effectuer une action puis sur Exporter :

Dans ce dossier En cours, les ouvrages sont juste compilés. Avant de les commander, il convient de les ventiler par fournisseur. Pour cela, cliquez sur Effectuer une action puis sur Passer en commande :

Notez que par fournisseur, vous avez la possibilité de ventiler partiellement ou intégralement les ouvrages à commander en cochant ou non les notices :

En cliquant sur Passer en commande, vos titres ont donc été triés par fournisseur. Vous pouvez visualiser ces commandes triées en cliquant sur le lien En préparation, vous obtenez l’écran suivant :

Vous pouvez visualiser le contenu de chacune de ces commandes en cliquant sur la raison sociale du fournisseur :

Notez qu’une commande non-envoyée (étape suivante) peut toujours être alimentée en ouvrages.

Maintenant que vos commandes sont ventilées par fournisseur, vous pouvez désormais les expédier.

Pour cela, vous devez cliquer sur Effectuer une action puis sur Envoyer à DILICOM :

Une fenêtre s’ouvre vous invitant à spécifier les commandes que vous souhaitez expédier (cochées ou non) ainsi que les éventuelles conditions (mode de livraison, notation) dont vous disposez auprès de vos fournisseurs. Soyez vigilents lorsque vous expédiez plusieurs commandes (vers plusieurs fournisseurs) ; en effet, vos conditions peuvent varier d’un fournisseur à l’autre.

Retenez que c’est en cliquant sur OK (dans la fenêtre mentionnée ci-dessus) que vous envoyez votre commande à votre fournisseur, via DILICOM. Cela effectué, voux pouvez visualiser vos commandes en cliquant sur le lien Commandées :

A partir de cet écran, vous pouvez :

– visualiser grâce aux couleurs sur la droite l’état de traitement de votre commande : VERT commande traitée normallement, BLEU : commande en cours de traitement, ROUGE : erreur de traitement (appelez dans ce cas rare votre fournisseur),

– visualiser le contenu de votre commande en cliquant sur le nom de votre fournisseur,

– transférer votre commande (reçue) en Réception:

Votre commande vient ainsi s’ajouter à la liste des commandes déjà effectuées. Vous pouvez en visualiser le contenu en cliquant sur la raison sociale du fournisseur :

En cliquant sur Effectuer une action puis sur rechercher, vous pouvez contrôler rapidement vos réceptions en scannant les codes EAN/ISBN de chaque ouvrage :

Ce faisant, une fenêtre s’ouvre vous invitant à introduire les codes EAN/ISBN scannés :

Sur la colonne de gauche de votre Bon de commandes s’affiche les quantités effectivement livrées.

Cas particuliers des éditeurs/distributeurs non-adhérents à Dilicom

Un certain nombre de titres (une minorité) ne peuvent pas être commandés via Dilicom. Vous êtes avertis dès que vous tentez d’introduitre ces titres dans votre commande En cours :

Ces articles sont visualisables sous le lien Distributeur incorrect:

Pour commander tout de même ces ouvrages, vous devrez contacter directement l’éditeur concerné dont vous retrouverez les coordonnées (téléphone, fax, mail, site web et adresse physique) via la recherche Editeur.