Archivage

Une question
Bonjour, Avec la nouvelle année et donc un nouveau budget, je souhaite ranger mes paniers Electre sans les effacer. Il y a une fonction « archiver », Est-ce-que je peux l’utiliser ? Si oui, mes paniers seront toujours accessibles et non modifiables ? Merci de votre réponse.

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Réponse :

Bonjour,

La fonction “Archiver” est souvent utilisée dans la perspective que vous envisagez (comme premier contrôle de doublons par exemple).

Il est ainsi possible d’archiver un panier ou un bon de commande :

Comme il est possible de créer des dossiers (ou des sous-dossiers) et de déplacer des paniers d’un (sous-)dossier à un autre, l’usage est généralement de créer des dossiers d’archive (par année, par secteur,…)

Les paniers ou bons de commandes archivés sont consultables et non-modifiables. Le “dédoublonneur” d’Electre contrôle ces paniers archivés lorsque vous en alimentez un autre de notices.

Remises dans les paniers Electre

Bonjour, Je suis documentaliste en collège. Je vous ai envoyé un mail il y a une ou deux semaines, sans réponse de votre part. Pourriez- vous m’expliquer comment insérer la remise de 9% sur les commandes. Je ne trouve pas la solution et votre page d’aide ne m’a pas permis de résoudre ce problème. Je vous remercie de votre réponse,

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Bonjour,

Je fais suite aux questions que vous nous avez posé via le blog.

Affecter une remise (de 9% par exemple) nécessite l’utilisation d’un Modèle de panier sur Electre.

Pour créer celui-ci, référez-vous à cet article du blog :

http://blog-electre.com/v2/index.php/2014/05/29/creer-un-modele-de-panier/

blog-electre.com
Vous pouvez créer votre propre modèle de panier en choisissant le type de prix de vous souhaitez afficher (HT + TVA) ou (TTC), d’insérer une remise ou une majoration et d’ajouter des ch…

 

Observations :

Si vous créez ou alimentez un panier, la remise de 9% sera affectée par défaut (bien-sûr, le modèle de panier aura été préalablement paramétré).

Si vous changez (“en cours de route”) le modèle d’un panier (passer par exemple du modèle standard au modèle paramétré), vous devrez alors spécifier la remise (cocher les notices > Effectuer une action (sur la ligne rouge) > modifier).

Nouvelles informations sur les quantités

Suite à de nombreuses demandes, tant de bibliothécaires que de libraires, il est désormais possible de visualiser deux quantités concernant vos paniers :

  • le nombre de titres (notices),
  • le nombre d’exemplaires.

Cela vaut tant pour l’ensemble du panier (zone gris/bleu ci-dessous) que pour une sélection (zone orange ci-dessous) :

Ces informations peuvent avoir diverses utilités : pour quantifier un devis, un bon de commande, une sélection pour un salon, pour avoir une idée du volume, etc.

Affichage des bons de commande clôturés

Bonjour,
Une partie des utilisateurs de notre compte Electre ne voit pas nos bons de commande clôturés. Je n’arrive pas à comprendre pourquoi. Y a-t-il un paramétrage spécifique, quelque chose à cocher ?
Merci d’avance pour votre réponse.

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Il existe, a priori, deux raisons pour lesquelles vos bons de commande clôturés ne s’afficheraient pas pour une partie des utilisateurs :

  • dans vos explorateurs de paniers (à vérifier par chaque utilisateur), vérifiez que toutes les cases situées à droite dans la colonne “Restreindre”, en particulier celles de des Bons de commande sont cochées :

affichage_bc_10102016

  • les bons de commande (comme les paniers dont ils sont issus) pourraient être “personnels”, ce qui les rendraient invisibles pour les autres utilisateurs (login/mot de passe) :

affichage_bc_10102016_2

Il est possible de transformer un panier ou BC de “commun” à personnel (ou inversement) à tout moment.

Modifier les attributs d’une notice “hors-Electre” dans un panier

Fréquemment utilisé par les bibliothécaires, la fonction Ajouter un article « hors-Electre » dans un panier (lien du billet correspondant) ou dans un bon de commande (lien du billet correspondant) permet d’intégrer une notice non-référencée dans la base Electre (un titre anglophone par exemple) dans un panier ou un bon de commande.

Vous pouvez traiter ces notices « hors-Electre » de la même manière que les autres : modifier les attributs (quantités, prix, remises, champs supplémentaires, exportations, etc.)

Cependant, si à partir d’un panier, vous souhaitez modifier les attributs d’un titre “hors-Electre” via sa notice…

… Ne soyez pas surpris de voir apparaître le message suivant :

Comme vous pouvez le constater, une notice “hors-Electre”, même dûment renseignée par vos soins n’apparaîtra pas en vue Notice (qui ne concerne que les référencés Electre). Votre notice “hors-Electre” est en fait mémorisée (elle l’est bien!) dans une autre base.

Vous pouvez cependant toujours en modifier les attributs (quantité, remise, etc.) et l’exporter (en Unimarc par exemple) avec les autres notices de votre panier ou de votre bon de commande.

 

Vous pouvez donc utiliser Electre :

– pour intégrer des notices “hors-Electre” dans un panier ou un bon de commande,

– pour modifier les attributs de ces articles “hors-Electre” de la même manière qu’une notice présente dans la base,

– pour réceptionner des articles “hors-Electre” en utilisant la procédure décrite ci-dessus,

– pour exporter ces notices “hors-Electre en même temps que les autres.

 

Ajouter un article “hors-Electre” dans un panier

Comme nous l’avons vu le 8 juillet 2011 (lien), vous avez la possibilité d’inclure un titre “hors-Electre” dans un bon de commande, ce qui s’avère utile si vous souhaitez intégrer un titre anglophone (par exemple) dans une commande.

Suite à de nombreuses demandes, nous avons étendu cette possibilité aux Paniers :

Vous obtenez la fenêtre suivante (à remplir) :

Votre notice “hors-Electre” intègre ainsi votre panier :

Vous pouvez bien-sûr modifier les attributs de cette “nouvelle notice hors-Electre” (quantité, remise, champs supplémentaires, etc.) qui accompagnera bien-sûr la transformation éventuelle de ce panier en bon de commande.

Supprimer ET restaurer des paniers de la corbeille

SUPPRESSION

Il existe deux possibilités pour supprimer un ou plusieurs paniers :

  • Supprimer un panier :

suppan01

Cliquez sur la croix effacer à droite de l’écran.

Suivant vos paramètres d’affichage, vous devrez parfois scroller la liste de paniers vers la gauche pour voir apparaître cette croix effacer .

  • Supprimer plusieurs paniers

Si vous souhaitez supprimer plusieurs paniers d’un dossier, vous pouvez les sélectionner via les cases à cocher, cliquer sur Effectuer une action (sur la ligne rouge) puis sur Supprimer :

suppan02

Notez :

En maintenant la touche CTRL enfoncée, vous pouvez sélectionner plusieurs paniers dispersés dans votre dossier

La combinaison de touches SHIFT + CTRL + ALT peut être utile si vous avez beaucoup de paniers qui se suivent à sélectionner.

 

RESTAURATION

Par sécurité, les paniers supprimés “transitent” par la corbeille.

Durant trois mois (après la suppression) vous avez la possibilité de les récupérer via l’icone suppan03 à droite de l’écran :

suppan05

Le panier se repositionnera dans son dossier d’origine.

Suivant vos paramètres d’affichage, vous devrez parfois scroller la liste de paniers vers la gauche pour voir apparaître cet icone suppan03 .

L’administrateur panier

Electre propose une fonction Administrateur Paniers qui permet de créer un niveau intermédiaire de contrôle dans la gestion de panier.

Cette fonction est destinée aux bibliothèques même si plusieurs libraires l’utilisent également.

Cette fonction consiste à figer l’arborescence des dossiers de paniers pour un groupe d’utilisateurs identifiés. Ceux-ci peuvent toujours créer des paniers dans des dossiers identifiés qu’ils ne pourront pas créer ou modifier.

La fonction Administrateur Paniers et un droit qui se donne (ou non) à un utilisateur. Pour toute question relative à la création d’utilisateurs Electre, merci de consulter ce billet. Par défaut, la fonction “Administrateur Paniers” est décochée :

modbudg30

Dès qu’un Administrateur Paniers est créé, il faut définir le statut de chaque (autre) utilisateur qui peut être :

  • également un Administrateur Paniers (pour un autre groupe),
  • un utilisateur dont les paniers sont administrés (il faudra spécifier par qui).

modbudg31

 

Cette fonction est utile pour les bibliothèques (souvent des grandes bibliothèques ou des réseaux importants) qui ont une utilisation rigoureuse des paniers (par exemple celles qui utilisent le module budgétaire). Les utilisateurs dont les paniers sont administrés n’ont pas la possibilité de créer, modifier ou supprimer un dossier :

modbudg32

Selon un administrateur (abonnement, paniers et budget) d’un grand réseau (utilisant le module budgétaire) :

” Pour la question sur administrateur panier, cela permet de limiter le nombre de personnes pouvant intervenir sur l’organisation générale proposée.
Chacun peut ainsi créer des paniers (perso ou commun) aux endroits proposés mais pas rajouter des niveaux dans l’arborescence générale.
 
C’est à mon avis indispensable pour la stabilité des données dans une organisation ouverte comme la nôtre. “

question sur la suppression des dossiers de paniers

Bonjour,
je “fais le ménage” dans les dossiers de paniers Electre. J’ai réorganisé l’arborescence et supprimé plusieurs d’entre eux sans souci, mais certains dossiers ne ne peuvent être supprimés, le message suivant s’affiche “Il n’est pas possible d’effacer le dossier car il y a encore des devis, paniers ou bdc personnels au sein du dossier” alors qu’il est bel et bien vide ! Avez-vous une solution ?
merci de votre réponse

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Bonjour,

Excusez le retard de cette réponse,

Le cas que vous mentionnez est fréquent : en effet, il est possible, grâce à Electre de créer des paniers communs (visibles par tous les utilisateurs d’Electre) ou personnels (visible par un seul utilisateur).

Le message que vous recevez indique donc qu’il n’est pas possible de supprimer des paniers personnels d’autres utilisateurs (que vous) dans un dossier.

Il existe deux solutions :

– demander à tous les utilisateurs de supprimer leurs paniers ou de les transformer en paniers communs (cette solution est contraignante),

– sur demande, Electre a la possibilité de transformer tous les paniers de votre abonnement en paniers communs, vous les verriez alors tous.

 

Cette deuxième solution est souvent préférée.

Cordialement,

CF

Créer ou alimenter un panier

Grâce à Electre, vous avez la possibilité de créer des paniers bibliographiques. Ces paniers peuvent être destinés à établir une commande, un devis. Ils peuvent également servir à fournir une bibliographie à un lecteur, à éditer un document promotionnel, à alimenter un site,… Les utilisations sont multiples.

Un panier Electre se crée ou s’alimente à partir d’un résultat de recherche (rapide, avancée ou par ISBN/EAN). Après avoir sélectionné les notices à intégrer, vous avez la possibilité d’alimenter un panier existant ou de créer un panier personnel ou commun* :

A. Créer un panier personnel ou commun

1.Spécifier les attributs du panier

En cliquant sur le lien correspondant, une fenêtre apparaît vous invitant à spécifier les attributs de votre panier :

Quantité: si votre panier est destiné à être transformé en devis ou bon de commande, vous pouvez spécifier ici la quantité par défaut. Vous pourrez par la suite modifier cette quantité par titres (individuellement ou par groupe),

Nom du panier,

Modèle: vous pouvez ici spécifier le modèle de paniers à utiliser. Pour en savoir plus sur les modèles de paniers, referez-vous au billet suivant : Créer un modèle de panier. Si vous n’avez pas créé de modèle de panier, le modèle Standard vous sera proposé par défaut,

Dossier: vous devez ici positionner votre panier dans le dossier correspondant. Si vous n’avez pas créé de sous-dossiers, votre panier sera positionné par défaut dans Dossier.

Dans notre exemple, nous créons un panier Giono 05 2011 en utilisant le modèle A 2009 que nous positionnons dans le dossier Pascale. La quantité 1 est affectée par défaut à tous les titres.

2. Renseigner les éventuels champs supplémentaires

En cliquant sur OK, deux possibilités peuvent survenir :

– si vous utilisez un modèle de panier personnalisé (A2009 dans notre cas), une fenêtre vous propose de renseigner les éventuels champs supplémentaires ainsi que la remise. Comme pour la quantité mentionnée ci-dessus, ces renseignements concerneront par défaut tous les titres. Il sera possible de les modifier par la suite par titre (individuellement ou par groupe). Par défaut dans notre cas, la remise est de 9%, les champs supplémentaires Secteur Droit et Electre ont respectivement pour valeur NON et OUI. Notez que vous êtes libres de créer et d’alimenter ces champs supplémentaires par des valeurs de votre choix (Remarques, Source, Destination, Commentaires, …)

– si vous utilisez le modèle de panier Standard, vous passez immédiatement à l’étape suivante.

3. Vérification des éventuels doublons

En cliquant sur OK, deux messages peuvent à nouveau survenir:

– un message vous informe que votre panier a bien été créé et un lien vous permet de le visualiser :

– si un ou plusieurs titres de cette liste existent déjà dans un autre panier précédemment créé, le message suivant apparaît:

Il s’agit du dédoublonneur qui permet de contrôler l’éventuelle présence de titres dans un panier déjà existant. Les détails du dédoublonneur sont expliqués dans le billet Comprendre le dédoublonnage global.

4. Visualiser le panier

Une fois votre panier créé, vous pouvez le visualiser grâce à l’explorateur de panier accessible en cliquant sur le pictogramme sur la colonne gauche de votre écran. Vous pouvez alors accéder à l’un des cinq derniers paniers utilisés ou à un panier plus ancien :

Votre panier est présenté sous cette forme :

B. Alimenter un panier existant

Si vous choisissez d’alimenter un panier existant, vous suivez les mêmes étapes à partir du point 2. Renseigner les éventuels champs supplémentaires

Observations concernant les paniers :

Comme nous l’avons évoqué plus haut, les utilisations du paniers sont multiples. Chacune de celles-ci font ou feront l’objet de billets dans ce blog des utilisateurs d’Electre. N’hésitez pas à nous solliciter pour toutes informations complémentaires.