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Qui fait quoi dans vos paniers?

14 mai 201614 mai 2016admin03052022Leave a comment

Les nouvelles zones UNIMARC 181 et 182

7 avril 20167 avril 2016admin03052022Leave a comment

Depuis le 4 novembre 2014, les zones 181 (Type de contenu) et 182 (Type de médiation) de l’UNIMARC ont remplacé la sous-zone 200 $b (Indication générale du type de document) qui sera amenée à disparaître.

Ce remplacement a été rendu nécessaire par l’évolution des supports de médiation et des outils de consultation. Il est désormais nécessaire de pouvoir distinguer le contenu de sa forme de médiation.

Par exemple, une mention (200$b) “Texte imprimé” telle qu’on la connaissait jusqu’à aujourd’hui indique autant un contenu (“texte”) qu’un support de médiation (“imprimé”). Ou, autre exemple, une mention (200$b) “Ressource électronique” ne mentionne que le type de médiation sans en préciser le contenu.

La nécessité de ces distinctions ont été signalées dès 1998 dans les fonctionnalités requises des notices bibliographiques ou modèle FRBR élaboré par l’IFLA.

La plupart des formats MARC ont également été mis-à-jour (les zones 336 et 337 du MARC21 ont été créées en 2009).

Exemple 1 : Livre imprimé

200 $bTexte imprimé

DEVIENT

181 $P01$ctxt

182 $P01$cn

ou txt indique un texte et n un imprimé (par défaut : sans médiation).

Exemple 2 : Livre électronique

200 $bRessource électronique

DEVIENT

181 $P01$ctxt

182 $P01$cc

ou txt indique un texte et c une médiation électronique.

Exemple 3 : Texte lu ou audio livre

200 $bEnregistrement sonore

DEVIENT

181 $P01$cprm

182 $P01$cspw

ou prm indique un texte lu (parole énoncée) et spw une médiation audio

Ces nouvelles zones fonctionnent donc par paires et sont répétables dans le cas d’un document multisupport.

Ainsi, un texte imprimé accompagné d’un DVD contenant sa version audio sera libellé comme suit :

181 $P01$ctxt (“texte”)

182 $P01$cn (“sans médiation”)

181 $P02$cprm (“Parole énoncée”)

182 $P02$cspw (“audio”)

ou les numéros d’appariement (première sous-zones $P01$, $P02$, etc.) permettent d’identifier les couples.

Les notices Electre exportées en UNIMARC intègrent déjà ces modifications. Cependant, la sous-zone 200 $b coexistera encore avec les nouvelles zones 181 et 182. Des évolutions seront encore apportées (nouvelles valeurs) mais les notices Electre intègrent déjà les principales valeurs (deuxième sous-zone) :

181 …

$ccri : image cartographique

$ctdi : image animée bidimensionnelle

$csti : image fixe

$cprm : musique exécutée

$cdtf : forme tridimensionnelle

$cntm : musique notée

$ctxt : texte

$cspw : parole énoncée

$cxxx : autre

182 …

$cs : audio

$cc : informatique

$cg : projeté

$cv : vidéo

$cx : autre

$cn : sans médiation

Ces évolutions amélioreront progressivement l’accès aux notices par les moteurs de recherche ainsi que les recherches transverses entre différents supports. Elles sont liées aux évolutions vers les modèles FRBR.

Créer un nouvel utilisateur d’electre.com

4 avril 20164 avril 2016admin030520221 Comment

Indépendamment du nombre d’accès dont vous disposez, il est possible de personnaliser les accès par utilisateur identifié par son login (nom d’utilisateur) et son mot de passe. Ainsi, par exemple, une bibliothèque ou une librairie disposant de 4 accès peu créer autant d’utilisateurs que nécessaire.

Plusieurs options du site suivent cette possibilité de personnalisation: choix des colonnes affichées (thèmes, Dewey, distributeurs,…) lors de la restitution des résultats de vos recherches, choix des flux RSS intégrés à votre page d’accueil, alertes (veilles bibliographiques), etc. Une personne suivant de près les mangas n’a pas les mêmes besoins en informations que son confrère suivant les sciences humaines!

Pour créer un nouvel utilisateur, vous devez disposer du droit Administrateur de l’abonnement. Par défaut, les codes d’accès fournis lors de votre abonnement (autrement dit l’identifiant et le mot de passe du “premier” de vos utilisateurs) permettent cette administration de l’abonnement.

Pour vérifier cette possibilité, accédez à Mon electre (paramètres) en cliquant sur le pictogramme .

Si vous recevez le message suivant:

vous devez contacter l’administrateur (ou l’un des administrateurs) de votre abonnement pour libérer ce droit. Vous pouvez également contacter nos services.

Si vous voyez apparaître la liste des utilisateurs:

vous disposez des droits suffisants à la création (ou à la suppression) d’un utilisateur.

Pour créer un nouvel utilisateur, cliquez sur les liens Effectuez une action puis Créer un nouvel utilisateur. Vous être alors invités à remplir la fiche de cet utilisateur:

Après avoir instruit vos informations personnelles, vous devez spécifier un login (nom d’utilisateur) et un mot de passe. Il est possible que Jean ou Marie en login soient déjà utilisés…

Vous devez enfin spécifier les droits inhérents à cet utilisateur:

Droits administratifs

Administrateur de l’abonnement

En cochant cette case, vous permettez à cet utilisateur de faire précisément ce que vous faîtes, à savoir créer ou supprimer son compte.

Administrateur Paniers

Cette option rarement utilisée est destinée à certaines structures importantes permet à utilisateur de contrôler les Paniers personnel* d’autres utilisateurs.

Panier en lecture seule

Cette option rarement utilisée permet à cet utilisateur de visualiser les paniers sans pouvoir les modifier.

Dédoublonnage global

Cette option, généralement active permet, lors de l’intégration d’une notice dans un panier, de rechercher ses éventuels doublons** parmi les paniers de tous les utilisateurs.

Droits spécifiques à l’utilisateur

Max. export notices

Option destinée aux bibliothèques ou aux centres de documentation, celle-ci permet de limiter les exportations permises à cet utilisateur.

Poste public

Cette option permet de créer un utilisateur “public” destiné par exemple aux usagers d’une bibliothèque. L’accès Utilisateur “public” offre une version d’electre.com dépourvue de nombreuses options (paramètres, paniers, veille,…)

Accès à l’export FTP

Utilisée dans certains cas spécifiques (généralement des bibliothèques ou des centres de documentation), cette option permet à cet utilisateur d’exporter des notices via le protocole FTP (nécessite un paramétrage supplémentaire).

Droit d’expédition des bons de commande

Souvent utilisée par les bibliothèques ou les centres de documentation, cette option permet la transformation de Paniers en Bons de commande ainsi que l’envoi de ceux-ci directement à leurs libraires. Bien paramétrée, cette option permet un important gain de temps dans le traitement de la commande, tant pour le bibliothécaire que pour le libraire.

Droit de modification des paramètres d’export Nouveautés

Plus utilisée par les libraires, cette option leur permet de spécifier les champs exportés ou rejetés d’une notice.

Droit Communauté

Cette fonction récemment développée fera l’objet d’un billet ultérieurement. Elle permet d’échanger des enrichissements de notices entre plusieurs abonnés distincts.

*Paniers personnels et Paniers communs

Un utilisateur a la possibilité de créer un panier personnel qui ne sera visible (et donc modifiable) que par lui ou un panier commun qui le sera par tous les utilisateurs de l’abonnement. Il est possible de transformer un panier commun en personnel et vice-versa.

**Doublons

Le dédoublonneur recherche les doublons dans tous les paniers de tous les utilisateurs. Vous avez la possibilité de situer un doublon présent dans l’un de vos paniers personnels ou dans les paniers communs de tous les utilisateurs. Vous êtes averti des doublons présents dans les paniers personnels des autres utilisateurs mais vous ne pouvez pas les situer parmi les dossiers (et sous-dossiers) de votre abonnement.

Le module budgétaire 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

11 décembre 201511 décembre 2015admin03052022Leave a comment

Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres

Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 3/3 : La commande

Comme vu dans ce précédent billet, Electre propose (en option) aux bibliothèques (et aux centres de documentation) un module qui leur permet de suivre avec précision leurs budgets, quelques soient les modes de répartition de ceux-ci (sites, lots, domaines, utilisateurs (agents), fournisseurs).

Ce billet concerne l’utilisation au quotidien de ce module budgétaire. Il faut bien-sûr préalablement l’avoir paramétré (voir ce billet).

Une troisième partie abordera la processus de commande vers votre libraire.

Ci-dessous le tableau de bord général du module budgétaire tel qu’il a pu être paramétré :

Le rattachement d’un panier à une ligne de budget (tout comme l’envoi de bon de commande) est un droit qui est donné (ou non) à un utilisateur :

Notez que le module budgétaire vous permet de distinguer le budget total, par lot , par domaine, par site ou par fournisseur.

Les budgets peuvent être engagés ou dépensés.

Le panier ou le bon de commande non réceptionné n’affecteront que les budgets engagés.

Le bon de commande réceptionné affectera les budgets dépensés (dépense effective).

Le bon de commande réceptionné ET clôturé “désengageront” les montants des ouvrages non-reçus.

Il est donc indispensable de respecter ces étapes :

1. La liste initiale est le Panier rattaché au module budgétaire,

2. Ce panier est transformé en Bon de Commande,

3. Dès que vous recevez votre commande, vous réceptionnez les titres (avec le service Réceptionner d’Electre),

4. Comme une commande peut être livrée en plusieurs fois, vous pouvez réceptionner au fur et à mesure des livraisons,

4. Enfin, vous clôturez votre commande lorsque vous avez reçu tous les titres (les titres qui seront alors encore non-réceptionnés seront supprimés du bon de commande clôturé).

Durant l’étape 1. et 2., les montants des paniers ou des bons de commandes n’affecteront que les budgets engagés.

Seuls les ouvrages réceptionnés affecteront les budgets dépensés à partir de l’étape 3. Autrement dit, les montants des ouvrages réceptionnés est déduit des montants engagés et rajouté aux montants dépensés.

1. Création d’un panier rattaché à une ou plusieurs lignes budgétaires

Un utilisateur disposant des droits peut rattacher un panier à une (ou plusieurs) ligne de budget au moment de sa création (pour tous détails concernant la création et l’alimentation d’un panier, voir cet article).

Etape 1 : recherche :

Etape 2 : création du panier :

Sélectionnez les notices puis cliquez sur Choisissez un panier de destination > Créer un panier commun :

Etape 3 : renseignement des attributs budgétaires :

Etape 4 : renseignement des (éventuels) remise et champs supplémentaires :

Ces champs sont personnalisables et liés au modèle de panier, voir cet article.

Votre panier est désormais créé :

2. Rattachement d’un panier existant à une ou plusieurs lignes budgétaires

Si vous souhaitez rattacher un panier existant à une ou plusieurs lignes de budget, ouvrez-le et cliquez sur la clé à droite de votre écran :

Faites les correspondances :

Votre panier est désormais rattaché au module budgétaire :

3. Visualisation, cas des devises étrangères et modifications

Visualisations

Une fois votre panier créé, vous pouvez le visualiser via l’explorateur de panier . A droite de votre écran apparaîssent les lignes de budget :

Vous pouvez également visualiser via le tableau de bord général du module budgétaire :

Notez que cet utilisateur, par les droits dont il dispose, peut rattacher un panier à une ou plusieurs lignes de budget mais ne peut pas modifier les plafonds de ceux-ci.

L’administrateur du module budgétaire a la possibilité de modifier les attributs de chaque ligne budgétaire (voir le premier billet consacré à l’administration du module budgétaire).

Cas des devises étrangères

Electre étant une base francophone, nous cataloguons un grand nombre de notices d’ouvrages suisses, belges, canadiens, tunisiens, malgaches,… Ces ouvrages vont souvent être valorisés en devises étrangères. En l’absence de lois sur un prix unique dans la plupart des pays, il n’est pas possible d’ “automatiser” la conversion. Dans la plupart des cas, ces notices sont soit supprimées du panier, soit les bibliothécaires renseignent un prix estimé s”ils souhaitent acquérir lesdits titres.

Dans ces cas, les paniers ne sont pas valorisés et les lignes budgétaires ne sont pas modifiées tant que l’ensemble des prix n’est pas exprimée dans la même devise. Notez qu’un message vous avertit de la présence de devises différentes et que les dites notices apparaissent en tête de panier :

Pour supprimer une ou plusieurs notices d’un panier, vous pouvez cliquer sur la croix à droite des listes ou cocher plusieurs notices avant d’Effectuer une action puis Supprimer :

Une fois que le panier est ainsi corrigé, le montant total est calculé et les lignes budgétaires sont ajustées :

Dans le cas ou vous souhaitez modifier le montant et la devise pour conserver la notice dans le panier, référez vous au chapitre suivant.

Modifications

Lorsque vous créez (ou alimentez) un panier de notices, vous affectez des valeurs par défaut pour les quantités, les remises ou les champs supplémentaires (liés au modèle de panier, voir cet article).

Vous serez donc très souvent amené à modifier ces valeurs une fois le panier créé.

Vous pourriez également souhaiter modifier un montant exprimé en devise étrangère.

Vous pouvez effectuer des modifications par groupes de notices ou par notices individuellement.

Modifications groupées

Cochez les notices à modifier, cliquez sur Effectuer une action > Modifier :

Les attributs de ces notices ainsi que les montants des lignes de budget sont ajustés :

Modifications individuelles

Ouvrez la notice en cliquant sur le titre :

Repérez le cadre jaune dans lequel vous pouvez apporter des modifications à la notice :

Bien-sûr, toutes les modifications affectant les quantités ou les remises modifient les montants engagés ou dépensés de vos lignes de budget.

Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres

Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 3/3 : La commande

Le module budgétaire 1/3 : paramètres

10 décembre 201510 décembre 2015admin03052022Leave a comment

Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres

Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 3/3 : La commande

La transformation de paniers en bons de commande valorisés (remises et quantités) puis l’envoi de ceux-ci aux libraires sont des fonctions appréciées dans les bibliothèques et les centres de documentation.

Electre propose également en option une fonction qui leur permet de suivre avec précision leurs budgets, quelques soient les modes de répartition de ceux-ci (sites, lots, domaines, utilisateurs (agents), fournisseurs).

De la création du panier bibliographique jusqu’à la réception des ouvrages, ce module budgétaire tient compte de toutes les situations (non-réception d’ouvrage, clôture ou suppression de commande, …)

Ce billet concerne le paramétrage, des articles ultérieurs détailleront l’utilisation au quotidien du module budgétaire ainsi que l’envoi de commande (vers votre libraire).

1. Paramètres généraux

En amont de l’utilisation du Module Budgétaire d’Electre, plusieurs paramétrages sont nécessaires. Si vous disposiez déjà d’un abonnement Electre, que vous ayez déjà créé (ou non) des comptes d’utilisateurs, des paniers, des modèles de paniers, des dossiers de paniers, il est toujours possible de faire évoluer vos configurations vers l’utilisation du module budgétaire.

Utilisateurs

L’utilisation du module budgétaire est un droit affecté (ou non) à un utilisateur (agent) identifié. Nous vous invitons à vous référer à l’article du blog Créer un utilisateur d’Electre en tenant compte des trois droits suivants (qui n’apparaissent pas tous par défaut si vous n’avez pas souscrit à l’option Module Budgétaire) :

L’administrateur du module budgétaire crée, modifie ou supprime les lignes ou les montants de budget, le rattachement du panier (ou du bon de commande) permet à un agent de le lier à une ligne de budget et le droit d’expédition des bons de commande permet à un utilisateur de l’envoyer à son libraire.

Notez que la création de comptes d’utilisateurs permet à ceux-ci de nombreuses autres personnalisations comme la Veille bibliographique, la création de périmètres, etc…

Modèle de panier

Par défaut, Electre vous propose d’utiliser le modèle standard qui ne tient pas compte de la remise accordée par le libraire.

Il vous faut donc créer un modèle de panier, qui permettra de valoriser un panier, remises et quantités comprises. Vous trouverez toutes les procédures ici.

Notez que le modèle de panier permet également de rattacher des informations personnalisables à chaque notice de votre panier.

Nous vous conseillons de ne créer qu’un seul modèle de paniers (que tous vont utiliser) plutôt que de multiplier les modèles de paniers, ce qui risque de créer des confusions lors de déplacements (copier/coller) de notices d’un panier à un autre.

Il est possible de modifier le modèle d’un panier déjà créé. Dans ce cas, vous devrez réaffecter les remises (et les éventuels champs supplémentaires).

Arborescence de dossiers de paniers

Il est nécessaire de correctement organiser l’arborescence de vos dossiers de paniers (referez-vous à ce billet).

L’arborescence est commune à tous les utilisateurs de votre abonnement.

Cette capture d’écran présente une arborescence possible. Adaptez celle-ci à vos procédures.

2. Création des lignes de budget

Comme vu précédemment, seul l’administrateur du module budgétaire peut créer ou modifier ces paramètres.

Le budget général

Accédez au tableau de bord du module budgétaire en cliquant sur à gauche de votre écran :

Sur l’écran qui apparaît, cliquez sur le signe + pour créer une ligne de budget :

Instruisez les champs de cette nouvelle ligne de budget :

La ligne de budget nouvellement créée apparaît ainsi dans le tableau de bord :

La ligne de budget par lot

Vous pouvez créer une ligne de budget par lot en cliquant sur le lien suivant :

Renseignez les attributs de cette ligne de budget :

Libellé : nom de la ligne de budget,

Fournisseur : nom du fournisseur. Il est important de créer “correctement” la fiche du fournisseur en suivant les procédures détaillées ICI,

Budget Maximal : renseignez ici cette valeur,

Visible : cochez cette case si vous souhaitez rendre visible cette ligne de budget par tous les utilisateurs,

Budget illimité : Cochez cette case si le budget affecté à cette ligne est illimité (en tous cas dans les limites du budget général).

Dépassement autorisé : cocher cette case permet à l’utilisateur de dépasser le montant de son budget initial.

Vous obtenez (par exemple) la fenêtre suivante :

La ligne de budget par domaine

Cliquez sur “Ajouter un domaine” puis sur “Créer un nouveau domaine” :

Renseignez ensuite les champs de votre ligne de budget :

Libellé : nom de la ligne de budget,

Budget Maximal : renseignez ici cette valeur,

Visible : cochez cette case si vous souhaitez rendre visible cette ligne de budget par tous les utilisateurs,

Budget illimité : Cochez cette case si le budget affecté à cette ligne est illimité (en tous cas dans les limites du budget général).

Dépassement autorisé : cocher cette case permet à l’utilisateur de dépasser le montant de son budget initial.

Vous obtenez (par exemple) la fenêtre suivante :

La ligne de budget par site

Cliquez sur “Ajouter un site” puis sur “Créer un nouveau site” :

Renseignez ensuite les champs de votre ligne de budget par site :

Libellé : nom de la ligne de budget,

Budget Maximal : renseignez ici cette valeur,

Visible : cochez cette case si vous souhaitez rendre visible cette ligne de budget par tous les utilisateurs,

Budget illimité : Cochez cette case si le budget affecté à cette ligne est illimité (en tous cas dans les limites du budget général).

Dépassement autorisé : cocher cette case permet à l’utilisateur de dépasser le montant de son budget initial.

Vous obtenez (par exemple) la fenêtre suivante :

3. Création des liens entre les lignes de budget

Le module budgétaire permet de relier les différentes lignes de budget.

Liens à partir des Lots

Il est possible de relier une ligne de budget par Lot à un (ou plusieurs) Domaine(s) ou à un (ou plusieurs) Sites en cliquant sur :

Les liens créés apparaissent sous la forme suivante (vous devriez peut-être “dérouler” les liens via le bouton + pour les visualiser) :

Il est possible pour l’administrateur de supprimer le(s) lien(s) en cliquant sur .

Liens à partir des Domaines

Il est possible de relier une ligne de budget par Domaine à un (ou) plusieurs Lot(s) ou à un (ou plusieurs) Site(s) ou à un (ou plusieurs) Utilisateur(s) en cliquant sur :

Vous pouvez bien-sûr lier un domaine à un ou plusieurs utilisateurs :

La fenêtre suivante apparaît :

Liens à partir des Sites

Il est possible de relier une ligne de budget par Site à un (ou) plusieurs Lot(s) ou à un (ou plusieurs) Domaine(s) ou à un (ou plusieurs) Utilisateur(s) en cliquant sur :

Vous pouvez bien-sûr lier un Site à un ou plusieurs utilisateurs :

Vous obtenez la fenêtre suivante :

4. Autres visualisations et observations générales

Autres visualisations

Vous pouvez également visualiser les liens par utilisateur …

… et les lignes de budget par fournisseur :

Observations générales

L’administrateur du module budgétaire a toujours la possibilité de modifier les lignes de budgets.

Il est fortement recommandé de créer des comptes d’utilisateurs (par agent) et de positionner les paniers dans une arborescence claire. Vous pouvez “sécuriser” cette arborescence en créant un ou plusieurs Administrateur Paniers.

De plus, l’administrateur du module budgétaire a la possibilité de créer un niveau intermédiaire pour les lignes de budget par lot en cliquant sur :

Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres

Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 3/3 : La commande

Le module budgétaire 3/3 : La commande

8 décembre 20158 décembre 2015admin03052022Leave a comment

Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres

Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 3/3 : La commande

La commande

La commande : éditer

Un des nombreux services d’Electre consiste à permettre aux bibliothécaires de transformer leurs paniers en bons de commande et d’envoyer ceux-ci à leurs libraires.

Notez que si vous souhaitez intégrer un (rare) titre non trouvé sur Electre dans un panier, vous avez la possibilité de le rajouter manuellement via la fonction Effectuer une action > panier Ajouter un article.

Vous êtes invités à “créer” une notice :

Pour démarrer la commande à partir d’un panier, sélectionnez les notices concernées, cliquez sur Effectuer une action puis sur Établir un bon de commande :

Un message vous rappelle que seules les notices cochées seront commandées :

La fenêtre du choix du fournisseur apparaît alors. Elle recense les librairies en marché (ou ayant été en marché) avec la bibliothèque.

Si votre fournisseur n’est pas présent sur cette liste, vous devrez créer sa fiche en vérifiant si ce libraires est (ou non) abonné à Electre :

La fiche fournisseur ainsi créée (ou modifiée), vous pouvez la sélectionner, spécifier un contact (plusieurs contacts peuvent exister dans une librairie) et poursuivre le processus de commande :

L’étape suivante consiste à instruire vos coordonnées d’expédition, de facturation ou de livraison qui peuvent être différentes. Vos choix seront mémorisés :

L’écran qui suit vous propose de renseigner les références et les conditions de votre commande ainsi que les champs qui apparaîtront dans les listes :

Notez que via les paramètres > Paniers > Champs Bon de Commande, vous avez également la possibilité de paramétrer les colonnes qui s’affichent dans votre bon de commande (n’oubliez pas de sauvegarder) :

Ce qui donne le résultat suivant :

Vous avez la possibilité de ventiler votre bon de commande suivant les taux de TVA en cliquant sur Effectuer une action > Calcul par TVA :

Si vous souhaitez modifier la liste de titre (rajouter, supprimer ou modifier), vous devez revenir à l’état panier (Effectuer une action > Retourner à l’état panier) :

La commande : envoyer

Important :

Notez qu’envoyer un bon de commande à son fournisseur est un droit donné (ou non) à chaque utilisateur. Pour toutes question relative à la création, à la suppression ou aux droits d’utilisateur, vous pouvez consulter cet article.

Si votre libraire est abonné à Electre, cliquez sur Envoyer à votre fournisseur.

Votre libraire sera averti par mail de votre commande et il recevra votre bon de commande sous forme de panier dans son espace Electre :

modbudg63

Un signal rouge clignotant l’alertera sur sa page d’accueil Electre :

De plus, un bon de commande non-traité apparaît en rouge dans son explorateur de paniers :

Si votre libraire n’est pas abonné à Electre,

Il recevra votre commande en pièce jointe (format PDF) d’email. Vous avez la possibilité d’intégrer les codes à barres dans votre bon de commande, ainsi qu’une pièce jointe. Enfin, vous pouvez utiliser un modèle d’impression personnalisé (un document avec une entête personnalisée) :

Un message vous informe enfin des dates d’envoi et de réception (lecture) de votre bon de commande :

La commande : réceptionner et archiver

Un bon de commande envoyé à un fournisseur est automatiquement archivé mais sera toujours couvert par les outils de dédoublonnage d’Electre :

Le bon de commande archivé est représenté comme suit dans votre explorateur de paniers :

Le module budgétaire nécessite que vous utilisiez le service Réceptionner d’Electre. A partir d’un bon de commande archivé, cliquez sur Effectuer une action > Réceptionner :

Avec votre lecteur optique (douchette), vous pouvez contrôler “à la volée” vos réceptions. Les quantités reçues s’afficheront dans votre bon de commande archivé :

(Si votre lecteur optique ne parvient pas à lire le code à barres, vous pouvez introduire “manuellement” les quantités livrées)

De nombreuses bibliothèques utilisent ce service de réception pour “optimiser” leurs exportations de notices vers leur SIGB ou pour créer un Panier des non-livrés (qui leur permet de gérer elles-mêmes les ouvrages non-livrés).

“Optimiser” les exportations

Cette fonction peut être utile pour les bibliothèques cataloguant après la réception. Cette fonction permet d’alimenter le SIGB uniquement en notices d’ouvrages reçus.

Pour utiliser cette fonction, cliquer sur la disquette puis indiquez si vous souhaitez exporter toutes les notices ou seulement les livrées ou les non-livrées :

Les procédures et les conditions d’exportation sont détaillées ici.

Créer ou alimenter un panier des non-livrés

Les bibliothèques qui souhaitent gérer elles-mêmes leurs non-livrés peuvent pour cela créer ou alimenter un panier des non-livrés. Cliquez sur Effectuer une action > Créer un panier des non-livrés :

Vous pouvez alors choisir d’alimenter un panier existant ou de créer un nouveau panier :

Dans l’explorateur de paniers, vous pouvez ainsi visualiser le panier initial (vidé), le bon de commande archivé (avec le cadenas) et un panier des non-livrés (ici, nous avons choisi de créer un panier des non-livrés plutôt que d’alimenter un panier existant) :

A partir de ce panier des non-livrés, vous pouvez choisir de maintenir ou non la commande d’ouvrages non-reçus.

Notez enfin que la gestion des non-livrés par le libraire et/ou par le bibliothécaire est à définir dans le cadre de la relation (et des conditions afférentes) entre ces deux entités.

La commande : réceptionner un ouvrage non-localisé

Il arrive souvent que vos réceptions contiennent des titres dont vous ne localisez pas le bon de commande correspondant (une commande pouvant en effet être livrée en plusieurs fois). Pour retrouver un bon de commande à partir d’un titre en réception, cliquez sur (à gauche de votre écran), puis sur Réceptionner :

Vous pouvez alors renseigner le code à barre dudit ouvrage pour retrouver le bon de commande correspondant :

Notez que si un ouvrage se retrouve dans plusieurs bons de commande, autant d’onglets apparaîtront et vous serez invité à spécifier lequel correspond.

La commande : clôturer la réception

Dès que la commande est finalisée, vous pouvez enfin clôturer la réception. Les ouvrages (définitivement) non-livrés seront supprimés de ce bon de commande sur lequel les outils de dédoublonnage seront toujours actifs :

Pour clôturer une réception à partir d’un bon de commande archivé, cliquez sur Effectuer une action > Clôturer la réception :

Vous devez confirmer votre choix :

Les titres non-livrés “disparaissent” de votre bon de commande dont la clôture est indiqué par un “R” :

La clôture est indiquée de la même manière dans votre explorateur de paniers :

Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres

Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 3/3 : La commande

L’administrateur panier

14 octobre 201514 octobre 2015admin03052022Leave a comment

Créer un nouvel utilisateur d’Electre

14 septembre 201514 septembre 2015admin030520222 Comments

Pour vérifier cette possibilité, accédez à Mon electre (paramètres) en cliquant sur le pictogramme .

Si vous recevez le message suivant:

vous devez contacter l’administrateur (ou l’un des administrateurs) de votre abonnement pour libérer ce droit. Vous pouvez également contacter nos services.

Si vous voyez apparaître la liste des utilisateurs:

vous disposez des droits suffisants à la création (ou à la suppression) d’un utilisateur.

Pour créer un nouvel utilisateur, cliquez sur les liens Effectuez une action puis Créer un nouvel utilisateur. Vous être alors invités à remplir la fiche de cet utilisateur:

Après avoir instruit vos informations personnelles, vous devez spécifier un login (nom d’utilisateur) et un mot de passe. Il est possible que Jean ou Marie en login soient déjà utilisés…

Vous devez enfin spécifier les droits inhérents à cet utilisateur:

Droits administratifs

Administrateur de l’abonnement

En cochant cette case, vous permettez à cet utilisateur de faire précisément ce que vous faîtes, à savoir créer ou supprimer son compte.

Administrateur Paniers

Cette option rarement utilisée est destinée à certaines structures importantes permet à utilisateur de contrôler les Paniers personnel* d’autres utilisateurs.

Panier en lecture seule

Cette option rarement utilisée permet à cet utilisateur de visualiser les paniers sans pouvoir les modifier.

Dédoublonnage global

Cette option, généralement active permet, lors de l’intégration d’une notice dans un panier, de rechercher ses éventuels doublons** parmi les paniers de tous les utilisateurs.

Droits spécifiques à l’utilisateur

Max. export notices

Option destinée aux bibliothèques ou aux centres de documentation, celle-ci permet de limiter les exportations permises à cet utilisateur.

Poste public

Accès à l’export FTP

Droit d’expédition des bons de commande

Droit de modification des paramètres d’export Nouveautés

Plus utilisée par les libraires, cette option leur permet de spécifier les champs exportés ou rejetés d’une notice.

Droit Communauté

Cette fonction récemment développée fera l’objet d’un billet ultérieurement. Elle permet d’échanger des enrichissements de notices entre plusieurs abonnés distincts.

*Paniers personnels et Paniers communs

**Doublons

PROFIL / ABONNEMENT

10 juin 201510 juin 2015admin030520223 Comments

Bonjour,

la fonction que nous venons de découvrir : PROFIL / ABONNEMENT / Lien OPAC est tout à fait excellente.

Par contre est il possible d’afficher (dans une recherche) uniquement le petit logo (lien OPAC)pour les documents qu on a, et ne pas l’afficher quand on ne l a pas ?

Merci

****************

Bonjour,
Souvent demandé, cette possibilité, pour des raisons techniques, n’est pour l’instant pas proposée, ni semble-t-il, possible techniquement.
Cela serait en effet fort utile pour contrôler en un coup d’oeil les doublons éventuels dans son catalogue!
Comme nous développons actuellement la nouvelle version d’Electre, ce point sera à l’ordre du jour des améliorations, si elles sont désormais possibles.
Cordialement,
FC

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Bonjour,

A quoi sert la fonction lien OPAC et comment la paramétrer ?
Merci d’avance !

Cordialement

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Bonjour Boris,
Le lien OPAC a plusieurs fonctions.
Je l’ai paramétré sur votre abonnement, il est donc désormais opérationnel chez vous.

1. Basculement d’Electre vers votre OPAC
Comme vous pourrez le constater, sur Electre, à droite de vos résultats de recherche ainsi que dans une notice, vous verrez apparaître respectivement le pictogramme et un lien “voir OPAC”.

Cliquer sur l’un ou l’autre de ces liens ouvrira une nouvelle fenêtre (ou un nouvel onglet) de votre navigateur correspondant (éventuellement, si elle y est) à cette notice directement dans votre catalogue.

Exemple : si vous introduisez le code ISBN 978-2-07-013887-6 en recherche Electre, vous verrez effectivement apparaître le picto à droite du résultat de recherche (L’herbe des nuits de Modiano). En cliquant sur ce picto, une nouvelle fenêtre s’ouvrira et il s’agira précisément de ce titre dans VOTRE catalogue.

La première utilité est donc de contrôler la présence d’un titre dans votre fonds (s’il n’y était pas, le message “Impossible de trouver un sujet correspondant à votre recherche” apparaît alors).

2. Impression de QR-Code

Vous avez grâce à Electre la possibilité d’imprimer des catalogues personnalisés (sous différentes formes avec, par exemple votre logo).

Pour en savoir plus sur cette fonction, vous pouvez vous référer aux articles du blog suivants :

https://blog-electre.com/tag/impression/

Comme vous le constaterez, chaque notice de votre catalogue peuvent optionnellement inclure sa couverture, son code-barres, … et son QR Code !

Ce QR Code correspond à l’adresse de ce titre dans votre catalogue (si votre usager le scanne avec son smartphone ou sa tablette, il accèdera à la notice).

A quoi cela servirait-il?

L’un des grands chantiers d’Electre actuellement est les enrichissements de notices. A une notice Electre seront progressivement “greffés” le feuilletage (partiel), la bio de l’auteur, les critiques, etc.

Ces enrichissements pourront à terme être récupérés pour alimenter votre catalogue et ainsi permettre à vos usagers de lire des critiques, de feuilleter quelques pages, etc.

Les notices de votre catalogue seront donc ainsi “enrichies” et le QR Code imprimé sur votre catalogue (papier) permettra à vos usagers d’y accéder rapidement.

C’est également ce lien OPAC qui permet de générer des QR Code imprimables pour chaque notice.

J’ai donc paramétré le lien OPAC pour votre abonnement.

J’ai inclus une URL de recherche ISBN que vous pouvez voir en suivant le chemin suivant :

> Mon Electre (la clé à droite) > Profil/Abonnement

L’URL “charabiatique” inscrite dans la zone Lien Opac est donc une URL de requête ISBN qui, pour chaque titre, pointe vers celui-ci dans votre catalogue.

C’est normalement fonctionnel, je vous invite à tester la fonction.

Je ne parviens pas toujours à le paramétrer moi-même, les URL des OPAC sont parfois codées mais ce n’est pas le cas chez vous.

A votre disposition,

Cordialement,

Envoyer un catalogue à une mailing-liste

14 mai 201514 mai 2015admin03052022Leave a comment

Une animation thématique?

Une rencontre-dédicace?

Une sélection de nouveautés?

…?

Informez vos lecteurs !

Depuis peu, votre base bibliographique Electre vous offre la possibilité d’envoyer simplement des bibliographies personnalisées à une liste de diffusion.

Etape 1 : Création du modèle d’impression

Pour expédier une bibliographie personnalisée à une liste de diffusion, vous devez préalablement configurer votre modèle d’impression. En effet, Electre utilisera ce modèle pour envoyer votre bibliographie aux destinataires sous forme de fichier attaché (Format PDF).

Deux billets ont déjà été rédigés sur ce blog concernant la configuration du modèle d’impression :

Créer votre modèle d’impression 1/2

Créer votre modèle d’impression 2/2

Notez que cette étape est un paramétrage initial qu’il ne sera pas nécessaire de répéter.

Un récent développement permet de créer plusieurs modèles d’impression.

Etape 2 : Création et choix du modèle de panier

Cette étape n’est pas obligatoire si vous ne souhaitez pas enrichir les notices (titres) de votre bibliographie d’informations personnalisées comme “NOUVEAUTES !” ou “Coup de coeur du libraire !” ou autre.

Un billet a déjà été rédigé concernant la création et le choix du modèle de panier :

Créer un modèle de panier

Notez que cette étape est un paramétrage initial qu’il ne sera pas nécessaire de répéter.

Etape 3 : Choix des notices (titres) à intégrer

Pour envoyer une bibliographie à une mailing-list, vous devez avoir préalablement créé et alimenté un panier. Les paniers permettent de réaliser des bibliographies complexes ou éclectiques. Un panier peut en effet contenir des notices (titres) issus de plusieurs résultats de recherches espacées dans le temps. Un billet sur la création et l’alimentation des paniers a déjà été rédigé sur ce blog :

Créer ou alimenter un panier

Vous pouvez bien-sûr éditer partiellement ou intégralement votre panier en cochant ou en décochant les notices concernées.

Etape 4 : Choix du format d’impression

En ce qui concerne l’usage des termes, j’attire votre attention sur la signification des suivants :

– Impression : l’envoi d’un e-mail à une liste de diffusion n’est pas une impression. Tout au moins peut-on parler d’impression virtuelle concernant le document PDF généré par Electre qui sera envoyé en pièce jointe à vos destinataires. Cependant, la mise en forme de votre message reprend les caractéristiques liés aux possibilités l’impression,

– Format d’impression : Electre vous propose cinq formats d’impression : Liste, Aperçu, Intitulé, Impression libre, Marc. Il sont détaillés plus bas,

– Impression personnalisée : il s’agit du paramétrage des entêtes et des pieds-de-page de votre document. C’est ce qui a été mentionné à l’Etape 1.

Pour envoyer un panier sous forme de document personnalisé à partir d’un panier, vous devez cliquer sélectionner les titres retenus puis sur Effectuer une action > Envoyer par email :

En cochant la première case située en haut à gauche de votre liste, vous pouvez sélectionner toutes les notices de celle-ci.

Après avoir cliqué sur Envoyer par email, la fenêtre suivante apparaît :

Après avoir confirmé votre choix (Suivant), la fenêtre suivante apparaît :

a. Zone E-mail(s)

Il s’agit de l’une des deux possibilités d’instruire les adresses e-mail de vos destinataires. Ici, vous devez les introduire “manuellement”. Si vous avez plusieurs adresses, vous devez les séparer par des points-virgules (;) sans espaces comme l’exemple suivant :

b. Zone Charger un fichier d’adresse e-mail

Il s’agit de l’autre possibilité d’instruire les adresses e-mail de vos destinataires. Ici, vous devez importer un fichier d’adresses existant.

Cette liste peut-être un fichier DOC ou XLS mais nous préconisons les formats TXT, CSV, DBF qui sont des formats universels. Certains navigateurs peuvent ne pas reconnaître les formats DOC ou XLS.

Vous pouvez par exemple utiliser un fichier comme les suivants, enregistrés aux formats CSV, DBF ou TXT :

Fichier issu de EXCEL

Fichier issu de WORD ou BLOC-NOTE ou WORDPAD

Vous pouvez charger ce type de fichier en cliquant sur Charger :

Après avoir cliqué sur Charger, Electre identifiera automatiquement les e-mails contenu dans votre fichier:

Notez que si vous souhaitez envoyer votre message à plusieurs centaines de destinataires, nous vous conseillons de procéder à plusieurs envois d’une cinquantaine ou d’une centaine d’adresses chacun. En effet, certains fournisseurs d’accès limitent ce type d’envoi outre que votre message risque d’apparaître comme un spam chez votre destinataire.

Bien-sûr, nous vous conseillons de mémoriser ces fichiers afin de pouvoir les utiliser régulièrement -:) .

c. Zone Texte

Vous avez la possibilité de rajouter un texte dans cette zone :

Ce texte apparaîtra en tête de votre e-mail.

d. Zone Format d’impression

Vous définissez ici la présentation de votre message tel qu’il apparaîtra chez votre destinataire. Il s’agit de la disposition du corps de votre e-mail sachant que les entêtes et les pieds-de-page sont paramétrés en amont (voir Etape 1. Création du modèle d’impression ci-dessus).

d1. Orientation

Choisissez ici entre l’orientation Portrait ou Paysage

d2. Taille

Choisissez ici entre le format A4 (par défaut) ou A3 (double A4)

d3. Format

Electre vous propose cinq formats différents pour expédier vos messages. Ces formats sont ceux que vous pouvez également utiliser pour vos impressions. Dans les exemples qui suivent, remarquez que les informations “NOUVEAUTES !!!”, “Outsider !!”, “Favori !!!”, etc. sont personnalisables (cf. Etape 1. Création du modèle d’impression et Etape 3. Créer ou alimenter un panier). Les destinataires de votre liste de diffusion recevront donc votre message sous l’une des forme suivante, définie par vos soins :

Format Liste (Paysage, A4) :

Format Aperçu (Portrait, A4, avec couverture, sans codes-à-barres) :

Format Intitulé (Portrait, A4, avec couverture, avec codes-à-barres) :

Format Impression libre (Portrait, A4, champs personnalisés (cf. Etape 1. Création du modèle d’impression et Etape 3. Créer ou alimenter un panier)) :

Format Marc (Portrait, A4, sans couverture, avec codes-à-barres) :

envoi panier

30 janvier 201530 janvier 2015admin030520221 Comment

Gérez vos flux RSS grâce à Electre 2/2

13 septembre 201413 septembre 2014admin03052022Leave a comment

***** SUITE DE CE BILLET *****

II. La rubrique “Livre” du journal La Montagne

Rendez-vous sur le site de ce journal (http://www.lamontagne.fr) :

Repérez les flux RSS (ils sont tout en bas 🙂 ) et cliquez sur le lien :

Contrairement au blog de Pierre Assouline, ce site propose plusieurs flux RSS (correspondant aux rubriques du journal) Il ne vous reste qu’à repérer celui que vous recherchez, copier l’adresse du lien (clic droit, Copier l’adresse du lien) :

Collez enfin ce nouveau flux RSS sur votre page d’accueil Electre :

Une nouvelle case apparaît, vous donnant les dernières actualités de la rubrique Livre – BD du site www.lamontagne.fr :

III. La rubrique Edition de Livres Hebdo :

Rendez-vous sur le site www.livreshebdo.fr et repérez les flux RSS (ils sont tout en bas de la page) :

La fenêtre suivante s’ouvre et vous propose tous les flux RSS correspondant aux rubriques du site :

Dans ce cas, repérez et copiez l’URL correspondant à la rubrique Edition :

En la collant (comme précédemment expliqué) sur votre page d’accueil Electre), vous allez être informés (en temps réel) des dernières actualités de la rubrique Edition du site www.livreshebdo.fr :

Informations complémentaires concernant les flux RSS

Si vous avez créé plusieurs comptes d’utilisateurs de votre site www.electre.com, chacun de ceux-ci pourra paramétrer ses propres flux RSS. Retrouvez le billet de ce blog consacré à la création de comptes d’utilisateurs ici.

Les flux sont réactualisés en permanence (à chaque fois que vous “rafraîchissez” votre page d’accueil Electre).

Ce qui est décrit dans ce billet n’est qu’une utilisation parmi d’autres des flux RSS. Si vous disposez d’un site ou d’un blog, vous pouvez afficher ces flux sur ceux-ci. Par exemple, si vous appréciez les articles de Pierre Assouline, vous pouvez en afficher les titres sur votre blog.

Notez par exemple que les titres d’actualités de Livres Hebdo sont affichés sur ce blog grâce aux flux RSS.

Les dernières actualités de ce blog (accessibles via le pictogramme de votre site www.electre.com) utilisent aussi la technologie des flux RSS.

Vous pouvez d’ailleurs retrouver le flux RSS de ce blog grâce au pictogramme correspondant!

Mis-à-part votre page d’accueil Electre, il existe de nombreux agrégateurs de flux RSS ; les plus connus étant Netvibes, Yahoo et Google.

L’accès à l’intégralité des articles est souvent gratuite. Cependant, si le site en référence nécessite un abonnement, vous serez amenés à instruire les codes d’accès (identifiant et mot de passe) afin d’en visualiser le contenu (au delà du titre, donc).

De nombreux sites (sites de libraires ou d’éditeurs, catalogues de bibliothèques) proposent différents flux RSS (nouveautés, coups de coeur, portraits d’auteurs, bibliographies thématiques, etc.)

Gérez vos flux RSS grâce à Electre 1/2

12 septembre 201412 septembre 2014admin03052022Leave a comment

Créer un compte d’utilisateur

30 juin 201430 juin 2014admin03052022Leave a comment

Pour vérifier cette possibilité, accédez à Mon electre (paramètres) en cliquant sur le pictogramme .

Si vous recevez le message suivant:

vous devez contacter l’administrateur (ou l’un des administrateurs) de votre abonnement pour libérer ce droit. Vous pouvez également contacter nos services.

Si vous voyez apparaître la liste des utilisateurs:

vous disposez des droits suffisants à la création (ou à la suppression) d’un utilisateur.

Pour créer un nouvel utilisateur, cliquez sur les liens Effectuez une action puis Créer un nouvel utilisateur. Vous être alors invités à remplir la fiche de cet utilisateur:

Après avoir instruit vos informations personnelles, vous devez spécifier un login (nom d’utilisateur) et un mot de passe. Il est possible que Jean ou Marie en login soient déjà utilisés…

Vous devez enfin spécifier les droits inhérents à cet utilisateur:

Droits administratifs

Administrateur de l’abonnement

En cochant cette case, vous permettez à cet utilisateur de faire précisément ce que vous faîtes, à savoir créer ou supprimer son compte.

Administrateur Paniers

Cette option rarement utilisée est destinée à certaines structures importantes permet à utilisateur de contrôler les Paniers personnel* d’autres utilisateurs.

Panier en lecture seule

Cette option rarement utilisée permet à cet utilisateur de visualiser les paniers sans pouvoir les modifier.

Dédoublonnage global

Cette option, généralement active permet, lors de l’intégration d’une notice dans un panier, de rechercher ses éventuels doublons** parmi les paniers de tous les utilisateurs.

Droits spécifiques à l’utilisateur

Max. export notices

Option destinée aux bibliothèques ou aux centres de documentation, celle-ci permet de limiter les exportations permises à cet utilisateur.

Poste public

Accès à l’export FTP

Droit d’expédition des bons de commande

Droit de modification des paramètres d’export Nouveautés

Plus utilisée par les libraires, cette option leur permet de spécifier les champs exportés ou rejetés d’une notice.

Droit Communauté

Cette fonction récemment développée fera l’objet d’un billet ultérieurement. Elle permet d’échanger des enrichissements de notices entre plusieurs abonnés distincts.

*Paniers personnels et Paniers communs

**Doublons

Gérez l’arborescence commune des dossiers

14 juin 201414 juin 2014admin03052022Leave a comment

1. Création d’un panier rattaché à une ou plusieurs lignes budgétaires

Etape 1 : recherche :

Etape 2 : création du panier :

Etape 3 : renseignement des attributs budgétaires :

Etape 4 : renseignement des (éventuels) remise et champs supplémentaires :

2. Rattachement d’un panier existant à une ou plusieurs lignes budgétaires

3. Visualisation, cas des devises étrangères et modifications

Visualisations

Cas des devises étrangères

Modifications

1. Paramètres généraux

2. Création des lignes de budget

3. Création des liens entre les lignes de budget

4. Autres visualisations et observations générales

La commande

La commande : éditer

La commande : envoyer

La commande : réceptionner et archiver

La commande : réceptionner un ouvrage non-localisé

La commande : clôturer la réception

Etape 1 : Création du modèle d’impression

Etape 2 : Création et choix du modèle de panier

Etape 3 : Choix des notices (titres) à intégrer

Etape 4 : Choix du format d’impression