Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres
Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)
Le module budgétaire : 3/3 : La commande
La transformation de paniers en bons de commande valorisés (remises et quantités) puis l’envoi de ceux-ci aux libraires sont des fonctions appréciées dans les bibliothèques et les centres de documentation.
Electre propose également en option une fonction qui leur permet de suivre avec précision leurs budgets, quelques soient les modes de répartition de ceux-ci (sites, lots, domaines, utilisateurs (agents), fournisseurs).
De la création du panier bibliographique jusqu’à la réception des ouvrages, ce module budgétaire tient compte de toutes les situations (non-réception d’ouvrage, clôture ou suppression de commande, …)
Ce billet concerne le paramétrage, des articles ultérieurs détailleront l’utilisation au quotidien du module budgétaire ainsi que l’envoi de commande (vers votre libraire).
1. Paramètres généraux
En amont de l’utilisation du Module Budgétaire d’Electre, plusieurs paramétrages sont nécessaires. Si vous disposiez déjà d’un abonnement Electre, que vous ayez déjà créé (ou non) des comptes d’utilisateurs, des paniers, des modèles de paniers, des dossiers de paniers, il est toujours possible de faire évoluer vos configurations vers l’utilisation du module budgétaire.
- Utilisateurs
L’utilisation du module budgétaire est un droit affecté (ou non) à un utilisateur (agent) identifié. Nous vous invitons à vous référer à l’article du blog Créer un utilisateur d’Electre en tenant compte des trois droits suivants (qui n’apparaissent pas tous par défaut si vous n’avez pas souscrit à l’option Module Budgétaire) :
L’administrateur du module budgétaire crée, modifie ou supprime les lignes ou les montants de budget, le rattachement du panier (ou du bon de commande) permet à un agent de le lier à une ligne de budget et le droit d’expédition des bons de commande permet à un utilisateur de l’envoyer à son libraire.
Notez que la création de comptes d’utilisateurs permet à ceux-ci de nombreuses autres personnalisations comme la Veille bibliographique, la création de périmètres, etc…
- Modèle de panier
Par défaut, Electre vous propose d’utiliser le modèle standard qui ne tient pas compte de la remise accordée par le libraire.
Il vous faut donc créer un modèle de panier, qui permettra de valoriser un panier, remises et quantités comprises. Vous trouverez toutes les procédures ici.
Notez que le modèle de panier permet également de rattacher des informations personnalisables à chaque notice de votre panier.
Nous vous conseillons de ne créer qu’un seul modèle de paniers (que tous vont utiliser) plutôt que de multiplier les modèles de paniers, ce qui risque de créer des confusions lors de déplacements (copier/coller) de notices d’un panier à un autre.
Il est possible de modifier le modèle d’un panier déjà créé. Dans ce cas, vous devrez réaffecter les remises (et les éventuels champs supplémentaires).
- Arborescence de dossiers de paniers
Il est nécessaire de correctement organiser l’arborescence de vos dossiers de paniers (referez-vous à ce billet).
L’arborescence est commune à tous les utilisateurs de votre abonnement.
Cette capture d’écran présente une arborescence possible. Adaptez celle-ci à vos procédures.
2. Création des lignes de budget
Comme vu précédemment, seul l’administrateur du module budgétaire peut créer ou modifier ces paramètres.
- Le budget général
Accédez au tableau de bord du module budgétaire en cliquant sur à gauche de votre écran :
Sur l’écran qui apparaît, cliquez sur le signe + pour créer une ligne de budget :
Instruisez les champs de cette nouvelle ligne de budget :
La ligne de budget nouvellement créée apparaît ainsi dans le tableau de bord :
- La ligne de budget par lot
Vous pouvez créer une ligne de budget par lot en cliquant sur le lien suivant :
Renseignez les attributs de cette ligne de budget :
Libellé : nom de la ligne de budget,
Fournisseur : nom du fournisseur. Il est important de créer “correctement” la fiche du fournisseur en suivant les procédures détaillées ICI,
Budget Maximal : renseignez ici cette valeur,
Visible : cochez cette case si vous souhaitez rendre visible cette ligne de budget par tous les utilisateurs,
Budget illimité : Cochez cette case si le budget affecté à cette ligne est illimité (en tous cas dans les limites du budget général).
Dépassement autorisé : cocher cette case permet à l’utilisateur de dépasser le montant de son budget initial.
Vous obtenez (par exemple) la fenêtre suivante :
- La ligne de budget par domaine
Cliquez sur “Ajouter un domaine” puis sur “Créer un nouveau domaine” :
Renseignez ensuite les champs de votre ligne de budget :
Libellé : nom de la ligne de budget,
Budget Maximal : renseignez ici cette valeur,
Visible : cochez cette case si vous souhaitez rendre visible cette ligne de budget par tous les utilisateurs,
Budget illimité : Cochez cette case si le budget affecté à cette ligne est illimité (en tous cas dans les limites du budget général).
Dépassement autorisé : cocher cette case permet à l’utilisateur de dépasser le montant de son budget initial.
Vous obtenez (par exemple) la fenêtre suivante :
- La ligne de budget par site
Cliquez sur “Ajouter un site” puis sur “Créer un nouveau site” :
Renseignez ensuite les champs de votre ligne de budget par site :
Libellé : nom de la ligne de budget,
Budget Maximal : renseignez ici cette valeur,
Visible : cochez cette case si vous souhaitez rendre visible cette ligne de budget par tous les utilisateurs,
Budget illimité : Cochez cette case si le budget affecté à cette ligne est illimité (en tous cas dans les limites du budget général).
Dépassement autorisé : cocher cette case permet à l’utilisateur de dépasser le montant de son budget initial.
Vous obtenez (par exemple) la fenêtre suivante :
3. Création des liens entre les lignes de budget
Le module budgétaire permet de relier les différentes lignes de budget.
- Liens à partir des Lots
Il est possible de relier une ligne de budget par Lot à un (ou plusieurs) Domaine(s) ou à un (ou plusieurs) Sites en cliquant sur :
Les liens créés apparaissent sous la forme suivante (vous devriez peut-être “dérouler” les liens via le bouton + pour les visualiser) :
Il est possible pour l’administrateur de supprimer le(s) lien(s) en cliquant sur .
- Liens à partir des Domaines
Il est possible de relier une ligne de budget par Domaine à un (ou) plusieurs Lot(s) ou à un (ou plusieurs) Site(s) ou à un (ou plusieurs) Utilisateur(s) en cliquant sur :
Vous pouvez bien-sûr lier un domaine à un ou plusieurs utilisateurs :
La fenêtre suivante apparaît :
- Liens à partir des Sites
Il est possible de relier une ligne de budget par Site à un (ou) plusieurs Lot(s) ou à un (ou plusieurs) Domaine(s) ou à un (ou plusieurs) Utilisateur(s) en cliquant sur :
Vous pouvez bien-sûr lier un Site à un ou plusieurs utilisateurs :
Vous obtenez la fenêtre suivante :
4. Autres visualisations et observations générales
- Autres visualisations
Vous pouvez également visualiser les liens par utilisateur …
… et les lignes de budget par fournisseur :
- Observations générales
L’administrateur du module budgétaire a toujours la possibilité de modifier les lignes de budgets.
Il est fortement recommandé de créer des comptes d’utilisateurs (par agent) et de positionner les paniers dans une arborescence claire. Vous pouvez “sécuriser” cette arborescence en créant un ou plusieurs Administrateur Paniers.
De plus, l’administrateur du module budgétaire a la possibilité de créer un niveau intermédiaire pour les lignes de budget par lot en cliquant sur :
Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres
Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)
Le module budgétaire : 3/3 : La commande