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Le bon de commande Bibliothèque 1/2 : Création
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Le module budgétaire 3/3 : La commande
Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres
Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)
Le module budgétaire : 3/3 : La commande
Le module budgétaire 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)
Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres
Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)
Le module budgétaire : 3/3 : La commande
Comme vu dans ce précédent billet, Electre propose (en option) aux bibliothèques (et aux centres de documentation) un module qui leur permet de suivre avec précision leurs budgets, quelques soient les modes de répartition de ceux-ci (sites, lots, domaines, utilisateurs (agents), fournisseurs).
Le module budgétaire 1/3 : paramètres
Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres
Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)
Le module budgétaire : 3/3 : La commande
La transformation de paniers en bons de commande valorisés (remises et quantités) puis l’envoi de ceux-ci aux libraires sont des fonctions appréciées dans les bibliothèques et les centres de documentation.
Le bon de commande Bibliothèque 2/2 : Envoi et réception
Le bon de commande Bibliothèque 1/2 : Création
Le module budgétaire 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)
Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres
Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)
Le module budgétaire : 3/3 : La commande
Comme vu dans ce précédent billet, Electre propose (en option) aux bibliothèques (et aux centres de documentation) un module qui leur permet de suivre avec précision leurs budgets, quelques soient les modes de répartition de ceux-ci (sites, lots, domaines, utilisateurs (agents), fournisseurs).
Ce billet concerne l’utilisation au quotidien de ce module budgétaire. Il faut bien-sûr préalablement l’avoir paramétré (voir ce billet).
Une troisième partie abordera la processus de commande vers votre libraire.
Ci-dessous le tableau de bord général du module budgétaire tel qu’il a pu être paramétré :
Le rattachement d’un panier à une ligne de budget (tout comme l’envoi de bon de commande) est un droit qui est donné (ou non) à un utilisateur :
Notez que le module budgétaire vous permet de distinguer le budget total, par lot , par domaine, par site ou par fournisseur.
Les budgets peuvent être engagés ou dépensés.
Le panier ou le bon de commande non réceptionné n’affecteront que les budgets engagés.
Le bon de commande réceptionné affectera les budgets dépensés (dépense effective).
Le bon de commande réceptionné ET clôturé “désengageront” les montants des ouvrages non-reçus.
Il est donc indispensable de respecter ces étapes :
1. La liste initiale est le Panier rattaché au module budgétaire,
2. Ce panier est transformé en Bon de Commande,
3. Dès que vous recevez votre commande, vous réceptionnez les titres (avec le service Réceptionner d’Electre),
4. Comme une commande peut être livrée en plusieurs fois, vous pouvez réceptionner au fur et à mesure des livraisons,
4. Enfin, vous clôturez votre commande lorsque vous avez reçu tous les titres (les titres qui seront alors encore non-réceptionnés seront supprimés du bon de commande clôturé).
Durant l’étape 1. et 2., les montants des paniers ou des bons de commandes n’affecteront que les budgets engagés.
Seuls les ouvrages réceptionnés affecteront les budgets dépensés à partir de l’étape 3. Autrement dit, les montants des ouvrages réceptionnés est déduit des montants engagés et rajouté aux montants dépensés.
1. Création d’un panier rattaché à une ou plusieurs lignes budgétaires
Un utilisateur disposant des droits peut rattacher un panier à une (ou plusieurs) ligne de budget au moment de sa création (pour tous détails concernant la création et l’alimentation d’un panier, voir cet article).
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Etape 1 : recherche :
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Etape 2 : création du panier :
Sélectionnez les notices puis cliquez sur Choisissez un panier de destination > Créer un panier commun :
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Etape 3 : renseignement des attributs budgétaires :
-
Etape 4 : renseignement des (éventuels) remise et champs supplémentaires :
Ces champs sont personnalisables et liés au modèle de panier, voir cet article.
Votre panier est désormais créé :
2. Rattachement d’un panier existant à une ou plusieurs lignes budgétaires
Si vous souhaitez rattacher un panier existant à une ou plusieurs lignes de budget, ouvrez-le et cliquez sur la clé à droite de votre écran :
Faites les correspondances :
Votre panier est désormais rattaché au module budgétaire :
3. Visualisation, cas des devises étrangères et modifications
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Visualisations
Une fois votre panier créé, vous pouvez le visualiser via l’explorateur de panier . A droite de votre écran apparaîssent les lignes de budget :
Vous pouvez également visualiser via le tableau de bord général du module budgétaire :
Notez que cet utilisateur, par les droits dont il dispose, peut rattacher un panier à une ou plusieurs lignes de budget mais ne peut pas modifier les plafonds de ceux-ci.
L’administrateur du module budgétaire a la possibilité de modifier les attributs de chaque ligne budgétaire (voir le premier billet consacré à l’administration du module budgétaire).
-
Cas des devises étrangères
Electre étant une base francophone, nous cataloguons un grand nombre de notices d’ouvrages suisses, belges, canadiens, tunisiens, malgaches,… Ces ouvrages vont souvent être valorisés en devises étrangères. En l’absence de lois sur un prix unique dans la plupart des pays, il n’est pas possible d’ “automatiser” la conversion. Dans la plupart des cas, ces notices sont soit supprimées du panier, soit les bibliothécaires renseignent un prix estimé s”ils souhaitent acquérir lesdits titres.
Dans ces cas, les paniers ne sont pas valorisés et les lignes budgétaires ne sont pas modifiées tant que l’ensemble des prix n’est pas exprimée dans la même devise. Notez qu’un message vous avertit de la présence de devises différentes et que les dites notices apparaissent en tête de panier :
Pour supprimer une ou plusieurs notices d’un panier, vous pouvez cliquer sur la croix à droite des listes ou cocher plusieurs notices avant d’Effectuer une action puis Supprimer :
Une fois que le panier est ainsi corrigé, le montant total est calculé et les lignes budgétaires sont ajustées :
Dans le cas ou vous souhaitez modifier le montant et la devise pour conserver la notice dans le panier, référez vous au chapitre suivant.
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Modifications
Lorsque vous créez (ou alimentez) un panier de notices, vous affectez des valeurs par défaut pour les quantités, les remises ou les champs supplémentaires (liés au modèle de panier, voir cet article).
Vous serez donc très souvent amené à modifier ces valeurs une fois le panier créé.
Vous pourriez également souhaiter modifier un montant exprimé en devise étrangère.
Vous pouvez effectuer des modifications par groupes de notices ou par notices individuellement.
Modifications groupées
Cochez les notices à modifier, cliquez sur Effectuer une action > Modifier :
Les attributs de ces notices ainsi que les montants des lignes de budget sont ajustés :
Modifications individuelles
Ouvrez la notice en cliquant sur le titre :
Repérez le cadre jaune dans lequel vous pouvez apporter des modifications à la notice :
Bien-sûr, toutes les modifications affectant les quantités ou les remises modifient les montants engagés ou dépensés de vos lignes de budget.
Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres
Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)
Le module budgétaire : 3/3 : La commande
Le module budgétaire 1/3 : paramètres
Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres
Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)
Le module budgétaire : 3/3 : La commande
La transformation de paniers en bons de commande valorisés (remises et quantités) puis l’envoi de ceux-ci aux libraires sont des fonctions appréciées dans les bibliothèques et les centres de documentation.
Electre propose également en option une fonction qui leur permet de suivre avec précision leurs budgets, quelques soient les modes de répartition de ceux-ci (sites, lots, domaines, utilisateurs (agents), fournisseurs).
De la création du panier bibliographique jusqu’à la réception des ouvrages, ce module budgétaire tient compte de toutes les situations (non-réception d’ouvrage, clôture ou suppression de commande, …)
Ce billet concerne le paramétrage, des articles ultérieurs détailleront l’utilisation au quotidien du module budgétaire ainsi que l’envoi de commande (vers votre libraire).
1. Paramètres généraux
En amont de l’utilisation du Module Budgétaire d’Electre, plusieurs paramétrages sont nécessaires. Si vous disposiez déjà d’un abonnement Electre, que vous ayez déjà créé (ou non) des comptes d’utilisateurs, des paniers, des modèles de paniers, des dossiers de paniers, il est toujours possible de faire évoluer vos configurations vers l’utilisation du module budgétaire.
- Utilisateurs
L’utilisation du module budgétaire est un droit affecté (ou non) à un utilisateur (agent) identifié. Nous vous invitons à vous référer à l’article du blog Créer un utilisateur d’Electre en tenant compte des trois droits suivants (qui n’apparaissent pas tous par défaut si vous n’avez pas souscrit à l’option Module Budgétaire) :
L’administrateur du module budgétaire crée, modifie ou supprime les lignes ou les montants de budget, le rattachement du panier (ou du bon de commande) permet à un agent de le lier à une ligne de budget et le droit d’expédition des bons de commande permet à un utilisateur de l’envoyer à son libraire.
Notez que la création de comptes d’utilisateurs permet à ceux-ci de nombreuses autres personnalisations comme la Veille bibliographique, la création de périmètres, etc…
- Modèle de panier
Par défaut, Electre vous propose d’utiliser le modèle standard qui ne tient pas compte de la remise accordée par le libraire.
Il vous faut donc créer un modèle de panier, qui permettra de valoriser un panier, remises et quantités comprises. Vous trouverez toutes les procédures ici.
Notez que le modèle de panier permet également de rattacher des informations personnalisables à chaque notice de votre panier.
Nous vous conseillons de ne créer qu’un seul modèle de paniers (que tous vont utiliser) plutôt que de multiplier les modèles de paniers, ce qui risque de créer des confusions lors de déplacements (copier/coller) de notices d’un panier à un autre.
Il est possible de modifier le modèle d’un panier déjà créé. Dans ce cas, vous devrez réaffecter les remises (et les éventuels champs supplémentaires).
- Arborescence de dossiers de paniers
Il est nécessaire de correctement organiser l’arborescence de vos dossiers de paniers (referez-vous à ce billet).
L’arborescence est commune à tous les utilisateurs de votre abonnement.
Cette capture d’écran présente une arborescence possible. Adaptez celle-ci à vos procédures.
2. Création des lignes de budget
Comme vu précédemment, seul l’administrateur du module budgétaire peut créer ou modifier ces paramètres.
- Le budget général
Accédez au tableau de bord du module budgétaire en cliquant sur à gauche de votre écran :
Sur l’écran qui apparaît, cliquez sur le signe + pour créer une ligne de budget :
Instruisez les champs de cette nouvelle ligne de budget :
La ligne de budget nouvellement créée apparaît ainsi dans le tableau de bord :
- La ligne de budget par lot
Vous pouvez créer une ligne de budget par lot en cliquant sur le lien suivant :
Renseignez les attributs de cette ligne de budget :
Libellé : nom de la ligne de budget,
Fournisseur : nom du fournisseur. Il est important de créer “correctement” la fiche du fournisseur en suivant les procédures détaillées ICI,
Budget Maximal : renseignez ici cette valeur,
Visible : cochez cette case si vous souhaitez rendre visible cette ligne de budget par tous les utilisateurs,
Budget illimité : Cochez cette case si le budget affecté à cette ligne est illimité (en tous cas dans les limites du budget général).
Dépassement autorisé : cocher cette case permet à l’utilisateur de dépasser le montant de son budget initial.
Vous obtenez (par exemple) la fenêtre suivante :
- La ligne de budget par domaine
Cliquez sur “Ajouter un domaine” puis sur “Créer un nouveau domaine” :
Renseignez ensuite les champs de votre ligne de budget :
Libellé : nom de la ligne de budget,
Budget Maximal : renseignez ici cette valeur,
Visible : cochez cette case si vous souhaitez rendre visible cette ligne de budget par tous les utilisateurs,
Budget illimité : Cochez cette case si le budget affecté à cette ligne est illimité (en tous cas dans les limites du budget général).
Dépassement autorisé : cocher cette case permet à l’utilisateur de dépasser le montant de son budget initial.
Vous obtenez (par exemple) la fenêtre suivante :
- La ligne de budget par site
Cliquez sur “Ajouter un site” puis sur “Créer un nouveau site” :
Renseignez ensuite les champs de votre ligne de budget par site :
Libellé : nom de la ligne de budget,
Budget Maximal : renseignez ici cette valeur,
Visible : cochez cette case si vous souhaitez rendre visible cette ligne de budget par tous les utilisateurs,
Budget illimité : Cochez cette case si le budget affecté à cette ligne est illimité (en tous cas dans les limites du budget général).
Dépassement autorisé : cocher cette case permet à l’utilisateur de dépasser le montant de son budget initial.
Vous obtenez (par exemple) la fenêtre suivante :
3. Création des liens entre les lignes de budget
Le module budgétaire permet de relier les différentes lignes de budget.
- Liens à partir des Lots
Il est possible de relier une ligne de budget par Lot à un (ou plusieurs) Domaine(s) ou à un (ou plusieurs) Sites en cliquant sur :
Les liens créés apparaissent sous la forme suivante (vous devriez peut-être “dérouler” les liens via le bouton + pour les visualiser) :
Il est possible pour l’administrateur de supprimer le(s) lien(s) en cliquant sur .
- Liens à partir des Domaines
Il est possible de relier une ligne de budget par Domaine à un (ou) plusieurs Lot(s) ou à un (ou plusieurs) Site(s) ou à un (ou plusieurs) Utilisateur(s) en cliquant sur :
Vous pouvez bien-sûr lier un domaine à un ou plusieurs utilisateurs :
La fenêtre suivante apparaît :
- Liens à partir des Sites
Il est possible de relier une ligne de budget par Site à un (ou) plusieurs Lot(s) ou à un (ou plusieurs) Domaine(s) ou à un (ou plusieurs) Utilisateur(s) en cliquant sur :
Vous pouvez bien-sûr lier un Site à un ou plusieurs utilisateurs :
Vous obtenez la fenêtre suivante :
4. Autres visualisations et observations générales
- Autres visualisations
Vous pouvez également visualiser les liens par utilisateur …
… et les lignes de budget par fournisseur :
- Observations générales
L’administrateur du module budgétaire a toujours la possibilité de modifier les lignes de budgets.
Il est fortement recommandé de créer des comptes d’utilisateurs (par agent) et de positionner les paniers dans une arborescence claire. Vous pouvez “sécuriser” cette arborescence en créant un ou plusieurs Administrateur Paniers.
De plus, l’administrateur du module budgétaire a la possibilité de créer un niveau intermédiaire pour les lignes de budget par lot en cliquant sur :
Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres
Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)
Le module budgétaire : 3/3 : La commande
Le module budgétaire 3/3 : La commande
Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres
Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)
Le module budgétaire : 3/3 : La commande
La commande
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La commande : éditer
Un des nombreux services d’Electre consiste à permettre aux bibliothécaires de transformer leurs paniers en bons de commande et d’envoyer ceux-ci à leurs libraires.
Notez que si vous souhaitez intégrer un (rare) titre non trouvé sur Electre dans un panier, vous avez la possibilité de le rajouter manuellement via la fonction Effectuer une action > Ajouter un article.
Vous êtes invités à “créer” une notice :
Pour démarrer la commande à partir d’un panier, sélectionnez les notices concernées, cliquez sur Effectuer une action puis sur Établir un bon de commande :
Un message vous rappelle que seules les notices cochées seront commandées :
La fenêtre du choix du fournisseur apparaît alors. Elle recense les librairies en marché (ou ayant été en marché) avec la bibliothèque.
Si votre fournisseur n’est pas présent sur cette liste, vous devrez créer sa fiche en vérifiant si ce libraires est (ou non) abonné à Electre :
La fiche fournisseur ainsi créée (ou modifiée), vous pouvez la sélectionner, spécifier un contact (plusieurs contacts peuvent exister dans une librairie) et poursuivre le processus de commande :
L’étape suivante consiste à instruire vos coordonnées d’expédition, de facturation ou de livraison qui peuvent être différentes. Vos choix seront mémorisés :
L’écran qui suit vous propose de renseigner les références et les conditions de votre commande ainsi que les champs qui apparaîtront dans les listes :
Notez que via les paramètres > Paniers > Champs Bon de Commande, vous avez également la possibilité de paramétrer les colonnes qui s’affichent dans votre bon de commande (n’oubliez pas de sauvegarder) :
Ce qui donne le résultat suivant :
Vous avez la possibilité de ventiler votre bon de commande suivant les taux de TVA en cliquant sur Effectuer une action > Calcul par TVA :
Si vous souhaitez modifier la liste de titre (rajouter, supprimer ou modifier), vous devez revenir à l’état panier (Effectuer une action > Retourner à l’état panier) :
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La commande : envoyer
Important :
Notez qu’envoyer un bon de commande à son fournisseur est un droit donné (ou non) à chaque utilisateur. Pour toutes question relative à la création, à la suppression ou aux droits d’utilisateur, vous pouvez consulter cet article.
Si votre libraire est abonné à Electre, cliquez sur Envoyer à votre fournisseur.
Votre libraire sera averti par mail de votre commande et il recevra votre bon de commande sous forme de panier dans son espace Electre :
Un signal rouge clignotant l’alertera sur sa page d’accueil Electre :
De plus, un bon de commande non-traité apparaît en rouge dans son explorateur de paniers :
Si votre libraire n’est pas abonné à Electre,
Il recevra votre commande en pièce jointe (format PDF) d’email. Vous avez la possibilité d’intégrer les codes à barres dans votre bon de commande, ainsi qu’une pièce jointe. Enfin, vous pouvez utiliser un modèle d’impression personnalisé (un document avec une entête personnalisée) :
Un message vous informe enfin des dates d’envoi et de réception (lecture) de votre bon de commande :
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La commande : réceptionner et archiver
Un bon de commande envoyé à un fournisseur est automatiquement archivé mais sera toujours couvert par les outils de dédoublonnage d’Electre :
Le bon de commande archivé est représenté comme suit dans votre explorateur de paniers :
Le module budgétaire nécessite que vous utilisiez le service Réceptionner d’Electre. A partir d’un bon de commande archivé, cliquez sur Effectuer une action > Réceptionner :
Avec votre lecteur optique (douchette), vous pouvez contrôler “à la volée” vos réceptions. Les quantités reçues s’afficheront dans votre bon de commande archivé :
(Si votre lecteur optique ne parvient pas à lire le code à barres, vous pouvez introduire “manuellement” les quantités livrées)
De nombreuses bibliothèques utilisent ce service de réception pour “optimiser” leurs exportations de notices vers leur SIGB ou pour créer un Panier des non-livrés (qui leur permet de gérer elles-mêmes les ouvrages non-livrés).
- “Optimiser” les exportations
Cette fonction peut être utile pour les bibliothèques cataloguant après la réception. Cette fonction permet d’alimenter le SIGB uniquement en notices d’ouvrages reçus.
Pour utiliser cette fonction, cliquer sur la disquette puis indiquez si vous souhaitez exporter toutes les notices ou seulement les livrées ou les non-livrées :
Les procédures et les conditions d’exportation sont détaillées ici.
- Créer ou alimenter un panier des non-livrés
Les bibliothèques qui souhaitent gérer elles-mêmes leurs non-livrés peuvent pour cela créer ou alimenter un panier des non-livrés. Cliquez sur Effectuer une action > Créer un panier des non-livrés :
Vous pouvez alors choisir d’alimenter un panier existant ou de créer un nouveau panier :
Dans l’explorateur de paniers, vous pouvez ainsi visualiser le panier initial (vidé), le bon de commande archivé (avec le cadenas) et un panier des non-livrés (ici, nous avons choisi de créer un panier des non-livrés plutôt que d’alimenter un panier existant) :
A partir de ce panier des non-livrés, vous pouvez choisir de maintenir ou non la commande d’ouvrages non-reçus.
Notez enfin que la gestion des non-livrés par le libraire et/ou par le bibliothécaire est à définir dans le cadre de la relation (et des conditions afférentes) entre ces deux entités.
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La commande : réceptionner un ouvrage non-localisé
Il arrive souvent que vos réceptions contiennent des titres dont vous ne localisez pas le bon de commande correspondant (une commande pouvant en effet être livrée en plusieurs fois). Pour retrouver un bon de commande à partir d’un titre en réception, cliquez sur (à gauche de votre écran), puis sur Réceptionner :
Vous pouvez alors renseigner le code à barre dudit ouvrage pour retrouver le bon de commande correspondant :
Notez que si un ouvrage se retrouve dans plusieurs bons de commande, autant d’onglets apparaîtront et vous serez invité à spécifier lequel correspond.
-
La commande : clôturer la réception
Dès que la commande est finalisée, vous pouvez enfin clôturer la réception. Les ouvrages (définitivement) non-livrés seront supprimés de ce bon de commande sur lequel les outils de dédoublonnage seront toujours actifs :
Pour clôturer une réception à partir d’un bon de commande archivé, cliquez sur Effectuer une action > Clôturer la réception :
Vous devez confirmer votre choix :
Les titres non-livrés “disparaissent” de votre bon de commande dont la clôture est indiqué par un “R” :
La clôture est indiquée de la même manière dans votre explorateur de paniers :
Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres
Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)
Le module budgétaire : 3/3 : La commande
Traitement centralisé des commandes réseau
voici comment j’ai procédé pour créer un commande multiple, pas si simple!
1-créer un modèle de panier pour les commandes multiples
2-utiliser le modèle de panier lors de vos acquisitions (mettre la quantité désirée dans la colonne appropriée)
3-fusionner les différents paniers avec le même modèle
4-créer le bon de commande avec le même fournisseur
C’est là que les Athéniens s’atteignirent…:
a-il n’y a pas moyen d’obtenir la répartition chiffrée par section ou par bibliothèque
b-il n’y a pas moyen de télécharger le document en format XLS ou DOC
Ma question : comment traiter une commande multiple sur electre?
**********************
Réponse :
Bonjour,
Pour tenter de répondre à vos questions :
1. Les commandes multiples
Nous constatons plusieurs usages dont le votre.
Le plus fréquent est l’utilisation de la fonction « Couper ou Copier / Coller » de notices d’un panier à un autre.
Chaque agent constitue un panier et peut ainsi déplacer « une partie » de ce panier vers un panier commun d’acquisitions.
2. Il n’est hélas pas possible de valoriser une sélection d’un panier. MAIS! Le développement a été demandé. Vous devrez à terme pouvoir valoriser un panier suivant une sélection correspondant à une classe Dewey, à un utilisateur, à un champ personnalisable ou autre.
Je ne peux pas encore m’engager sur un délai de réalisation de ce développement qui vient juste d’être demandé mais vous devrez être assez prochainement prévenue par le biais de ce blog.
3. Il est possible d’exporter un panier ou un BC au format XLS.
Je vous invite à consulter cet article du blog :
https://blog-electre.com/2011/06/06/exporter-un-panier-au-format-xls/
4. Il est possible d’exporter un panier au format DOC
Je vous invite à consulter cet article du blog (qui vous renverra vers plusieurs autres articles!) :
https://blog-electre.com/2013/06/04/un-joli-catalogue-au-format-livret/
Restant à votre disposition,
Cordialement,
FC
Réceptionner les commandes (bibliothèques et CDI)
Les bibliothécaires ou documentalistes utilisant Electre pour transmettre leurs commandes à leurs libraires ont la possibilité de contrôler rapidement leurs réceptions.
Préalablement, vous devez avoir transformé votre panier en bon de commande et soit avoir envoyé celui-ci à votre fournisseur, soit l’avoir archivé “manuellement” (le fait d’envoyer un bon de commande l’archive automatiquement).
Pour toutes questions relatives au Bons de commande, vous pouvez vous référer à l’article de ce blog : Etablir un bon de commande.
A partir d’un bon de commande archivé, cliquez sur Effectuer une action puis sur Réceptionner :
Une fenêtre s’ouvre, vous invitant à “biper” (ou “doucher” ou “scanner”) le code ISBN/EAN (le code à barres) de chaque ouvrage afin de contrôler votre réception :
Une fois “bipées”, les quantités livrées s’incrémentent automatiquement comme l’indiquent les flèches ci-dessous :
Notez qu’en doube-cliquant sur une quantité livrée, vous avez la possibilité d’introduire “manuellement” une quantité reçue (certaines douchettes ne parviennent pas à “lire” tous les codes à barres.
Outre le gain de temps réalisé, ce module Réception vous permet également d’autres possibilités:
a. Optimiser les exportations
En utilisant ce module, vous avez la possibilité de n’exporter que les ouvrages livrés (OU les non-livrés OU tous).
En cliquant sur le pictogramme , une fenêtre s’ouvre, vous invitant à spécifier si vous souhaitez exporter Toutes les notices, les Notices livrées ou les Notices non-livrées :
Cette option permet par exemple d’éviter d’intégrer dans le système de gestion des notices d’ouvrages physiquement absents.
b. Gérer les ouvrages non-livrés
De plus en plus fréquemment, les bibliothèques ou les centres de documentation choisissent de gérer eux-mêmes les ouvrages non-livrés.
Après avoir réceptionné les ouvrages, votre site Electre vous offre la possibilité de créer un Panier des non-livrés. Pour cela, cliquez sur Effectuer une action puis sur Créer un panier des non-livrés :
Vous êtes invités à positionner ce nouveau panier parmi vos dossier et à éventuellement le renommer :
Cette action effectuée, vous pouvez voir sur l’image ci-dessous la présence d’un bon de commande archivé “DEL 022011_bdc” (l’archivage est représenté par le cadenas) et d’un nouveau panier “DEL 022011_bdc (Non-livrés)”. Vous pouvez alors décider de re-commander (ou non) les titres de ce nouveau panier (en les transférant -copier ou déplacer- vers un nouveau panier de commande).