Le service Qualité : pour la qualité du service !
(source : Lettre interne Electre n°2, sept, oct 2011)
Le service Qualité, rattaché à la Bibliographie, s’assure de la qualité des informations bibliographiques de la base de données, tant du point de vue de la production des notices que de leur diffusion. Il donne des consignes à l’ensemble des intervenants et veille à leur application, assurant ainsi la cohérence de traitement des notices, lesquelles sont rédigées par des équipes de rédacteurs formés aux métiers de la bibliothéconomie [1], à Calipse et aux règles de catalogage appliquées chez Electre. Calipse est le système de production du catalogue Electre.
Les échanges entre rédacteurs et service Qualité se font par le biais de fiches dialogues attachées aux enregistrements et accessibles depuis Calipse.
À la Qualité, dit Agnès Leleu, on ne catalogue pas des boîtes de petits pois ! Mais nous travaillons à ce que chaque livre soit un cas particulier bien décrit, classé et indexé pour qu’il puisse être retrouvé et identifié rapidement par tous ceux qui consultent notre base.
Relectures
Les contrôles interviennent à plusieurs niveaux, par la relecture des notices à différents stades. D’abord à leur création, suite à une information dite « à paraître » fournie par l’éditeur ou son diffuseur. Et après la parution de l’ouvrage, les informations préalablement renseignées sont corrigées et/ou complétées, en particulier dans le cadre de leur sélection pour les Livres de la semaine.
Des référentiels
Le service Qualité, ce sont également des référentiels permettant de lier entre elles des informations disséminées dans la base. Ainsi, lorsque l’on navigue sur le site electre.com, un clic sur une information affiche une liste de résultats présentant d’autres notices la mentionnant également. Ces rebonds sont possibles grâce aux référentiels Auteurs, Œuvres, Séries, Matière et Sociétés. Chaque entrée de l’un d’eux représente une fiche, identifiée par un numéro interne. Cette fiche, liée à plus d’une notice, permet de relier sur le site les notices entre elles Leur nombre croit chaque jour et les responsables de référentiels s’assurent de leur légitimité, de leur cohérence et de leur complétude.
Une cohérence accrue
Grâce à Calipse on peut désormais réduire les contrôles en amont. Pour des titres faisant l’objet de rééditions ou d’adaptations, le modèle des œuvres permet de récupérer toutes les informations présentes dans la fiche œuvre, permettant ainsi la cohérence du traitement de l’information : indexations et résumés sont identiques que ce soit pour une édition grand format, poche ou livre-audio, par exemple. Autre nouveauté de Calipse : le guidage des indexations. Impossible désormais d’amalgamer politique et physique nucléaire dans les indexations d’une notice. La multiplicité des indexations Electre peut paraître redondante mais elle répond à la diversité des métiers des clients. Dewey et Rameau s’adressent essentiellement aux bibliothèques et centres de documentation, Genres aux libraires et éditeurs, Thèmes aux libraires. Comme le dit Marie Hélène Oger : « Calipse c’est la bibliographie de tous les possibles ! ».
Le service Qualité englobe également l’AFNIL, Agence Francophone de Numérotation Internationale du Livre. Deux personnes sont chargées d’attribuer des ISBN aux éditeurs qui en font la demande ou s’interrogent sur le système ISBN.
Quelques chiffres :
- 10 personnes au service Qualité,
- 2.000 notices traitées par semaine dont 1.200 font l’objet d’une ou plusieurs relectures, pour un total de plus de 1 million de notices dans la base electre.com,
- Création par semaine de : 700 fiches œuvres, 300 nouveaux auteurs, 60 nouvelles séries ou collections pour un total de 5 millions de fiches dans les référentiels, plus de 3000 thèmes indexés.
[1] Soit l’ensemble des techniques de gestion et d’organisation d’une bibliothèque ou d’un centre de documentation ou de l’information en général.
