Traiter et développer les résultats
Bonjour
J’aimerai bien envoyer mes devis aux libraires locaux sous format Excel. Est-ce qu’il aura une possibilité de transférer les paniers en Excel au lieu du format PDF ? J’ai pu faire un document Word mais je n’arrive pas du tout a faire l’Excel.
Merci d’avance
******************************
Bonjour,
Cet article du blog devrait répondre à votre attente :
https://blog-electre.com/2014/05/29/exporter-des-bibliographies-au-format-excel-ou-autre-tableur/
Cordialement,
CF
Par mesure de protection des données bibliographiques, electre.com limite le nombre d’Exportations de notices. Ces exportations sont le plus souvent réalisées par les bibliothécaires pour alimenter leurs Systèmes de gestion (les libraires utilisant pour cela une autre procédure liée aux Nouveautés). Vous pouvez contrôler la quantité restante de Notices sous l’onglet dédié aux Paramètres 
, sur la gauche de votre page electre.com.
En cliquant sur Abonnement, vous retrouvez l’ensemble des conditions de votre contrat et parmi celles-ci votre Nombre de notices restant à exporter:
Dans cet exemple, cette bibliothèque dispose de 2153 notices exportables.
Notez:
Dans un résultat de recherche, un panier ou un bon de commande, vous êtes sans doute amenés à sélectionner plusieurs groupes dispersées de notices.
Avec Electre vous pouvez utiliser certains raccourcis clavier que vous connaissez peut-être sous Excel.
Afin de sélectionner un groupe de notices, sélectionnez d’abord la première ligne :
Ensuite, en maintenant les touches SHIFT+CTRL+ALT enfoncées, sélectionnez la dernière ligne de votre sélection. Celle-ci se “grise” alors :
Cliquez enfin sur l’une des cases à cocher, ce qui sélectionnera tous les titres grisés :
Notez enfin que vous pouvez visualiser le coût de votre sélection dans le carré orange à droite de votre écran :
Cette fonction, qui n’est pas proposée par défaut, permet aux libraires d’envoyer automatiquement depuis Electre leurs commandes à leurs fournisseurs (distributeurs ou éditeurs). Cette fonction est généralement assurée par les logiciels de gestion. Certains libraires ne disposent pas de cet outil ou celui qu’ils utilisent n’intègre pas cette fonction d’envoi de commande.
Si vous souhaitez utiliser cette fonction, vous devez au préalable faire une demande d’activation auprès de nos services.
Tout d’abord, vous devez, à partir d’une recherche (rapide, avancée ou ISBN) identifier (en les cochant) les titres à commander :
Cliquez ensuite sur Effectuer une action puis sur Ajouter dans la commande en cours :
Un message vous informe que vos titres ont bien été intégrés dans votre commande en cours :
Vous pouvez répéter cette action autant de fois que nécessaire. Ce faisant, vous alimentez un dossier contenant tous les ouvrages à commander.
Au moment ou vous décidez de traiter ces commandes, vous avez la possibilité de visualiser les titres en cliquant sur le pictogramme 
puis sur En cours :
Vous obtenez l’écran suivant :
Vous pouvez ici effectuer les actions suivantes:
– supprimer un titre à commander en cliquant sur le pictogramme 
(à droite de la liste) ;
– modifier une quantité à commander et/ou le destinataire en cliquant sur le pictogramme 
(à droite de la liste). Cette action ouvre la fenêtre suivante :
– exporter (partiellement ou intégralement) votre liste d’ouvrages à commander en cliquant sur Effectuer une action puis sur Exporter :
Dans ce dossier En cours, les ouvrages sont juste compilés. Avant de les commander, il convient de les ventiler par fournisseur. Pour cela, cliquez sur Effectuer une action puis sur Passer en commande :
Notez que par fournisseur, vous avez la possibilité de ventiler partiellement ou intégralement les ouvrages à commander en cochant ou non les notices :
En cliquant sur Passer en commande, vos titres ont donc été triés par fournisseur. Vous pouvez visualiser ces commandes triées en cliquant sur le lien En préparation, vous obtenez l’écran suivant :
Vous pouvez visualiser le contenu de chacune de ces commandes en cliquant sur la raison sociale du fournisseur :
Notez qu’une commande non-envoyée (étape suivante) peut toujours être alimentée en ouvrages.
Maintenant que vos commandes sont ventilées par fournisseur, vous pouvez désormais les expédier.
Pour cela, vous devez cliquer sur Effectuer une action puis sur Envoyer à DILICOM :
Une fenêtre s’ouvre vous invitant à spécifier les commandes que vous souhaitez expédier (cochées ou non) ainsi que les éventuelles conditions (mode de livraison, notation) dont vous disposez auprès de vos fournisseurs. Soyez vigilents lorsque vous expédiez plusieurs commandes (vers plusieurs fournisseurs) ; en effet, vos conditions peuvent varier d’un fournisseur à l’autre.
Retenez que c’est en cliquant sur OK (dans la fenêtre mentionnée ci-dessus) que vous envoyez votre commande à votre fournisseur, via DILICOM. Cela effectué, voux pouvez visualiser vos commandes en cliquant sur le lien Commandées :
A partir de cet écran, vous pouvez :
– visualiser grâce aux couleurs sur la droite l’état de traitement de votre commande : VERT : commande traitée normallement, BLEU : commande en cours de traitement, ROUGE : erreur de traitement (appelez dans ce cas rare votre fournisseur),
– visualiser le contenu de votre commande en cliquant sur le nom de votre fournisseur,
– transférer votre commande (reçue) en Réception:
Votre commande vient ainsi s’ajouter à la liste des commandes déjà effectuées. Vous pouvez en visualiser le contenu en cliquant sur la raison sociale du fournisseur :
En cliquant sur Effectuer une action puis sur rechercher, vous pouvez contrôler rapidement vos réceptions en scannant les codes EAN/ISBN de chaque ouvrage :
Ce faisant, une fenêtre s’ouvre vous invitant à introduire les codes EAN/ISBN scannés :
Sur la colonne de gauche de votre Bon de commandes s’affiche les quantités effectivement livrées.
Cas particuliers des éditeurs/distributeurs non-adhérents à Dilicom
Un certain nombre de titres (une minorité) ne peuvent pas être commandés via Dilicom. Vous êtes avertis dès que vous tentez d’introduitre ces titres dans votre commande En cours :
Ces articles sont visualisables sous le lien Distributeur incorrect:
Pour commander tout de même ces ouvrages, vous devrez contacter directement l’éditeur concerné dont vous retrouverez les coordonnées (téléphone, fax, mail, site web et adresse physique) via la recherche Editeur.
Grâce à Electre, vous avez la possibilité de créer des paniers bibliographiques. Ces paniers peuvent être destinés à établir une commande, un devis. Ils peuvent également servir à fournir une bibliographie à un lecteur, à éditer un document promotionnel, à alimenter un site,… Les utilisations sont multiples.
Un panier Electre se crée ou s’alimente à partir d’un résultat de recherche (rapide, avancée ou par ISBN/EAN). Après avoir sélectionné les notices à intégrer, vous avez la possibilité d’alimenter un panier existant ou de créer un panier personnel ou commun* :
A. Créer un panier personnel ou commun
1.Spécifier les attributs du panier
En cliquant sur le lien correspondant, une fenêtre apparaît vous invitant à spécifier les attributs de votre panier :
Quantité: si votre panier est destiné à être transformé en devis ou bon de commande, vous pouvez spécifier ici la quantité par défaut. Vous pourrez par la suite modifier cette quantité par titres (individuellement ou par groupe),
Nom du panier,
Modèle: vous pouvez ici spécifier le modèle de paniers à utiliser. Pour en savoir plus sur les modèles de paniers, referez-vous au billet suivant : Créer un modèle de panier. Si vous n’avez pas créé de modèle de panier, le modèle Standard vous sera proposé par défaut,
Dossier: vous devez ici positionner votre panier dans le dossier correspondant. Si vous n’avez pas créé de sous-dossiers, votre panier sera positionné par défaut dans Dossier.
Dans notre exemple, nous créons un panier Giono 05 2011 en utilisant le modèle A 2009 que nous positionnons dans le dossier Pascale. La quantité 1 est affectée par défaut à tous les titres.
2. Renseigner les éventuels champs supplémentaires
En cliquant sur OK, deux possibilités peuvent survenir :
– si vous utilisez un modèle de panier personnalisé (A2009 dans notre cas), une fenêtre vous propose de renseigner les éventuels champs supplémentaires ainsi que la remise. Comme pour la quantité mentionnée ci-dessus, ces renseignements concerneront par défaut tous les titres. Il sera possible de les modifier par la suite par titre (individuellement ou par groupe). Par défaut dans notre cas, la remise est de 9%, les champs supplémentaires Secteur Droit et Electre ont respectivement pour valeur NON et OUI. Notez que vous êtes libres de créer et d’alimenter ces champs supplémentaires par des valeurs de votre choix (Remarques, Source, Destination, Commentaires, …)
– si vous utilisez le modèle de panier Standard, vous passez immédiatement à l’étape suivante.
3. Vérification des éventuels doublons
En cliquant sur OK, deux messages peuvent à nouveau survenir:
– un message vous informe que votre panier a bien été créé et un lien vous permet de le visualiser :
– si un ou plusieurs titres de cette liste existent déjà dans un autre panier précédemment créé, le message suivant apparaît:
Il s’agit du dédoublonneur qui permet de contrôler l’éventuelle présence de titres dans un panier déjà existant. Les détails du dédoublonneur sont expliqués dans le billet Comprendre le dédoublonnage global.
4. Visualiser le panier
Une fois votre panier créé, vous pouvez le visualiser grâce à l’explorateur de panier accessible en cliquant sur le pictogramme sur la colonne gauche de votre écran. Vous pouvez alors accéder à l’un des cinq derniers paniers utilisés ou à un panier plus ancien :
Votre panier est présenté sous cette forme :
B. Alimenter un panier existant
Si vous choisissez d’alimenter un panier existant, vous suivez les mêmes étapes à partir du point 2. Renseigner les éventuels champs supplémentaires
Observations concernant les paniers :
Comme nous l’avons évoqué plus haut, les utilisations du paniers sont multiples. Chacune de celles-ci font ou feront l’objet de billets dans ce blog des utilisateurs d’Electre. N’hésitez pas à nous solliciter pour toutes informations complémentaires.
Suite de ce billet
4. Envoi de votre document promotionnel par email
Votre panier créé, vous pouvez désormais utiliser la fonction Effectuer une action, Envoyer par email pour expédier votre panier sous forme de document PDF personnalisé à une liste de diffusion :
Vous pouvez choisir de n’envoyer que les notices (titres) cochés (ou l’inverse) dans votre document promotionnel :
Après avoir cliqué sur Envoyer par email, une fenêtre s’ouvre rappelant quels titres seront inclus dans votre bibliographie :
La fenêtre qui suit (après avoir cliqué sur Suivant) vous permet de paramétrer facilement l’envoi de votre document :
(1) et (2) : Vous pouvez soit introduire manuellement les adresses email de vos destinataires ou charger un fichier les contenant (ce qui s’avèrera pratique si vous avez des dizaines ou des centaines d’adresses email!)
Le fichier à charger peut être un fichier issu d’un traitement de texte ou d’un tableur, idéalement enregistré au format *.txt, *.csv ou *.dbf. Notez qu’un fichier Word ou Excel peut facilement être enregistré sous ces formats.
Exemple de fichier initialement Excel (*.xls) enregistré au format CSV (*.dbf) :
(3) : Spécifiez ici l’orientation du document expédié *.
(4) : Spécifiez ici de format d’impression retenu. Un billet relatif aux différents formats d’impression (Liste, Aperçu, Intitulé, Impression libre, Marc) est visible ici *.
(5) : Spécifiez ici la taille du document expédié par email (en général A4) *.
(6) : Choisissez ici votre Modèle d’impression personnalisée (voir 3. Création du modèle d’impression personnalisée) *
(7) : Vous pouvez introduire ici un texte qui sera intégré au mail expédié *. L’exemple qui suit montre le paramétrage d’un document prêt à être expédié :
En cliquant sur OK, vous expédiez ce document promotionnel à votre liste de diffusion.
* : Vous pouvez visualiser votre document promotionnel en simulant l’impression du panier via le pictogramme 
:
Une fenêtre s’ouvre vous invitant à spécifier le Modèle d’impression personnalisée retenu ainsi que les caractéristiques de celui-ci (orientation, format, taille,…) :
Dans notre exemple, nous avons choisi le Format d’impression libre (qui offre plus de possibilités de personnalisations). Vous pouvez ponctuellement modifier les champs à imprimer qui sont par défaut définis dans les paramètres. Vous retrouverez ici un billet du blog relatif à ce paramètre.
En cliquant sur Imprimer, Electre génère un document PDF vous permettant de visualiser votre bibliographie promotionnelle avant l’impression ou dans notre cas (envoi de cette bibliographie à une liste de diffusion) avant l’envoi par email :
Vos destinataires recevront donc par email un document joint au format PDF à l’image de cet exemple. Un message confirme que votre message a bien été acheminé vers vos destinataires :
Des récents développements vous permettent désormais d’envoyer une liste bibliographique promotionnelle à une liste de diffusion (fichier d’emails). La présentation de cette liste peut être paramétrée afin d’intégrer par exemple votre logo, vos coordonnées, la photo d’une thématique ou d’un auteur, etc. Il s’agit d’un paramétrage initial qui ne sera bien-sûr pas à répéter ; n’hésitez-pas à prendre du temps pour l’assimiler… Pour toutes questions ou incompréhension, n’hésitez pas à nous contacter.
1. Création du modèle de paniers
Préalablement, vous devez créer un Modèle de panier.
Le Modèle de panier régit les champs contenus dans chaque notice (titre, auteur, éditeur, etc.) et vous permet d’en créer de nouveaux (jusqu’à six, comme Coup de coeur, commentaire, divers), ce qui vous permet d’agrémenter les notices d’informations personnalisées.
Le Modèle de panier vous permet éventuellement d’affecter une remise (5%, 9%,…) ou une majoration aux prix publics des ouvrages.
Vous retrouverez dans ce billet les procédures de création d’un Modèle de panier.
Notez qu’il est inutile de créer plusieurs Modèles de paniers. En général, un seul modèle peut servir pour toutes les utilisations envisagées d’un panier.
Ci-dessous un modèle “Modèle ELECTRE” :
Dans ce modèle, nous avons rajouté deux champs personnalisés : Observations et Le mot du libraire.
2. Etablissement et personnalisation de la bibliographie (sous forme de panier)
Vous devez maintenant spécifier les titres à intégrer dans votre panier (les titres à promouvoir)
Si vous disposez des codes ISBN ou EAN, vous pouvez les saisir “à la volée” via la recherche ISBN. Vous pouvez également alimenter “en plusieurs fois” un panier via les recherches rapides ou avancées.
Les étapes concernant la création ou l’alimentation de panier(s) sont décrites dans ce billet.
N’oubliez pas de choisir le Modèle de panier adéquat (voir ci-dessus).
Le panier ainsi créé, il est désormais possible de personnaliser les informations bibliographiques publiées pour chaque notice. C’est ici que le Modèle de panier que vous avez créé intervient. Par exemple, vous souhaitez ajouter la mention “coup de coeur” sur les notices de certains titres :
Pour ajouter ces champs supplémentaires, sélectionnez (cochez) les notices concernées, cliquez sur Effectuer une action puis sur Modifier :
3. Création du modèle d’impression personnalisée
Tout comme pour le modèle de paniers vu ci-dessus, il s’agit d’une opération à réaliser une seule et première fois (sauf pour les quelques informations d’entête ou de pied-de-page à modifier ponctuellement et éventuellement).
Le terme “modèle d’impression” peut être trompeur s’il s’agit d’un envoi par email (ce qui est notre cas). Cependant, les règles du Modèle d’impression personnalisée sont les mêmes : il s’agit de créer un modèle permettant d’intégrer des zones d’entête et de pied-de-page personnalisés, que la finalité soit l’impression proprement dite ou l’envoi par email. Dans ce dernier cas, votre destinataire recevra un document PDF (lisible avec Acrobat Reader) .
Trois billets ont été rédigés concernant la création d’un modèle d’impression personnalisée (à lire dans l’ordre):
Vous pouvez ainsi créer un (ou plusieurs) modèle(s) d’impression personnalisée à l’image du suivant :
SUITE ICI
Les bibliothécaires ou documentalistes utilisant Electre pour transmettre leurs commandes à leurs libraires ont la possibilité de contrôler rapidement leurs réceptions.
Préalablement, vous devez avoir transformé votre panier en bon de commande et soit avoir envoyé celui-ci à votre fournisseur, soit l’avoir archivé “manuellement” (le fait d’envoyer un bon de commande l’archive automatiquement).
Pour toutes questions relatives au Bons de commande, vous pouvez vous référer à l’article de ce blog : Etablir un bon de commande.
A partir d’un bon de commande archivé, cliquez sur Effectuer une action puis sur Réceptionner :
Une fenêtre s’ouvre, vous invitant à “biper” (ou “doucher” ou “scanner”) le code ISBN/EAN (le code à barres) de chaque ouvrage afin de contrôler votre réception :
Une fois “bipées”, les quantités livrées s’incrémentent automatiquement comme l’indiquent les flèches ci-dessous :
Notez qu’en doube-cliquant sur une quantité livrée, vous avez la possibilité d’introduire “manuellement” une quantité reçue (certaines douchettes ne parviennent pas à “lire” tous les codes à barres.
Outre le gain de temps réalisé, ce module Réception vous permet également d’autres possibilités:
a. Optimiser les exportations
En utilisant ce module, vous avez la possibilité de n’exporter que les ouvrages livrés (OU les non-livrés OU tous).
En cliquant sur le pictogramme 
, une fenêtre s’ouvre, vous invitant à spécifier si vous souhaitez exporter Toutes les notices, les Notices livrées ou les Notices non-livrées :
Cette option permet par exemple d’éviter d’intégrer dans le système de gestion des notices d’ouvrages physiquement absents.
b. Gérer les ouvrages non-livrés
De plus en plus fréquemment, les bibliothèques ou les centres de documentation choisissent de gérer eux-mêmes les ouvrages non-livrés.
Après avoir réceptionné les ouvrages, votre site Electre vous offre la possibilité de créer un Panier des non-livrés. Pour cela, cliquez sur Effectuer une action puis sur Créer un panier des non-livrés :
Vous êtes invités à positionner ce nouveau panier parmi vos dossier et à éventuellement le renommer :
Cette action effectuée, vous pouvez voir sur l’image ci-dessous la présence d’un bon de commande archivé “DEL 022011_bdc” (l’archivage est représenté par le cadenas) et d’un nouveau panier “DEL 022011_bdc (Non-livrés)”. Vous pouvez alors décider de re-commander (ou non) les titres de ce nouveau panier (en les transférant -copier ou déplacer- vers un nouveau panier de commande).
Lorsque vous créez ou alimentez un panier bibliographique, Electre active le dédoublonneur qui vérifie la présence éventuelle d’un ou plusieurs titre(s) en doublon(s) dans un panier déjà existant. Cette fonction est utile pour éviter par exemple des ré-acquisitions hasardeuses.
Le dédoublonneur se manifeste de quatre manières différentes :
1. A partir de la liste d’un résultat de recherche
2. Dans les ventilateurs d’un résultat de recherche
3. Dans la notice
3. Lors de la création ou l’alimentation d’un panier
Lorsque vous créez ou alimentez un panier, si les notices concernées sont déjà présentes dans un ou plusieurs autres paniers, le message suivant apparaîtra :
Dans cet exemple, trois notices existent déjà dans ce panier ou dans un autre panier. Quatre possibilités vous sont proposées :
a. écraser
Ce cas n’est valable que si vous alimentez un panier de notices s’y trouvant déjà (vous n’êtes donc pas en train de créer un panier). Écraser consiste à supprimer la notice déjà présente et à la remplacer par celle que vous souhaitez intégrer. Il s’agit du même titre mais les champs supplémentaires ou la quantité peuvent différer entre l’ancienne notice présente et la nouvelle.
b. ajouter
Dans ce cas, vous intégrez cette notice indépendamment du fait qu’elle est déjà présente dans un autre panier.
c. incrémenter
Ce cas n’est valable que si vous alimentez un panier de notices s’y trouvant déjà (vous n’êtes donc pas en train de créer un panier). Incrémenter consiste à rajouter une quantité, autrement dit, si la quantité de ce titre était initialement de 2 (par exemple) et que vous en rajoutez 2, la quantité finale sera de 4.
d. annuler
Dans ce cas, la notice n’est pas intégrée.
Notez qu’en survolant avec votre pointeur le pictogramme , vous avez la possibilité de situer le ou les doublons parmi les autres paniers (dans le panier Giono 05 2011 intégrant le dossier Pascale).
Pour toutes les questions relatives à la création ou à l’alimentation des paniers, référez-vous au billet Créer ou alimenter un panier.
L’un des aspects de nos métiers est de suivre l’actualité “Livre” émanant des différents médias.
Il peut s’agir d’une actualité sur les sorties littéraires, sur l’évolution des métiers du livre, sur le monde de la littérature, etc.
En utilisant les flux RSS (Really Simple Syndication), vous avez la possibilité d’assurer efficacement ce suivi, sans perdre de temps à retrouver tel ou tel journal, telle ou telle émission radiophonique.
Le site www.livreshebdo.fr donne la définition suivante des flux RSS.
“Les fils RSS sont des flux de contenus gratuits en provenance de sites Internet. Ils incluent les titres des articles, des résumés et des liens vers les articles intégraux à consulter en ligne. Les dernières informations publiées sur livreshebdo.fr peuvent ainsi venir enrichir automatiquement votre site Internet ou compléter vos sources d’informations déjà agrégées via un logiciel de lecture des flux RSS.”
Vous avez désormais la possibilité d’utiliser votre site www.electre.com comme un agrégateur de flux RSS.
Prenons trois exemples :
– vous suivez le blog “La république des livres” de Pierre Assouline,
– vous suivez la rubrique Livre du journal La Montagne,
– vous suivez la rubrique Edition de Livres Hebdo.
I. La république des Livres
Rendez-vous sur le blog de Pierre Assouline (http://passouline.blog.lemonde.fr) et repérez le flux RSS. Les flux RSS sont représentés par le pictogramme 
. Ce pictogramme est souvent intégré à la barre d’outil de votre navigateur (Mozilla Firefox, Internet Explorer, Google Chrome, etc.).
Vous repérez le pictogramme plus bas dans la page. Cliquez dessus avec le bouton droit de votre souris et “Copiez l’adresse du lien”:
Tout en bas de votre page d’accueil Electre, repérez à nouveau le pictogramme ” Ajouter un fil RSS “, cliquez dessus (clic gauche) et collez l’URL (l’adresse du lien) précédemment copiée :
Une case apparaît alors, vous présentant les derniers billets du blog de Pierre Assouline. En cliquant sur le titre d’un de ces billets, vous accédez (via une nouvelle fenêtre ou un nouvel onglet) à l’intégralité de celui-ci :
Cliquer sur le titre d’un billet (par exemple L’angoisse de Milan Kundera) ouvre la fenêtre (ou l’onglet) suivant:
***** SUITE DANS CE BILLET *****
Les bibliothécaires et les libraires créent ou alimentent régulièrement des paniers bibliographiques. Ces paniers peuvent avoir des finalités différentes : bibliographie thématique, liste de nouveautés, ouvrages à commander, liste des nomminés des prix littéraires, etc.
Ces paniers sont mémorisés sur nos serveurs (leur sécurité y est assurée).
Nous vous conseillons de gérer l’arborescence des dossiers contenant ces paniers. En effet, comme il n’existe pas de limite au nombre de paniers autorisés, il n’est pas rare que l’ensemble des agents d’une bibliothèque créent jusqu’à 1 000, 10 000 voire 100 000 paniers par an (si, si, ça existe). Beaucoup de bibliothécaires conservent leurs paniers pour éviter les acquisitions hasardeuses en doublons (le dédoublonneur est actif sur tous les paniers, devis ou bons de commande), d’autres créent de véritables bibliothèques de bibliographies thématiques. La recherche d’un panier parmi ces quantités peut s’avérer fastideuse en l’absence de classement.
Par défaut, la création ou la suppression de dossiers est autorisée pour tous les utilisateurs de l’abonnement. Cependant, si vous ne parvenez pas à effectuer ces actions, c’est que votre abonnement est contraint par un paramétrage spécifique. Dans ce cas, contactez l’administrateur de votre abonnement.
Nous vous invitons ainsi à créer des dossiers et des sous-dossiers correspondant au classement ou aux procédures de votre structure.
Vous accédez à votre explorateur de paniers en cliquant sur le pictogramme 
situé dans la colonne gauche de votre écran puis, lorsque le volet se déploie, sur le bouton Afficher tous les paniers :
Vous accédez, par défaut à l’écran suivant :
Pour créer un nouveau dossier, sélectionnez le dossier parent (ici Dossier (0)), cliquer sur Effectuer une action (dans la barre rouge) puis sur Créer un nouveau dossier :
Après avoir nommé ce dossier, vous pouvez répéter l’opération :
Vous pouvez enfin, en suivant la même procédure, créer des sous-dossier (voir des sous-sous-dossiers) :
Cette arborescence peut, par exemple, reprendre le circuit de la notice dans votre procédure d’acquisition.
Indépendamment du nombre d’accès dont vous disposez, il est possible de les personnaliser par utilisateur identifié par son login (nom d’utilisateur) et son mot de passe. Ainsi, par exemple, une bibliothèque ou une librairie disposant de 4 accès peut créer autant d’utilisateurs que nécessaire.
Plusieurs options du site suivent cette possibilité de personnalisation: choix des colonnes affichées (thèmes, Dewey, distributeurs,…) lors de la restitution des résultats de vos recherches, choix des flux RSS intégrés à votre page d’accueil, alertes (veilles bibliographiques), etc. Une personne suivant de près les mangas n’a pas les mêmes besoins en informations que son confrère suivant les sciences humaines!
Pour créer un nouvel utilisateur, vous devez disposer du droit Administrateur de l’abonnement. Par défaut, les codes d’accès fournis lors de votre abonnement (autrement dit l’identifiant et le mot de passe du “premier” de vos utilisateurs) permettent cette administration de l’abonnement.
Pour vérifier cette possibilité, accédez à Mon electre (paramètres) en cliquant sur le pictogramme 
.
Si vous recevez le message suivant:
vous devez contacter l’administrateur (ou l’un des administrateurs) de votre abonnement pour libérer ce droit. Vous pouvez également contacter nos services.
Si vous voyez apparaître la liste des utilisateurs:
vous disposez des droits suffisants à la création (ou à la suppression) d’un utilisateur.
Pour créer un nouvel utilisateur, cliquez sur les liens Effectuez une action puis Créer un nouvel utilisateur. Vous être alors invités à remplir la fiche de cet utilisateur:
Après avoir instruit vos informations personnelles, vous devez spécifier un login (nom d’utilisateur) et un mot de passe. Il est possible que Jean ou Marie en login soient déjà utilisés…
Vous devez enfin spécifier les droits inhérents à cet utilisateur:
Droits administratifs
Administrateur de l’abonnement
En cochant cette case, vous permettez à cet utilisateur de faire précisément ce que vous faîtes, à savoir créer ou supprimer son compte.
Administrateur Paniers
Cette option rarement utilisée est destinée à certaines structures importantes permet à utilisateur de contrôler les Paniers personnel* d’autres utilisateurs.
Panier en lecture seule
Cette option rarement utilisée permet à cet utilisateur de visualiser les paniers sans pouvoir les modifier.
Dédoublonnage global
Cette option, généralement active permet, lors de l’intégration d’une notice dans un panier, de rechercher ses éventuels doublons** parmi les paniers de tous les utilisateurs.
Droits spécifiques à l’utilisateur
Max. export notices
Option destinée aux bibliothèques ou aux centres de documentation, celle-ci permet de limiter les exportations permises à cet utilisateur.
Poste public
Cette option permet de créer un utilisateur “public” destiné par exemple aux usagers d’une bibliothèque. L’accès Utilisateur “public” offre une version d’electre.com dépourvue de nombreuses options (paramètres, paniers, veille,…)
Accès à l’export FTP
Utilisée dans certains cas spécifiques (généralement des bibliothèques ou des centres de documentation), cette option permet à cet utilisateur d’exporter des notices via le protocole FTP (nécessite un paramétrage supplémentaire).
Droit d’expédition des bons de commande
Souvent utilisée par les bibliothèques ou les centres de documentation, cette option permet la transformation de Paniers en Bons de commande ainsi que l’envoi de ceux-ci directement à leurs libraires. Bien paramétrée, cette option permet un important gain de temps dans le traitement de la commande, tant pour le bibliothécaire que pour le libraire.
Droit de modification des paramètres d’export Nouveautés
Plus utilisée par les libraires, cette option leur permet de spécifier les champs exportés ou rejetés d’une notice.
Droit Communauté
Cette fonction récemment développée fera l’objet d’un billet ultérieurement. Elle permet d’échanger des enrichissements de notices entre plusieurs abonnés distincts.
*Paniers personnels et Paniers communs
Un utilisateur a la possibilité de créer un panier personnel qui ne sera visible (et donc modifiable) que par lui ou un panier commun qui le sera par tous les utilisateurs de l’abonnement. Il est possible de transformer un panier commun en personnel et vice-versa.
**Doublons
Le dédoublonneur recherche les doublons dans tous les paniers de tous les utilisateurs. Vous avez la possibilité de situer un doublon présent dans l’un de vos paniers personnels ou dans les paniers communs de tous les utilisateurs. Vous êtes averti des doublons présents dans les paniers personnels des autres utilisateurs mais vous ne pouvez pas les situer parmi les dossiers (et sous-dossiers) de votre abonnement.
Vous pouvez créer votre propre modèle de panier en choisissant le type de prix de vous souhaitez afficher (HT + TVA) ou (TTC), d’insérer une remise ou une majoration et d’ajouter des champs libres supplémentaires.
Cliquez sur 
puis “paniers” “modèles” :
En cliquant sur “effectuer une action” et “créer nouveau modèle” vous obtenez l’écran suivant :
Vous nommez votre modèle, choisissez le type de prix ainsi que les champs facultatifs. Si vous insérez une remise, celle-ci sera de 9% par défaut. Vous avez bien entendu la possibilité de la modifier.
Exemple : vous avez créé un modèle “remise” dans lequel vous avez choisi de faire apparaître une remise de 9% et un champ libre “acquéreur” :
Important!
Nous vous conseillons de ne créer qu’UN modèle de paniers par structure (librairies, bibliothèques, etc.). En effet, si pouvez être amener à déplacer des notices d’un panier à un autre, le modèle doit impérativement être le même.
Notez que les champs supplémentaires peuvent être exportés. Lorsque par exemple vous exportez les notices en UNIMARC, vous pouvez spécifier les étiquettes correspondantes.
Ce champs supplémentaires peuvent aussi servir lorsque vous imprimez des catalogues, des signets ou autre.
MAJ
Des bibliothécaires nous ont signalé que plusieurs fois, les apostrophes n’apparaissaient plus dans les résumés, une fois les notices importées d’Electre, au format [wikipedia]Unimarc[/wikipedia] :
Cette anomalie venait de notre système de production Calipse dont certaines intégrations utilisaient une autre table de caractères.
Ce bug est désormais corrigé.
Vous devrez sans doute réimporter les notices concernée. Je rappelle qu’une notice n’est décomptée de votre quota que la première fois où elle est exportée.
Des récents développements vous permettent d’éditer des catalogues (en format Portrait ou Paysage), des posters ou des signets (recto-verso).
Vous pouvez vous référer aux articles suivants :
Lorsque vous imprimez une notice dans l’un de ces documents, vous pouvez souhaiter rajouter des informations personnalisées (comme Coup de coeur, Rencontre-Dédicace le…, Réédition, Nouveauté, etc.)
Dans un panier Electre, vous pouvez enrichir les notices de ces informations.
Vous devez préalablement avoir paramétré le modèle de panier (lien) :
Cliquez sur la clé 
pour accéder aux paramètres puis sur Modèles (de paniers) :
Dans l’écran qui suit, vous pouvez modifier un modèle existant ou en créer un nouveau :
Vous pouvez également supprimer un modèle de paniers. Le chiffre à droite indique le nombre de paniers utilisant tel modèle.
Les caractéristiques du modèle apparaissent, vous pouvez alors les paramétrer :
Votre modèle de panier est maintenant créé (ou modifié).
Vous devez désormais créer (ou alimenter) votre panier (voir ce lien) à partir d’un résultat de recherche :
Si vous créez un panier, vous devrez le nommer, spécifier le modèle utilisé et le positionner dans le dossier de votre choix (voir ce lien) :
Cliquez sur OK. Dans l’écran qui suit, vous renseignez par défaut les champs supplémentaires (que vous avez créé via le modèle de paniers) :
Votre panier est désormais créé.
Vous pouvez le visualiser via le lien proposé ou, plus tard, via l’explorateur de paniers :
Dans votre panier, vous pouvez modifier les champs supplémentaires (que vous aviez auparavant renseigné par défaut). Vous pouvez faire des modifications par groupes de notices (cochées dans le panier) ou par notice individuelle en cliquant sur Effectuer une action > Modifier :
Vous pouvez ainsi apporter des informations personnalisées pour chaque titre :
Vous pouvez désormais exploiter toute la richesse des Gabarits (voir les liens mentionnés au début de l’article) pour éditer des catalogues, des posters ou des signets (d’autres formats sont prévus).
L’exemple ci-dessous, un fichier au format PDF, vous donne un aperçu des possibilités offertes ; il s’agit d’un signet recto-verso.