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Créez (jusqu’à) 5 modèles d’impression

16 novembre 201116 novembre 2011admin030520222 Comments

Gérer l’arborescence des dossiers de paniers

12 novembre 201112 novembre 2011admin03052022Leave a comment

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11 novembre 201111 novembre 2011admin03052022Leave a comment

Focus : le service Qualité d’Electre

10 novembre 201110 novembre 2011admin03052022Leave a comment

Le service Qualité : pour la qualité du service !

(source : Lettre interne Electre n°2, sept, oct 2011)

Le service Qualité, rattaché à la Bibliographie, s’assure de la qualité des informations bibliographiques de la base de données, tant du point de vue de la production des notices que de leur diffusion. Il donne des consignes à l’ensemble des intervenants et veille à leur application, assurant ainsi la cohérence de traitement des notices, lesquelles sont rédigées par des équipes de rédacteurs formés aux métiers de la bibliothéconomie [1], à Calipse et aux règles de catalogage appliquées chez Electre. Calipse est le système de production du catalogue Electre.

Les échanges entre rédacteurs et service Qualité se font par le biais de fiches dialogues attachées aux enregistrements et accessibles depuis Calipse.

À la Qualité, dit Agnès Leleu, on ne catalogue pas des boîtes de petits pois ! Mais nous travaillons à ce que chaque livre soit un cas particulier bien décrit, classé et indexé pour qu’il puisse être retrouvé et identifié rapidement par tous ceux qui consultent notre base.

Relectures

Les contrôles interviennent à plusieurs niveaux, par la relecture des notices à différents stades. D’abord à leur création, suite à une information dite « à paraître » fournie par l’éditeur ou son diffuseur. Et après la parution de l’ouvrage, les informations préalablement renseignées sont corrigées et/ou complétées, en particulier dans le cadre de leur sélection pour les Livres de la semaine.

Des référentiels

Le service Qualité, ce sont également des référentiels permettant de lier entre elles des informations disséminées dans la base. Ainsi, lorsque l’on navigue sur le site electre.com, un clic sur une information affiche une liste de résultats présentant d’autres notices la mentionnant également. Ces rebonds sont possibles grâce aux référentiels Auteurs, Œuvres, Séries, Matière et Sociétés. Chaque entrée de l’un d’eux représente une fiche, identifiée par un numéro interne. Cette fiche, liée à plus d’une notice, permet de relier sur le site les notices entre elles Leur nombre croit chaque jour et les responsables de référentiels s’assurent de leur légitimité, de leur cohérence et de leur complétude.

Une cohérence accrue

Grâce à Calipse on peut désormais réduire les contrôles en amont. Pour des titres faisant l’objet de rééditions ou d’adaptations, le modèle des œuvres permet de récupérer toutes les informations présentes dans la fiche œuvre, permettant ainsi la cohérence du traitement de l’information : indexations et résumés sont identiques que ce soit pour une édition grand format, poche ou livre-audio, par exemple. Autre nouveauté de Calipse : le guidage des indexations. Impossible désormais d’amalgamer politique et physique nucléaire dans les indexations d’une notice. La multiplicité des indexations Electre peut paraître redondante mais elle répond à la diversité des métiers des clients. Dewey et Rameau s’adressent essentiellement aux bibliothèques et centres de documentation, Genres aux libraires et éditeurs, Thèmes aux libraires. Comme le dit Marie Hélène Oger : « Calipse c’est la bibliographie de tous les possibles ! ».

Le service Qualité englobe également l’AFNIL, Agence Francophone de Numérotation Internationale du Livre. Deux personnes sont chargées d’attribuer des ISBN aux éditeurs qui en font la demande ou s’interrogent sur le système ISBN.

Quelques chiffres :

10 personnes au service Qualité,
2.000 notices traitées par semaine dont 1.200 font l’objet d’une ou plusieurs relectures, pour un total de plus de 1 million de notices dans la base electre.com,
Création par semaine de : 700 fiches œuvres, 300 nouveaux auteurs, 60 nouvelles séries ou collections pour un total de 5 millions de fiches dans les référentiels, plus de 3000 thèmes indexés.

[1] Soit l’ensemble des techniques de gestion et d’organisation d’une bibliothèque ou d’un centre de documentation ou de l’information en général.

Se déconnecter “convenablement” de votre base Electre

21 octobre 201121 octobre 2011admin03052022Leave a comment

Créez (jusqu’à) 5 veilles bibliographiques

9 octobre 20119 octobre 2011admin030520226 Comments

Bibliothécaires, documentalistes ou libraires, vous souhaitez souvent être alertés des nouveautés sur un sujet, un auteur, une région ou autre…

Libraire, vous souhaitez informer un (bon) client-lecteur des nouveautés sur un sujet qu’il affectionne (exemples : la décroissance ou les livres de photographie de Diane Arbus).

Bibliothécaire ou documentaliste, vous souhaitez être avertie des nouveautés sur une animation thématique programmée (exemples : les légendes urbaines ou les contes du maghreb).

Votre base bibliographique Electre vous offre désormais la possibilité de recevoir des alertes bibliographiques personnalisées.

Procédure

Pour réaliser une veille bibliographique sur les livres de photographies de Diane Arbus, Tina Modotti ou Susan Meiselas, vous devez initialement effectuer la Recherche correspondante (rapide ou avancée). Dans notre exemple, nous utiliserons les Thèmes :

… puis en croisant ces derniers avec le sujet arbus “ou” modotti “ou” meiselas :

Vous retrouvez cette recherche en cliquant sur le pictogramme situé à gauche de votre écran. Notez que vous retrouvez également ici l’historique des recherches de votre session de travail en cours :

Par défaut, lorsque vous “quittez” votre environnement Electre (par le biais du lien Quitter en haut à gauche de votre écran et non en utilisant la croix X de votre navigateur), ces recherches seront perdues sauf si vous les avez sauvegardé en cliquant sur le pictogramme .

Une fenêtre apparaît vous permettant de sauvegarder cette recherche, de créer une veille sur celle-ci ou de créer un périmètre de recherche (voir le billet correspondant aux Périmètres ici).

Une fois cette alerte sauvegardée (bouton Sauver), vous serez prévenu par email à chaque fois qu’un ouvrage Photographie (tous sous-thèmes confondus) sur Arbus, Modotti ou Meseilas paraîtra.

Egalement via le pictogramme , vous retrouvez l’ensemble des alertes que vous avez crée :

Important

Dans les emails que vous recevrez, vous ne retrouverez pas les nouveautés correspondant à vos alertes ; un message vous annoncera par exemple : “Vous pouvez retrouver les nouveaux résultats amenés par votre alerte “Suivi Arbus + Modotti + Meseilas” en cliquant ici”.

En suivant le lien proposé ou en ouvrant votre page d’accueil Electre, vous pouvez retrouver l’historique de vos alertes (et retrouver les nouveautés !). Cet historique est visible “en bas” de votre page d’acceuil :

Chaque utilisatrice d’Electre (identifiée par son login et son mot de passe) peut, par défaut, créer jusqu’à 5 alertes. N’hésitez pas à nous contacter si vous en souhaitez plus.

Accédez rapidement aux sites du groupe Electre!

7 octobre 20117 octobre 2011admin030520222 Comments

Deux moyens de retrouver des biographies

7 octobre 20117 octobre 2011admin03052022Leave a comment

Envoyer une bibliographie personnalisée par mailing-list ?

30 septembre 201130 septembre 2011admin03052022Leave a comment

Une animation thématique?

Une rencontre-dédicace?

Une sélection de nouveautés?

…?

Informez vos lecteurs !

Depuis peu, votre base bibliographique Electre vous offre la possibilité d’envoyer simplement des bibliographies personnalisées à une liste de diffusion.

Etape 1 : Création du modèle d’impression

Pour expédier une bibliographie personnalisée à une liste de diffusion, vous devez préalablement configurer votre modèle d’impression. En effet, Electre utilisera ce modèle pour envoyer votre bibliographie aux destinataires sous forme de fichier attaché (Format PDF).

Deux billets ont déjà été rédigés sur ce blog concernant la configuration du modèle d’impression :

Créer votre modèle d’impression 1/2

Créer votre modèle d’impression 2/2

Notez que cette étape est un paramétrage initial qu’il ne sera pas nécessaire de répéter.

Un récent développement permet de créer plusieurs modèles d’impression.

Etape 2 : Création et choix du modèle de panier

Cette étape n’est pas obligatoire si vous ne souhaitez pas enrichir les notices (titres) de votre bibliographie d’informations personnalisées comme “NOUVEAUTES !” ou “Coup de coeur du libraire !” ou autre.

Un billet a déjà été rédigé concernant la création et le choix du modèle de panier :

Créer un modèle de panier

Notez que cette étape est un paramétrage initial qu’il ne sera pas nécessaire de répéter.

Etape 3 : Choix des notices (titres) à intégrer

Pour envoyer une bibliographie à une mailing-list, vous devez avoir préalablement créé et alimenté un panier. Les paniers permettent de réaliser des bibliographies complexes ou éclectiques. Un panier peut en effet contenir des notices (titres) issus de plusieurs résultats de recherches espacées dans le temps. Un billet sur la création et l’alimentation des paniers a déjà été rédigé sur ce blog :

Créer ou alimenter un panier

Vous pouvez bien-sûr éditer partiellement ou intégralement votre panier en cochant ou en décochant les notices concernées.

Etape 4 : Choix du format d’impression

En ce qui concerne l’usage des termes, j’attire votre attention sur la signification des suivants :

– Impression : l’envoi d’un e-mail à une liste de diffusion n’est pas une impression. Tout au moins peut-on parler d’impression virtuelle concernant le document PDF généré par Electre qui sera envoyé en pièce jointe à vos destinataires. Cependant, la mise en forme de votre message reprend les caractéristiques liés aux possibilités l’impression,

– Format d’impression : Electre vous propose cinq formats d’impression : Liste, Aperçu, Intitulé, Impression libre, Marc. Il sont détaillés plus bas,

– Impression personnalisée : il s’agit du paramétrage des entêtes et des pieds-de-page de votre document. C’est ce qui a été mentionné à l’Etape 1.

Pour envoyer un panier sous forme de document personnalisé à partir d’un panier, vous devez cliquer sélectionner les titres retenus puis sur Effectuer une action > Envoyer par email :

En cochant la première case située en haut à gauche de votre liste, vous pouvez sélectionner toutes les notices de celle-ci.

Après avoir cliqué sur Envoyer par email, la fenêtre suivante apparaît :

Après avoir confirmé votre choix (Suivant), la fenêtre suivante apparaît :

a. Zone E-mail(s)

Il s’agit de l’une des deux possibilités d’instruire les adresses e-mail de vos destinataires. Ici, vous devez les introduire “manuellement”. Si vous avez plusieurs adresses, vous devez les séparer par des points-virgules (;) sans espaces comme l’exemple suivant :

b. Zone Charger un fichier d’adresse e-mail

Il s’agit de l’autre possibilité d’instruire les adresses e-mail de vos destinataires. Ici, vous devez importer un fichier d’adresses existant.

Cette liste peut-être un fichier DOC ou XLS mais nous préconisons les formats TXT, CSV, DBF qui sont des formats universels. Certains navigateurs peuvent ne pas reconnaître les formats DOC ou XLS.

Vous pouvez par exemple utiliser un fichier comme les suivants, enregistrés aux formats CSV, DBF ou TXT :

Fichier issu de EXCEL

Fichier issu de WORD ou BLOC-NOTE ou WORDPAD

Vous pouvez charger ce type de fichier en cliquant sur Charger :

Après avoir cliqué sur Charger, Electre identifiera automatiquement les e-mails contenu dans votre fichier:

Notez que si vous souhaitez envoyer votre message à plusieurs centaines de destinataires, nous vous conseillons de procéder à plusieurs envois d’une cinquantaine ou d’une centaine d’adresses chacun. En effet, certains fournisseurs d’accès limitent ce type d’envoi outre que votre message risque d’apparaître comme un spam chez votre destinataire.

Bien-sûr, nous vous conseillons de mémoriser ces fichiers afin de pouvoir les utiliser régulièrement -:) .

c. Zone Texte

Vous avez la possibilité de rajouter un texte dans cette zone :

Ce texte apparaîtra en tête de votre e-mail.

d. Zone Format d’impression

Vous définissez ici la présentation de votre message tel qu’il apparaîtra chez votre destinataire. Il s’agit de la disposition du corps de votre e-mail sachant que les entêtes et les pieds-de-page sont paramétrés en amont (voir Etape 1. Création du modèle d’impression ci-dessus).

d1. Orientation

Choisissez ici entre l’orientation Portrait ou Paysage

d2. Taille

Choisissez ici entre le format A4 (par défaut) ou A3 (double A4)

d3. Format

Electre vous propose cinq formats différents pour expédier vos messages. Ces formats sont ceux que vous pouvez également utiliser pour vos impressions. Dans les exemples qui suivent, remarquez que les informations “NOUVEAUTES !!!”, “Outsider !!”, “Favori !!!”, etc. sont personnalisables (cf. Etape 1. Création du modèle d’impression et Etape 3. Créer ou alimenter un panier). Les destinataires de votre liste de diffusion recevront donc votre message sous l’une des forme suivante, définie par vos soins :

Format Liste (Paysage, A4) :

Format Aperçu (Portrait, A4, avec couverture, sans codes-à-barres) :

Format Intitulé (Portrait, A4, avec couverture, avec codes-à-barres) :

Format Impression libre (Portrait, A4, champs personnalisés (cf. Etape 1. Création du modèle d’impression et Etape 3. Créer ou alimenter un panier)) :

Format Marc (Portrait, A4, sans couverture, avec codes-à-barres) :

Supprimez vos paniers vides!

28 septembre 201128 septembre 2011admin03052022Leave a comment

Utiliser la thématique simplifiée ou développée

28 septembre 201128 septembre 2011admin03052022Leave a comment

Gardez les filtres ouverts (en recherche avancée)

1 septembre 20111 septembre 2011admin03052022Leave a comment

Créez (jusqu’à) 3 périmètres de recherche !

1 septembre 20111 septembre 2011admin03052022Leave a comment

Electre et Livres Hebdo sur Iphone/Ipad!

25 juillet 201125 juillet 2011admin03052022Leave a comment

Les détenteurs d’Iphone ou d’Ipad abonnés à Electre et/ou Livres Hebdo peuvent désormais télécharger gratuitement l’application electre-livres hebdo via l’App Store d’Apple :

1. Consulter Livres Hebdo sur Iphone/Ipad

L’application s’ouvre ensuite sur la lettre de livreshebdo.fr présentant les actualités du magazine :

Vous remarquez que les articles sont protégés. Pour pouvoir en visualiser un en intégralité, vous devez introduire votre identifiant et votre mot de passe (Livres Hebdo, attention, ceux-ci sont différents des codes Electre, pour plus d’informations, contactez nos services) après avoir cliqué sur le titre de l’article concerné :

Ceci fait, vous pouvez désormais consulter l’intégralité des articles de la lettre de Livres Hebdo :

2. Consulter Electre sur Iphone/Ipad

2.1. Bibliographie

En cliquant sur Bibliographie dans le menu (en bas de l’écran de l’application electre-livres hebdo), vous pouvez effectuer une recherche bibliographique par titre, nom de l’auteur, éditeur ou genre :

Notez que la recherche par Genre vous propose une liste déroulante correspondant aux niveaux parents des genres du site www.electre.com:

Pour visualiser le résultat de recherche, cliquez sur Valider :

Ce résultat mentionne la quantité de titres trouvés ainsi que leurs disponibilités.

Pour accéder à la notice d’un titre, vous devez cliquer sur celui-ci et introduire votre identifiant et votre mot de passe Electre (vous n’aurez plus à le faire pour les recherches suivantes, tant que vous ne quittez pas l’application) :

Vous pouvez désormais visualiser la notice et effectuer d’autres recherches :

Notez que vous pouvez :

– enregistrer cette notice (voir point 2.3. Mes notices) ;

– envoyer cette notice par e-mail,

– trouver la librairie la plus proche pour trouver ou commander ce livre.

2.2. Flashlivre

Si vous souhaiter visualiser la notice d’un titre dont vous auriez le code EAN/ISBN en chiffres ou en barres (vous avez par exemple repéré un livre dont vous souhaitez envoyer la notice à un correspondant par e-mail), vous pouvez utiliser l’outil Flashlivre dans le menu (en bas de l’écran de l’application electre-livres hebdo) :

Le scanner identifie automatiquement le code EAN/ISBN. En cas de difficultés à scanner ce code, vous pouvez l’introduire manuellement.

Le résultat s’affiche :

En cliquant sur le titre, vous accédez à la notice de celui-ci (ce qui vous permettra également de l’envoyer par e-mail, de l’enregistrer ou de trouver la librairie la plus proche) :

2.3. Mes notices

L’application electre-livres hebdo pour Iphone/Ipad vous permet d’enregistrer des notices (que vous auriez trouvé grâce à une recherche Bibliographie ou Flashlivres.

Vous accédez aux notices enregistrées en cliquant sur Mes notices dans le menu (en bas de l’écran de l’application electre-livres hebdo) :

En accédant à une notice enregistrée, vous pourrez également l’envoyer par e-mail, l’enregistrer ou trouver la librairie la plus proche).

Commander des ouvrages (librairies)

25 juillet 201125 juillet 2011admin03052022Leave a comment

Cette fonction, qui n’est pas proposée par défaut, permet aux libraires d’envoyer automatiquement depuis Electre leurs commandes à leurs fournisseurs (distributeurs ou éditeurs). Cette fonction est généralement assurée par les logiciels de gestion. Certains libraires ne disposent pas de cet outil ou celui qu’ils utilisent n’intègre pas cette fonction d’envoi de commande.

Si vous souhaitez utiliser cette fonction, vous devez au préalable faire une demande d’activation auprès de nos services.

Tout d’abord, vous devez, à partir d’une recherche (rapide, avancée ou ISBN) identifier (en les cochant) les titres à commander :

Cliquez ensuite sur Effectuer une action puis sur Ajouter dans la commande en cours :

Un message vous informe que vos titres ont bien été intégrés dans votre commande en cours :

Vous pouvez répéter cette action autant de fois que nécessaire. Ce faisant, vous alimentez un dossier contenant tous les ouvrages à commander.

Au moment ou vous décidez de traiter ces commandes, vous avez la possibilité de visualiser les titres en cliquant sur le pictogramme puis sur En cours :

Vous obtenez l’écran suivant :

Vous pouvez ici effectuer les actions suivantes:

– supprimer un titre à commander en cliquant sur le pictogramme (à droite de la liste) ;

– modifier une quantité à commander et/ou le destinataire en cliquant sur le pictogramme (à droite de la liste). Cette action ouvre la fenêtre suivante :

– exporter (partiellement ou intégralement) votre liste d’ouvrages à commander en cliquant sur Effectuer une action puis sur Exporter :

Dans ce dossier En cours, les ouvrages sont juste compilés. Avant de les commander, il convient de les ventiler par fournisseur. Pour cela, cliquez sur Effectuer une action puis sur Passer en commande :

Notez que par fournisseur, vous avez la possibilité de ventiler partiellement ou intégralement les ouvrages à commander en cochant ou non les notices :

En cliquant sur Passer en commande, vos titres ont donc été triés par fournisseur. Vous pouvez visualiser ces commandes triées en cliquant sur le lien En préparation, vous obtenez l’écran suivant :

Vous pouvez visualiser le contenu de chacune de ces commandes en cliquant sur la raison sociale du fournisseur :

Notez qu’une commande non-envoyée (étape suivante) peut toujours être alimentée en ouvrages.

Maintenant que vos commandes sont ventilées par fournisseur, vous pouvez désormais les expédier.

Pour cela, vous devez cliquer sur Effectuer une action puis sur Envoyer à DILICOM :

Une fenêtre s’ouvre vous invitant à spécifier les commandes que vous souhaitez expédier (cochées ou non) ainsi que les éventuelles conditions (mode de livraison, notation) dont vous disposez auprès de vos fournisseurs. Soyez vigilents lorsque vous expédiez plusieurs commandes (vers plusieurs fournisseurs) ; en effet, vos conditions peuvent varier d’un fournisseur à l’autre.

Retenez que c’est en cliquant sur OK (dans la fenêtre mentionnée ci-dessus) que vous envoyez votre commande à votre fournisseur, via DILICOM. Cela effectué, voux pouvez visualiser vos commandes en cliquant sur le lien Commandées :

A partir de cet écran, vous pouvez :

– visualiser grâce aux couleurs sur la droite l’état de traitement de votre commande : VERT : commande traitée normallement, BLEU : commande en cours de traitement, ROUGE : erreur de traitement (appelez dans ce cas rare votre fournisseur),

– visualiser le contenu de votre commande en cliquant sur le nom de votre fournisseur,

– transférer votre commande (reçue) en Réception:

Votre commande vient ainsi s’ajouter à la liste des commandes déjà effectuées. Vous pouvez en visualiser le contenu en cliquant sur la raison sociale du fournisseur :

En cliquant sur Effectuer une action puis sur rechercher, vous pouvez contrôler rapidement vos réceptions en scannant les codes EAN/ISBN de chaque ouvrage :

Ce faisant, une fenêtre s’ouvre vous invitant à introduire les codes EAN/ISBN scannés :

Sur la colonne de gauche de votre Bon de commandes s’affiche les quantités effectivement livrées.

Cas particuliers des éditeurs/distributeurs non-adhérents à Dilicom

Un certain nombre de titres (une minorité) ne peuvent pas être commandés via Dilicom. Vous êtes avertis dès que vous tentez d’introduitre ces titres dans votre commande En cours :

Ces articles sont visualisables sous le lien Distributeur incorrect:

Pour commander tout de même ces ouvrages, vous devrez contacter directement l’éditeur concerné dont vous retrouverez les coordonnées (téléphone, fax, mail, site web et adresse physique) via la recherche Editeur.