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Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres

Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)

Le module budgétaire : 3/3 : La commande

Comme vu dans ce précédent billet, Electre propose (en option) aux bibliothèques (et aux centres de documentation) un module qui leur permet de suivre avec précision leurs budgets, quelques soient les modes de répartition de ceux-ci (sites, lots, domaines, utilisateurs (agents), fournisseurs).

Ce billet concerne l’utilisation au quotidien de ce module budgétaire. Il faut bien-sûr préalablement l’avoir paramétré (voir ce billet).

Une troisième partie abordera la processus de commande vers votre libraire.

Ci-dessous le tableau de bord général du module budgétaire tel qu’il a pu être paramétré :

Le rattachement d’un panier à une ligne de budget (tout comme l’envoi de bon de commande) est un droit qui est donné (ou non) à un utilisateur :

Notez que le module budgétaire vous permet de distinguer le budget total, par lot , par domaine, par site ou par fournisseur.

Les budgets peuvent être engagés ou dépensés.

Le panier ou le bon de commande non réceptionné n’affecteront que les budgets engagés.

Le bon de commande réceptionné affectera les budgets dépensés (dépense effective).

Le bon de commande réceptionné ET clôturé “désengageront” les montants des ouvrages non-reçus.

Il est donc indispensable de respecter ces étapes :

1. La liste initiale est le Panier rattaché au module budgétaire,

2. Ce panier est transformé en Bon de Commande,

3. Dès que vous recevez votre commande, vous réceptionnez les titres (avec le service Réceptionner d’Electre),

4. Comme une commande peut être livrée en plusieurs fois, vous pouvez réceptionner au fur et à mesure des livraisons,

4. Enfin, vous clôturez votre commande lorsque vous avez reçu tous les titres (les titres qui seront alors encore non-réceptionnés seront supprimés du bon de commande clôturé).

Durant l’étape 1. et 2., les montants des paniers ou des bons de commandes n’affecteront que les budgets engagés.

Seuls les ouvrages réceptionnés affecteront les budgets dépensés à partir de l’étape 3.  Autrement dit, les montants des ouvrages réceptionnés est déduit des montants engagés et rajouté aux montants dépensés.

1. Création d’un panier rattaché à une ou plusieurs lignes budgétaires

Un utilisateur disposant des droits peut rattacher un panier à une (ou plusieurs) ligne de budget au moment de sa création (pour tous détails concernant la création et l’alimentation d’un panier, voir cet article).

• Etape 1 : recherche :

• Etape 2 : création du panier :

Sélectionnez les notices puis cliquez sur Choisissez un panier de destination > Créer un panier commun :

• Etape 3 : renseignement des attributs budgétaires :

• Etape 4 : renseignement des (éventuels) remise et champs supplémentaires :

Ces champs sont personnalisables et liés au modèle de panier, voir cet article.

Votre panier est désormais créé :

2. Rattachement d’un panier existant à une ou plusieurs lignes budgétaires

Si vous souhaitez rattacher un panier existant à une ou plusieurs lignes de budget, ouvrez-le et cliquez sur la clé à droite de votre écran :

Faites les correspondances :

Votre panier est désormais rattaché au module budgétaire :

3. Visualisation, cas des devises étrangères et modifications

• Visualisations

Une fois votre panier créé,  vous pouvez le visualiser via l’explorateur de panier . A droite de votre écran apparaîssent les lignes de budget :

Vous pouvez également visualiser via le tableau de bord général du module budgétaire  :

Notez que cet utilisateur, par les droits dont il dispose, peut rattacher un panier à une ou plusieurs lignes de budget mais ne peut pas modifier les plafonds de ceux-ci.

L’administrateur du module budgétaire a la possibilité de modifier les attributs de chaque ligne budgétaire (voir le premier billet consacré à l’administration du module budgétaire).

• Cas des devises étrangères

Electre étant une base francophone, nous cataloguons un grand nombre de notices d’ouvrages suisses, belges, canadiens, tunisiens, malgaches,… Ces ouvrages vont souvent être valorisés en devises étrangères. En l’absence de lois sur un prix unique dans la plupart des pays, il n’est pas possible d’ “automatiser” la conversion. Dans la plupart des cas, ces notices sont soit supprimées du panier, soit les bibliothécaires renseignent un prix estimé s”ils souhaitent acquérir lesdits titres.

Dans ces cas, les paniers ne sont pas valorisés et les lignes budgétaires ne sont pas modifiées tant que l’ensemble des prix n’est pas exprimée dans la même devise. Notez qu’un message vous avertit de la présence de devises différentes et que les dites notices apparaissent en tête de panier :

Pour supprimer une ou plusieurs notices d’un panier, vous pouvez cliquer sur la croix  à droite des listes ou cocher plusieurs notices avant d’Effectuer une action puis Supprimer :

Une fois que le panier est ainsi corrigé, le montant total est calculé et les lignes budgétaires sont ajustées :

Dans le cas ou vous souhaitez modifier le montant et la devise pour conserver la notice dans le panier, référez vous au chapitre suivant.

• Modifications

Lorsque vous créez (ou alimentez) un panier de notices, vous affectez des valeurs par défaut pour les quantités, les remises ou les champs supplémentaires (liés au modèle de panier, voir cet article).

Vous serez donc très souvent amené à modifier ces valeurs une fois le panier créé.

Vous pourriez également souhaiter modifier un montant exprimé en devise étrangère.

Vous pouvez effectuer des modifications par groupes de notices ou par notices individuellement.

Modifications groupées

Cochez les notices à modifier, cliquez sur Effectuer une action > Modifier :

Les attributs de ces notices ainsi que les montants des lignes de budget sont ajustés :

Modifications individuelles

Ouvrez la notice en cliquant sur le titre :

Repérez le cadre jaune dans lequel vous pouvez apporter des modifications à la notice :

Bien-sûr, toutes les modifications affectant les quantités ou les remises modifient les montants engagés ou dépensés de vos lignes de budget.

Le module budgétaire : 1/3 : Paramètres

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La commande

• La commande : éditer

Un des nombreux services d’Electre consiste à permettre aux bibliothécaires de transformer leurs paniers en bons de commande et d’envoyer ceux-ci à leurs libraires.

Notez que si vous souhaitez intégrer un (rare) titre non trouvé sur Electre dans un panier, vous avez la possibilité de le rajouter manuellement via la fonction Effectuer une action >  Ajouter un article.

Vous êtes invités à “créer” une notice :

Pour démarrer la commande à partir d’un panier, sélectionnez les notices concernées, cliquez sur Effectuer une action puis sur Établir un bon de commande :

Un message vous rappelle que seules les notices cochées seront commandées :

La fenêtre du choix du fournisseur apparaît alors. Elle recense les librairies en marché (ou ayant été en marché) avec la bibliothèque.

Si votre fournisseur n’est pas présent sur cette liste, vous devrez créer sa fiche en vérifiant si ce libraires est (ou non) abonné à Electre :

La fiche fournisseur ainsi créée (ou modifiée), vous pouvez la sélectionner, spécifier un contact (plusieurs contacts peuvent exister dans une librairie) et poursuivre le processus de commande :

L’étape suivante consiste à instruire vos coordonnées d’expédition, de facturation ou de livraison qui peuvent être différentes. Vos choix seront mémorisés :

L’écran qui suit vous propose de renseigner les références et les conditions de votre commande ainsi que les champs qui apparaîtront dans les listes :

Notez que via les paramètres  > Paniers > Champs Bon de Commande, vous avez également la possibilité de paramétrer les colonnes qui s’affichent dans votre bon de commande (n’oubliez pas de sauvegarder) :

Ce qui donne le résultat suivant :

Vous avez la possibilité de ventiler votre bon de commande suivant les taux de TVA en cliquant sur Effectuer une action > Calcul par TVA :

Si vous souhaitez modifier la liste de titre (rajouter, supprimer ou modifier), vous devez revenir à l’état panier (Effectuer une action > Retourner à l’état panier) :

• La commande : envoyer

Important :

Notez qu’envoyer un bon de commande à son fournisseur est un droit donné (ou non) à chaque utilisateur. Pour toutes question relative à la création, à la suppression ou aux droits d’utilisateur, vous pouvez consulter cet article.

Si votre libraire est abonné à Electre, cliquez sur Envoyer à votre fournisseur.

Votre libraire sera averti par mail de votre commande et il recevra votre bon de commande sous forme de panier dans son espace Electre :

Un signal rouge clignotant l’alertera sur sa page d’accueil Electre :

De plus, un bon de commande non-traité apparaît en rouge dans son explorateur de paniers :

Si votre libraire n’est pas abonné à Electre,

Il recevra votre commande en pièce jointe (format PDF) d’email. Vous avez la possibilité d’intégrer les codes à barres dans votre bon de commande, ainsi qu’une pièce jointe. Enfin, vous pouvez utiliser un modèle d’impression personnalisé (un document avec une entête personnalisée) :

Un message vous informe enfin des dates d’envoi et de réception (lecture) de votre bon de commande :

• La commande : réceptionner et archiver

Un bon de commande envoyé à un fournisseur est automatiquement archivé mais sera toujours couvert par les outils de dédoublonnage d’Electre :

Le bon de commande archivé est représenté comme suit dans votre explorateur de paniers :

Le module budgétaire nécessite que vous utilisiez le service Réceptionner d’Electre.  A partir d’un bon de commande archivé, cliquez sur Effectuer une action > Réceptionner :

Avec votre lecteur optique (douchette), vous pouvez contrôler “à la volée” vos réceptions. Les quantités reçues s’afficheront dans votre bon de commande archivé :

(Si votre lecteur optique ne parvient pas à lire le code à barres, vous pouvez introduire “manuellement” les quantités livrées)

De nombreuses bibliothèques utilisent ce service de réception pour “optimiser” leurs exportations de notices vers leur SIGB ou pour créer un Panier des non-livrés (qui leur permet de gérer elles-mêmes les ouvrages non-livrés).

• “Optimiser” les exportations

Cette fonction peut être utile pour les bibliothèques cataloguant après la réception. Cette fonction permet d’alimenter le SIGB uniquement en notices d’ouvrages reçus.

Pour utiliser cette fonction, cliquer sur la disquette  puis indiquez si vous souhaitez exporter toutes les notices ou seulement les livrées ou les non-livrées :

Les procédures et les conditions d’exportation sont détaillées ici.

• Créer ou alimenter un panier des non-livrés

Les bibliothèques qui souhaitent gérer elles-mêmes leurs non-livrés peuvent pour cela créer ou alimenter un panier des non-livrés. Cliquez sur Effectuer une action > Créer un panier des non-livrés :

Vous pouvez alors choisir d’alimenter un panier existant ou de créer un nouveau panier :

Dans l’explorateur de paniers, vous pouvez ainsi visualiser le panier initial (vidé), le bon de commande archivé (avec le cadenas) et  un panier des non-livrés (ici, nous avons choisi de créer un panier des non-livrés plutôt que d’alimenter un panier existant) :

A partir de ce panier des non-livrés, vous pouvez choisir de maintenir ou non la commande d’ouvrages non-reçus.

Notez enfin que la gestion des non-livrés par le libraire et/ou par le bibliothécaire est à définir dans le cadre de la relation (et des conditions afférentes) entre ces deux entités.

• La commande : réceptionner un ouvrage non-localisé

Il arrive souvent que vos réceptions contiennent des titres dont vous ne localisez pas le bon de commande correspondant (une commande pouvant en effet être livrée en plusieurs fois). Pour retrouver un bon de commande à partir d’un titre en réception, cliquez sur  (à gauche de votre écran), puis sur Réceptionner :

Vous pouvez alors renseigner le code à barre dudit ouvrage pour retrouver le bon de commande correspondant :

Notez que si un ouvrage se retrouve dans plusieurs bons de commande, autant d’onglets apparaîtront et vous serez invité à spécifier lequel correspond.

• La commande : clôturer la réception

Dès que la commande est finalisée, vous pouvez enfin clôturer la réception. Les ouvrages (définitivement) non-livrés seront supprimés de ce bon de commande sur lequel les outils de dédoublonnage seront toujours actifs :

Pour clôturer une réception à partir d’un bon de commande archivé, cliquez sur Effectuer une action > Clôturer la réception :

Vous devez confirmer votre choix :

Les titres non-livrés “disparaissent” de votre bon de commande dont la clôture est indiqué par un “R” :

La clôture est indiquée de la même manière dans votre explorateur de paniers :

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