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Le module budgétaire : 2/3 : Rattachement au(x) panier(s)
Le module budgétaire : 3/3 : La commande
La commande
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La commande : éditer
Un des nombreux services d’Electre consiste à permettre aux bibliothécaires de transformer leurs paniers en bons de commande et d’envoyer ceux-ci à leurs libraires.
Notez que si vous souhaitez intégrer un (rare) titre non trouvé sur Electre dans un panier, vous avez la possibilité de le rajouter manuellement via la fonction Effectuer une action > 
Ajouter un article.
Vous êtes invités à “créer” une notice :
Pour démarrer la commande à partir d’un panier, sélectionnez les notices concernées, cliquez sur Effectuer une action puis sur Établir un bon de commande :
Un message vous rappelle que seules les notices cochées seront commandées :
La fenêtre du choix du fournisseur apparaît alors. Elle recense les librairies en marché (ou ayant été en marché) avec la bibliothèque.
Si votre fournisseur n’est pas présent sur cette liste, vous devrez créer sa fiche en vérifiant si ce libraires est (ou non) abonné à Electre :
La fiche fournisseur ainsi créée (ou modifiée), vous pouvez la sélectionner, spécifier un contact (plusieurs contacts peuvent exister dans une librairie) et poursuivre le processus de commande :
L’étape suivante consiste à instruire vos coordonnées d’expédition, de facturation ou de livraison qui peuvent être différentes. Vos choix seront mémorisés :
L’écran qui suit vous propose de renseigner les références et les conditions de votre commande ainsi que les champs qui apparaîtront dans les listes :
Notez que via les paramètres 
> Paniers > Champs Bon de Commande, vous avez également la possibilité de paramétrer les colonnes qui s’affichent dans votre bon de commande (n’oubliez pas de sauvegarder) :
Ce qui donne le résultat suivant :
Vous avez la possibilité de ventiler votre bon de commande suivant les taux de TVA en cliquant sur Effectuer une action > Calcul par TVA :
Si vous souhaitez modifier la liste de titre (rajouter, supprimer ou modifier), vous devez revenir à l’état panier (Effectuer une action > Retourner à l’état panier) :
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La commande : envoyer
Important :
Notez qu’envoyer un bon de commande à son fournisseur est un droit donné (ou non) à chaque utilisateur. Pour toutes question relative à la création, à la suppression ou aux droits d’utilisateur, vous pouvez consulter cet article.
Si votre libraire est abonné à Electre, cliquez sur Envoyer à votre fournisseur.
Votre libraire sera averti par mail de votre commande et il recevra votre bon de commande sous forme de panier dans son espace Electre :
Un signal rouge clignotant l’alertera sur sa page d’accueil Electre :
De plus, un bon de commande non-traité apparaît en rouge dans son explorateur de paniers :
Si votre libraire n’est pas abonné à Electre,
Il recevra votre commande en pièce jointe (format PDF) d’email. Vous avez la possibilité d’intégrer les codes à barres dans votre bon de commande, ainsi qu’une pièce jointe. Enfin, vous pouvez utiliser un modèle d’impression personnalisé (un document avec une entête personnalisée) :
Un message vous informe enfin des dates d’envoi et de réception (lecture) de votre bon de commande :
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La commande : réceptionner et archiver
Un bon de commande envoyé à un fournisseur est automatiquement archivé mais sera toujours couvert par les outils de dédoublonnage d’Electre :
Le bon de commande archivé est représenté comme suit dans votre explorateur de paniers :
Le module budgétaire nécessite que vous utilisiez le service Réceptionner d’Electre. A partir d’un bon de commande archivé, cliquez sur Effectuer une action > Réceptionner :
Avec votre lecteur optique (douchette), vous pouvez contrôler “à la volée” vos réceptions. Les quantités reçues s’afficheront dans votre bon de commande archivé :
(Si votre lecteur optique ne parvient pas à lire le code à barres, vous pouvez introduire “manuellement” les quantités livrées)
De nombreuses bibliothèques utilisent ce service de réception pour “optimiser” leurs exportations de notices vers leur SIGB ou pour créer un Panier des non-livrés (qui leur permet de gérer elles-mêmes les ouvrages non-livrés).
- “Optimiser” les exportations
Cette fonction peut être utile pour les bibliothèques cataloguant après la réception. Cette fonction permet d’alimenter le SIGB uniquement en notices d’ouvrages reçus.
Pour utiliser cette fonction, cliquer sur la disquette 
puis indiquez si vous souhaitez exporter toutes les notices ou seulement les livrées ou les non-livrées :
Les procédures et les conditions d’exportation sont détaillées ici.
- Créer ou alimenter un panier des non-livrés
Les bibliothèques qui souhaitent gérer elles-mêmes leurs non-livrés peuvent pour cela créer ou alimenter un panier des non-livrés. Cliquez sur Effectuer une action > Créer un panier des non-livrés :
Vous pouvez alors choisir d’alimenter un panier existant ou de créer un nouveau panier :
Dans l’explorateur de paniers, vous pouvez ainsi visualiser le panier initial (vidé), le bon de commande archivé (avec le cadenas) et un panier des non-livrés (ici, nous avons choisi de créer un panier des non-livrés plutôt que d’alimenter un panier existant) :
A partir de ce panier des non-livrés, vous pouvez choisir de maintenir ou non la commande d’ouvrages non-reçus.
Notez enfin que la gestion des non-livrés par le libraire et/ou par le bibliothécaire est à définir dans le cadre de la relation (et des conditions afférentes) entre ces deux entités.
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La commande : réceptionner un ouvrage non-localisé
Il arrive souvent que vos réceptions contiennent des titres dont vous ne localisez pas le bon de commande correspondant (une commande pouvant en effet être livrée en plusieurs fois). Pour retrouver un bon de commande à partir d’un titre en réception, cliquez sur 
(à gauche de votre écran), puis sur Réceptionner :
Vous pouvez alors renseigner le code à barre dudit ouvrage pour retrouver le bon de commande correspondant :
Notez que si un ouvrage se retrouve dans plusieurs bons de commande, autant d’onglets apparaîtront et vous serez invité à spécifier lequel correspond.
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La commande : clôturer la réception
Dès que la commande est finalisée, vous pouvez enfin clôturer la réception. Les ouvrages (définitivement) non-livrés seront supprimés de ce bon de commande sur lequel les outils de dédoublonnage seront toujours actifs :
Pour clôturer une réception à partir d’un bon de commande archivé, cliquez sur Effectuer une action > Clôturer la réception :
Vous devez confirmer votre choix :
Les titres non-livrés “disparaissent” de votre bon de commande dont la clôture est indiqué par un “R” :
La clôture est indiquée de la même manière dans votre explorateur de paniers :
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