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Créer ou alimenter un panier
Grâce à Electre, vous avez la possibilité de créer des paniers bibliographiques. Ces paniers peuvent être destinés à établir une commande, un devis. Ils peuvent également servir à fournir une bibliographie à un lecteur, à éditer un document promotionnel, à alimenter un site,… Les utilisations sont multiples.
Un panier Electre se crée ou s’alimente à partir d’un résultat de recherche (rapide, avancée ou par ISBN/EAN). Après avoir sélectionné les notices à intégrer, vous avez la possibilité d’alimenter un panier existant ou de créer un panier personnel ou commun* :
Modifier les attributs d’une notice “hors-Electre” dans un panier
Fréquemment utilisé par les bibliothécaires, la fonction Ajouter un article « hors-Electre » dans un panier (lien du billet correspondant) ou dans un bon de commande (lien du billet correspondant) permet d’intégrer une notice non-référencée dans la base Electre (un titre anglophone par exemple) dans un panier ou un bon de commande.
Vous pouvez traiter ces notices « hors-Electre » de la même manière que les autres : modifier les attributs (quantités, prix, remises, champs supplémentaires, exportations, etc.)
Cependant, si à partir d’un panier, vous souhaitez modifier les attributs d’un titre “hors-Electre” via sa notice…
… Ne soyez pas surpris de voir apparaître le message suivant :
Comme vous pouvez le constater, une notice “hors-Electre”, même dûment renseignée par vos soins n’apparaîtra pas en vue Notice (qui ne concerne que les référencés Electre). Votre notice “hors-Electre” est en fait mémorisée (elle l’est bien!) dans une autre base.
Vous pouvez cependant toujours en modifier les attributs (quantité, remise, etc.) et l’exporter (en Unimarc par exemple) avec les autres notices de votre panier ou de votre bon de commande.
Vous pouvez donc utiliser Electre :
– pour intégrer des notices “hors-Electre” dans un panier ou un bon de commande,
– pour modifier les attributs de ces articles “hors-Electre” de la même manière qu’une notice présente dans la base,
– pour réceptionner des articles “hors-Electre” en utilisant la procédure décrite ci-dessus,
– pour exporter ces notices “hors-Electre en même temps que les autres.
Créer un nouvel utilisateur d’electre.com
Indépendamment du nombre d’accès dont vous disposez, il est possible de personnaliser les accès par utilisateur identifié par son login (nom d’utilisateur) et son mot de passe. Ainsi, par exemple, une bibliothèque ou une librairie disposant de 4 accès peu créer autant d’utilisateurs que nécessaire.
Plusieurs options du site suivent cette possibilité de personnalisation: choix des colonnes affichées (thèmes, Dewey, distributeurs,…) lors de la restitution des résultats de vos recherches, choix des flux RSS intégrés à votre page d’accueil, alertes (veilles bibliographiques), etc. Une personne suivant de près les mangas n’a pas les mêmes besoins en informations que son confrère suivant les sciences humaines!
Pour créer un nouvel utilisateur, vous devez disposer du droit Administrateur de l’abonnement. Par défaut, les codes d’accès fournis lors de votre abonnement (autrement dit l’identifiant et le mot de passe du “premier” de vos utilisateurs) permettent cette administration de l’abonnement.
Pour vérifier cette possibilité, accédez à Mon electre (paramètres) en cliquant sur le pictogramme 
.
Si vous recevez le message suivant:
vous devez contacter l’administrateur (ou l’un des administrateurs) de votre abonnement pour libérer ce droit. Vous pouvez également contacter nos services.
Si vous voyez apparaître la liste des utilisateurs:
vous disposez des droits suffisants à la création (ou à la suppression) d’un utilisateur.
Pour créer un nouvel utilisateur, cliquez sur les liens Effectuez une action puis Créer un nouvel utilisateur. Vous être alors invités à remplir la fiche de cet utilisateur:
Après avoir instruit vos informations personnelles, vous devez spécifier un login (nom d’utilisateur) et un mot de passe. Il est possible que Jean ou Marie en login soient déjà utilisés…
Vous devez enfin spécifier les droits inhérents à cet utilisateur:
Droits administratifs
Administrateur de l’abonnement
En cochant cette case, vous permettez à cet utilisateur de faire précisément ce que vous faîtes, à savoir créer ou supprimer son compte.
Administrateur Paniers
Cette option rarement utilisée est destinée à certaines structures importantes permet à utilisateur de contrôler les Paniers personnel* d’autres utilisateurs.
Panier en lecture seule
Cette option rarement utilisée permet à cet utilisateur de visualiser les paniers sans pouvoir les modifier.
Dédoublonnage global
Cette option, généralement active permet, lors de l’intégration d’une notice dans un panier, de rechercher ses éventuels doublons** parmi les paniers de tous les utilisateurs.
Droits spécifiques à l’utilisateur
Max. export notices
Option destinée aux bibliothèques ou aux centres de documentation, celle-ci permet de limiter les exportations permises à cet utilisateur.
Poste public
Cette option permet de créer un utilisateur “public” destiné par exemple aux usagers d’une bibliothèque. L’accès Utilisateur “public” offre une version d’electre.com dépourvue de nombreuses options (paramètres, paniers, veille,…)
Accès à l’export FTP
Utilisée dans certains cas spécifiques (généralement des bibliothèques ou des centres de documentation), cette option permet à cet utilisateur d’exporter des notices via le protocole FTP (nécessite un paramétrage supplémentaire).
Droit d’expédition des bons de commande
Souvent utilisée par les bibliothèques ou les centres de documentation, cette option permet la transformation de Paniers en Bons de commande ainsi que l’envoi de ceux-ci directement à leurs libraires. Bien paramétrée, cette option permet un important gain de temps dans le traitement de la commande, tant pour le bibliothécaire que pour le libraire.
Droit de modification des paramètres d’export Nouveautés
Plus utilisée par les libraires, cette option leur permet de spécifier les champs exportés ou rejetés d’une notice.
Droit Communauté
Cette fonction récemment développée fera l’objet d’un billet ultérieurement. Elle permet d’échanger des enrichissements de notices entre plusieurs abonnés distincts.
*Paniers personnels et Paniers communs
Un utilisateur a la possibilité de créer un panier personnel qui ne sera visible (et donc modifiable) que par lui ou un panier commun qui le sera par tous les utilisateurs de l’abonnement. Il est possible de transformer un panier commun en personnel et vice-versa.
**Doublons
Le dédoublonneur recherche les doublons dans tous les paniers de tous les utilisateurs. Vous avez la possibilité de situer un doublon présent dans l’un de vos paniers personnels ou dans les paniers communs de tous les utilisateurs. Vous êtes averti des doublons présents dans les paniers personnels des autres utilisateurs mais vous ne pouvez pas les situer parmi les dossiers (et sous-dossiers) de votre abonnement.
question sur la suppression des dossiers de paniers
Bonjour,
je “fais le ménage” dans les dossiers de paniers Electre. J’ai réorganisé l’arborescence et supprimé plusieurs d’entre eux sans souci, mais certains dossiers ne ne peuvent être supprimés, le message suivant s’affiche “Il n’est pas possible d’effacer le dossier car il y a encore des devis, paniers ou bdc personnels au sein du dossier” alors qu’il est bel et bien vide ! Avez-vous une solution ?
merci de votre réponse
*****************************
Bonjour,
Excusez le retard de cette réponse,
Le cas que vous mentionnez est fréquent : en effet, il est possible, grâce à Electre de créer des paniers communs (visibles par tous les utilisateurs d’Electre) ou personnels (visible par un seul utilisateur).
Le message que vous recevez indique donc qu’il n’est pas possible de supprimer des paniers personnels d’autres utilisateurs (que vous) dans un dossier.
Il existe deux solutions :
– demander à tous les utilisateurs de supprimer leurs paniers ou de les transformer en paniers communs (cette solution est contraignante),
– sur demande, Electre a la possibilité de transformer tous les paniers de votre abonnement en paniers communs, vous les verriez alors tous.
Cette deuxième solution est souvent préférée.
Cordialement,
CF
Créer ou alimenter un panier
Grâce à Electre, vous avez la possibilité de créer des paniers bibliographiques. Ces paniers peuvent être destinés à établir une commande, un devis. Ils peuvent également servir à fournir une bibliographie à un lecteur, à éditer un document promotionnel, à alimenter un site,… Les utilisations sont multiples.
Un panier Electre se crée ou s’alimente à partir d’un résultat de recherche (rapide, avancée ou par ISBN/EAN). Après avoir sélectionné les notices à intégrer, vous avez la possibilité d’alimenter un panier existant ou de créer un panier personnel ou commun* :
A. Créer un panier personnel ou commun
1.Spécifier les attributs du panier
En cliquant sur le lien correspondant, une fenêtre apparaît vous invitant à spécifier les attributs de votre panier :
Quantité: si votre panier est destiné à être transformé en devis ou bon de commande, vous pouvez spécifier ici la quantité par défaut. Vous pourrez par la suite modifier cette quantité par titres (individuellement ou par groupe),
Nom du panier,
Modèle: vous pouvez ici spécifier le modèle de paniers à utiliser. Pour en savoir plus sur les modèles de paniers, referez-vous au billet suivant : Créer un modèle de panier. Si vous n’avez pas créé de modèle de panier, le modèle Standard vous sera proposé par défaut,
Dossier: vous devez ici positionner votre panier dans le dossier correspondant. Si vous n’avez pas créé de sous-dossiers, votre panier sera positionné par défaut dans Dossier.
Dans notre exemple, nous créons un panier Giono 05 2011 en utilisant le modèle A 2009 que nous positionnons dans le dossier Pascale. La quantité 1 est affectée par défaut à tous les titres.
2. Renseigner les éventuels champs supplémentaires
En cliquant sur OK, deux possibilités peuvent survenir :
– si vous utilisez un modèle de panier personnalisé (A2009 dans notre cas), une fenêtre vous propose de renseigner les éventuels champs supplémentaires ainsi que la remise. Comme pour la quantité mentionnée ci-dessus, ces renseignements concerneront par défaut tous les titres. Il sera possible de les modifier par la suite par titre (individuellement ou par groupe). Par défaut dans notre cas, la remise est de 9%, les champs supplémentaires Secteur Droit et Electre ont respectivement pour valeur NON et OUI. Notez que vous êtes libres de créer et d’alimenter ces champs supplémentaires par des valeurs de votre choix (Remarques, Source, Destination, Commentaires, …)
– si vous utilisez le modèle de panier Standard, vous passez immédiatement à l’étape suivante.
3. Vérification des éventuels doublons
En cliquant sur OK, deux messages peuvent à nouveau survenir:
– un message vous informe que votre panier a bien été créé et un lien vous permet de le visualiser :
– si un ou plusieurs titres de cette liste existent déjà dans un autre panier précédemment créé, le message suivant apparaît:
Il s’agit du dédoublonneur qui permet de contrôler l’éventuelle présence de titres dans un panier déjà existant. Les détails du dédoublonneur sont expliqués dans le billet Comprendre le dédoublonnage global.
4. Visualiser le panier
Une fois votre panier créé, vous pouvez le visualiser grâce à l’explorateur de panier accessible en cliquant sur le pictogramme sur la colonne gauche de votre écran. Vous pouvez alors accéder à l’un des cinq derniers paniers utilisés ou à un panier plus ancien :
Votre panier est présenté sous cette forme :
B. Alimenter un panier existant
Si vous choisissez d’alimenter un panier existant, vous suivez les mêmes étapes à partir du point 2. Renseigner les éventuels champs supplémentaires
Observations concernant les paniers :
Comme nous l’avons évoqué plus haut, les utilisations du paniers sont multiples. Chacune de celles-ci font ou feront l’objet de billets dans ce blog des utilisateurs d’Electre. N’hésitez pas à nous solliciter pour toutes informations complémentaires.
Créer un nouvel utilisateur d’Electre
Indépendamment du nombre d’accès dont vous disposez, il est possible de les personnaliser par utilisateur identifié par son login (nom d’utilisateur) et son mot de passe. Ainsi, par exemple, une bibliothèque ou une librairie disposant de 4 accès peut créer autant d’utilisateurs que nécessaire.
Plusieurs options du site suivent cette possibilité de personnalisation: choix des colonnes affichées (thèmes, Dewey, distributeurs,…) lors de la restitution des résultats de vos recherches, choix des flux RSS intégrés à votre page d’accueil, alertes (veilles bibliographiques), etc. Une personne suivant de près les mangas n’a pas les mêmes besoins en informations que son confrère suivant les sciences humaines!
Pour créer un nouvel utilisateur, vous devez disposer du droit Administrateur de l’abonnement. Par défaut, les codes d’accès fournis lors de votre abonnement (autrement dit l’identifiant et le mot de passe du “premier” de vos utilisateurs) permettent cette administration de l’abonnement.
Pour vérifier cette possibilité, accédez à Mon electre (paramètres) en cliquant sur le pictogramme .
Si vous recevez le message suivant:
vous devez contacter l’administrateur (ou l’un des administrateurs) de votre abonnement pour libérer ce droit. Vous pouvez également contacter nos services.
Si vous voyez apparaître la liste des utilisateurs:
vous disposez des droits suffisants à la création (ou à la suppression) d’un utilisateur.
Pour créer un nouvel utilisateur, cliquez sur les liens Effectuez une action puis Créer un nouvel utilisateur. Vous être alors invités à remplir la fiche de cet utilisateur:
Après avoir instruit vos informations personnelles, vous devez spécifier un login (nom d’utilisateur) et un mot de passe. Il est possible que Jean ou Marie en login soient déjà utilisés…
Vous devez enfin spécifier les droits inhérents à cet utilisateur:
Droits administratifs
Administrateur de l’abonnement
En cochant cette case, vous permettez à cet utilisateur de faire précisément ce que vous faîtes, à savoir créer ou supprimer son compte.
Administrateur Paniers
Cette option rarement utilisée est destinée à certaines structures importantes permet à utilisateur de contrôler les Paniers personnel* d’autres utilisateurs.
Panier en lecture seule
Cette option rarement utilisée permet à cet utilisateur de visualiser les paniers sans pouvoir les modifier.
Dédoublonnage global
Cette option, généralement active permet, lors de l’intégration d’une notice dans un panier, de rechercher ses éventuels doublons** parmi les paniers de tous les utilisateurs.
Droits spécifiques à l’utilisateur
Max. export notices
Option destinée aux bibliothèques ou aux centres de documentation, celle-ci permet de limiter les exportations permises à cet utilisateur.
Poste public
Cette option permet de créer un utilisateur “public” destiné par exemple aux usagers d’une bibliothèque. L’accès Utilisateur “public” offre une version d’electre.com dépourvue de nombreuses options (paramètres, paniers, veille,…)
Accès à l’export FTP
Utilisée dans certains cas spécifiques (généralement des bibliothèques ou des centres de documentation), cette option permet à cet utilisateur d’exporter des notices via le protocole FTP (nécessite un paramétrage supplémentaire).
Droit d’expédition des bons de commande
Souvent utilisée par les bibliothèques ou les centres de documentation, cette option permet la transformation de Paniers en Bons de commande ainsi que l’envoi de ceux-ci directement à leurs libraires. Bien paramétrée, cette option permet un important gain de temps dans le traitement de la commande, tant pour le bibliothécaire que pour le libraire.
Droit de modification des paramètres d’export Nouveautés
Plus utilisée par les libraires, cette option leur permet de spécifier les champs exportés ou rejetés d’une notice.
Droit Communauté
Cette fonction récemment développée fera l’objet d’un billet ultérieurement. Elle permet d’échanger des enrichissements de notices entre plusieurs abonnés distincts.
*Paniers personnels et Paniers communs
Un utilisateur a la possibilité de créer un panier personnel qui ne sera visible (et donc modifiable) que par lui ou un panier commun qui le sera par tous les utilisateurs de l’abonnement. Il est possible de transformer un panier commun en personnel et vice-versa.
**Doublons
Le dédoublonneur recherche les doublons dans tous les paniers de tous les utilisateurs. Vous avez la possibilité de situer un doublon présent dans l’un de vos paniers personnels ou dans les paniers communs de tous les utilisateurs. Vous êtes averti des doublons présents dans les paniers personnels des autres utilisateurs mais vous ne pouvez pas les situer parmi les dossiers (et sous-dossiers) de votre abonnement.
Supprimez vos paniers vides!
Un récent développement vous permet désormais d’effacer facilement vos paniers vides. En effet, lors de vos manipulations sur les paniers (copie ou déplacement de notices d’un panier à un autre, transformation d’un panier en bon de commande, etc.), il n’est pas rare qu’un panier se retrouve “vide”. Ayant constaté que plusieurs paniers vides “traînaient” dans les explorateurs de nos abonnés, les services techniques d’Electre ont développé une nouvelle fonction : Supprimer les paniers vides.
Notez que seuls les paniers vides depuis plus de trois mois peuvent ainsi être supprimés. En effet, plusieurs abonnés ont créé des paniers temporaires régulièrement alimentés et vidés ensuite.
Vous accédez à cette fonction via l’explorateur de panier auquel vous accédez via le pictogramme 
situé à gauche de votre écran :
Votre explorateur s’affiche alors :
A partir de l’explorateur, pour supprimer les paniers vides (depuis plus de trois mois), effectuez la procédure suivante : Effectuer une action > Supprimer les paniers vides :
– Si vous possédez des paniers vides (depuis plus de trois mois), le message suivant apparaît, vous invitant à spécifier votre choix :
– Si vous ne possédez pas de paniers vides (depuis plus de trois mois), le message suivant apparaît :
Notez :
– Si vous accédez à www.electre.com en utilisant un identifiant et un mot de passe personnalisé (par utilisateur), grâce à cette procédure, vous effacez VOS paniers personnels, TOUS les paniers communs et NON les paniers personnels des autres utilisateurs,
– Les paniers ainsi effacés, même s’ils sont vides, vont intégrer la Corbeille durant trois mois avant d’être irrémédiablement effacés. Durant ce délai, vous avez la possibilité de les restaurer vers leurs emplacements d’origine.
Ajouter un article “hors-Electre” dans un panier
Comme nous l’avons vu le 8 juillet 2011 (lien), vous avez la possibilité d’inclure un titre “hors-Electre” dans un bon de commande, ce qui s’avère utile si vous souhaitez intégrer un titre anglophone (par exemple) dans une commande.
Suite à de nombreuses demandes, nous avons étendu cette possibilité aux Paniers :
Vous obtenez la fenêtre suivante (à remplir) :
Votre notice “hors-Electre” intègre ainsi votre panier :
Vous pouvez bien-sûr modifier les attributs de cette “nouvelle notice hors-Electre” (quantité, remise, champs supplémentaires, etc.) qui accompagnera bien-sûr la transformation éventuelle de ce panier en bon de commande.